Hva er forskjellene mellom SmartDok på web og i appen?

Selv om begge gir tilgang til SmartDok-universet, er de designet med ulike bruksområder, brukere og kontekster i tankene. Å forstå forskjellen er nøkkelen til å utnytte plattformen optimalt.

La oss se nærmere på hva som kjennetegner de to grensesnittene, hvem de er laget for, og hvilke oppgaver som typisk løses hvor.

SmartDok-appen: din forlengede arm ute på prosjektet

Appen er designet for å være det primære verktøyet for de som jobber ute i felten – de som bygger, monterer, kjører maskiner, eller leder arbeidet på byggeplassen. Fokuset er på rask, enkel og effektiv registrering og dokumentasjon der og da.

• Primære brukere: Anleggsarbeidere, håndverkere, maskinførere, formenn, byggeledere på farten.
  
• Kontekst: Ute på byggeplass, i bilen, på befaring.
• Viktigste kjennetegn:
  • Mobilitet: Tilgjengelig overalt via mobil eller nettbrett.
  • Brukervennlighet: Forenklet grensesnitt optimalisert for mindre skjermer og touch-input.
  • Utnytter enhetens funksjoner: Bruker kamera for bildedokumentasjon, GPS for posisjonering (timeregistrering, mannskapsliste og oversikt på arbeidsplan).

• Typiske oppgaver løst i appen:
  • Timeregistrering: Føring av timer direkte knyttet til prosjekt og aktivitet. Dette er ofte den hyppigste oppgaven for feltarbeidere.
  • HMS/KS-arbeid:
    • Fylle ut sjekklister (f.eks. daglig maskinkontroll, vernerunder).
    • Rapportere uønskede hendelser (RUH) umiddelbart når de oppdages, gjerne med bilder.
    • Gjennomføre og dokumentere Sikker Jobb Analyse (SJA) før risikofylte oppgaver starter.
    • Ta bilder for å dokumentere utført arbeid, avvik, eller fremdrift knyttet til HMS/KS eller prosjekt.
  • Vare-/materiellforbruk: Enkel registrering av materiell som tas ut fra lager eller brukes på prosjektet.
  • Enkelt oppslag: Rask tilgang til egen timeliste, tildelte oppgaver, eller grunnleggende prosjektinformasjon.

Hvorfor appen? Fordi den er tilgjengelig, rask og enkel. Den lar feltarbeideren dokumentere arbeidet mens det skjer, uten å måtte vente til man er tilbake på kontoret. Dette reduserer risikoen for feil, glemsel og tidkrevende etterarbeid.

SmartDok web: kontrollsentralen for administrasjon, oversikt og analyse

Web-versjonen, tilgjengelig via en nettleser på datamaskinen, er administrasjons- og kontrollsentralen i SmartDok. Den gir ikke bare en full oversikt og detaljerte analyser, men også avanserte verktøy for planlegging, oppfølging samt effektiv administrering, behandling og redigering av data.

• Primære brukere: Prosjektledere, administrasjonsansatte, lønnsmedarbeidere, HMS/KS-ansvarlige, ledelse.
  
• Kontekst: På kontoret, med tilgang til større skjerm, tastatur og mus.
  
• Viktigste kjennetegn:
  • Full funksjonalitet: Tilgang til alle moduler og innstillinger i SmartDok.
  • Oversikt og detaljer: Større skjermflate gir bedre rom for komplekse tabeller, rapporter og dashbord.
  • Administrasjonsverktøy: Oppsett av brukere, roller, rettigheter, prosjekter, maskinregister, sjekklistmaler etc.
  • Rapportering og analyse: Kraftige verktøy for å generere detaljerte rapporter (timer, kostnader, HMS, maskinbruk etc.), eksportere data og analysere trender.
  • Integrasjonsmuligheter: Håndtering av dataflyt og integrasjoner mot andre systemer (økonomi, lønn, FDV).

• Typiske oppgaver løst på web:
  • Prosjektadministrasjon: Opprette nye prosjekter, definere faser og aktiviteter, budsjettere, tildele ressurser (ansatte, maskiner).
  • Prosjektplanlegging: Gjøre ting klart før det kommer ut til brukeren i appen.
  • Timegodkjenning og lønnsgrunnlag: Gjennomgå og godkjenne timer registrert via appen, klargjøre og eksportere lønnsgrunnlaget til lønnssystemet.
  • Fakturagrunnlag: Generere rapporter som underlag for fakturering basert på registrerte timer, maskinbruk og vareforbruk.
  • HMS/KS oppfølging: Behandle innkomne RUH-er, analysere sjekklistresultater, følge opp avvik, administrere HMS-dokumentasjon og kompetansekrav.
  • Maskin- og utstyrsadministrasjon: Detaljert registrering, oppsett av serviceintervaller, sporing av kostnader, administrasjon av sertifikater.
  • Dokumentadministrasjon: Strukturere dokumentarkivet, laste opp tegninger, avtaler, prosedyrer, styre tilganger.
  • Systemoppsett: Definere firmainnstillinger, tilpasse moduler, opprette egne felt og maler.
  • Rapportering og analyse: Kjøre standardrapporter eller lage egendefinerte rapporter for å få innsikt i prosjektlønnsomhet, sykefravær, HMS-statistikk etc.

Hvorfor web? Fordi den gir oversikt, kontroll og dybde. Oppgaver som krever detaljert datainnsamling, komplekse analyser, systemadministrasjon eller bearbeiding av store datamengder, er best egnet for web-grensesnittet med dets rikere funksjonalitet og større visningsflate.

Synergien: to sider av samme sak

Det viktigste å forstå er at SmartDok Web og App ikke er separate systemer, men to komplementære grensesnitt mot den samme sentrale databasen. Data som registreres i appen (f.eks. en timeføring, et bilde, en utfylt sjekkliste) blir umiddelbart tilgjengelig i web-versjonen for administrasjon, godkjenning, rapportering og analyse.

• En arbeider registrerer timer på et prosjekt i appen -> Prosjektleder ser oppdaterte timer på prosjektet i web og godkjenner -> Lønnsansvarlig genererer lønnsgrunnlag i web.
• En formann fyller ut en RUH med bilde i appen -> HMS-ansvarlig mottar varsel, behandler saken, og analyserer RUH-trender på web.
• En maskinfører fullfører en daglig sjekkliste i appen -> Verkstedansvarlig ser status og planlegger vedlikehold basert på data i web.

Konklusjon: riktig verktøy til riktig jobb

Valget mellom SmartDok Web og App handler ikke om «enten/eller», men om å bruke det grensesnittet som er best egnet for oppgaven og brukerens rolle og kontekst.

• Appen er det uunnværlige verktøyet for effektiv datainnsamling og dokumentasjon ute i felt – raskt, enkelt og mobilt.
• Web-versjonen er den kraftfulle kontrollsentralen for administrasjon, oversikt, analyse og oppfølging fra kontoret.

Ved å utnytte styrkene til begge grensesnittene, kan bedrifter i bygg- og anleggsbransjen oppnå en sømløs digital arbeidsflyt, fra ytterste ledd på byggeplassen til den strategiske styringen på kontoret. Å sikre at alle ansatte vet hvilket verktøy de skal bruke til hvilke oppgaver, er avgjørende for å realisere det fulle potensialet i SmartDok-plattformen.