Moduler og funksjoner i SmartDok
Moduler
HMS/KS
Den smarteste måten å holde oversikt, registrere avvik, overholde og følge kravene innenfor HMS.
Maskin- og serviceoversikt
Få varsling ved periodisk vedlikehold, periodisk kjøretøykontroll og feil/mangler.
Kompetanse-
oversikt
Legg inn kompetanse for hver enkelt ansatt, inkludert varsling ved utløp av kompetanser. Hent ut kompetanseoversikt.
Funksjoner
AI-rapportering
Med AI på laget blir RUH- og SJA-rapporteringen enda mer nyttig, og ikke minst blir ditt HMS-arbeid enda smartere!
Avviksmelding
I tillegg til HMS kan det rapporteres kvalitetsavvik, miljøavvik og det dere ellers definerer som nyttig for dere.
Drivstofforbruk
Registrer drivstoffmengde, inkl rapport over registrert forbruk på hver enkelt maskin i valgt periode.
Eksport til Excel og PDF
Det meste av data kan eksporteres til Excel og PDF.
Fakturagrunnlag
Hente ut og bearbeide fakturagrunnlag for et prosjekt/underprosjekt, timer, maskintimer, vareforbruk, vareproduksjon og rode.
Forbedringsforslag
Har du noe du mener kunne gjort arbeidsplassen din enda bedre? Send inn forslag til ledelsen i bedriften din gjennom appen.
Fotodokumentasjon
Dokumenter med bilder. Legg ved i skjema og sjekklister, GPS og vegreferanse på bildene.
Grupper
Opprett grupperinger av ansatte. Angi lønnsarter, tillegg, enhetstillegg og dietter.
HMS-håndbok
HMS-håndbok tilgjengelig på mobil, brukervennlig, lett å komme i gang med, og som vil være til god hjelp med det viktige HMS-arbeidet.
Infotavle
Infotavle som vises på web og i appen, hvor deres firma kan dele informasjon ut til de ansatte.
Kalkulert forbruk
Beregne forbruk av tid etter aktiviteter.
Lesebekreftelse
Kommunikasjon, bevisstgjøring og ansvarliggjøring er nøkkelord i et godt HMS-system. Bedriften din må kunne dokumentere at de ansatte har mottatt og lest viktig informasjon om helse, miljø og sikkerhet.
Leverandørfaktura
Oppdag avvik i leveranser og mottatte fakturaer. Leverandørfakturaer skal gi prosjektleder og arbeidsleder mulighet til å godkjenne faktura for mottatte varer.
Malbibliotek
Som en del av HMS Pro tilbyr vi et malbibliotek av diverse sjekklister som våre kunder enkelt kan laste ned til sine kontoer og ta direkte i bruk, eller justere etter eget behov.
Mannskapslister – Oppsamlingsliste
Denne listen kan man bruke i nødstilfeller. Den gir admin, prosjektadm eller bas mulighet til å raskt gjøre rede for hvem som befinner seg på prosjektet.
Mannskapslister – Rapportinnsyn eksterne
Opprett innlogging for eksterne aktører med behov for innsyn i oppmøtelister for enkelte prosjekt.
Maskintimer
Registrere maskintimer på konkret maskin og hvert enkelt prosjekt gir deg en fullstendig kontroll.
Mørk modus i appen (Dark mode)
Aktiver mørk modus i appens innstillinger, så slipper du den blendende hvite skjermen.
Oppslagstavle
Oppslagstavle som vises på web og i appen, hvor deres firma kan dele informasjon ut til de ansatte.
Periodevisning
Informasjon om et spesifikt skjema (mal). Du kan da enkelt sammenligne og få oversikt over alle skjemaer i ett skjermbilde.
Positiv observasjon
Ønsker du å skryte av noe positivt som er gjort på arbeidsplassen? Gjør det via appen!
Prosjektoppfølging
Full kontroll over prosjektets økonomi. Fra arbeidstimer, forbruk og leverandørfakturaer til ferdige fakturadokumenter.
Prosjektøkonomi
Prosjektøkonomi-siden i SmartDok er utviklet for å gi deg oversikt over økonomien for hvert prosjekt, i sanntid.
Pushvarsel
Pushvarsel som informerer bruker om endring av innsendte timeregistreringer, samt en påminnelse om å registrere timer.
Rapportering
Fakturagrunnlag, ukevisninger, summeringsrapporter, dokumentasjon/bilderapporter, kostrapport, vareforbruk, massetransport m.m.
Registrere timer og fravær i ettertid
Du kan angi antall dager som ansatte har lov til å registrere tilbake i tid før de låses av.
Roller og tilgangsnivåer
Gjør justeringer på mannskapstilgangen og åpne opp for nye muligheter rundt flere nøkkelroller.
Registrerings-påminnelse
Et daglig varsel som sendes ut for å minne om registrering av arbeidstimer.
Serviceintervaller
Serviceintervaller er den oppdaterte versjonen av servicelinjer i SmartDok. Oppretting og oversikt samlet på én og samme side, noe som gjør det enklere å administrere service på maskinparken.
Sikker Jobb
Analyse (SJA)
Systematisk og trinnvis gjennomgang og vurdering av farer med signering av deltakere.
Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA)
En SHA-plan er spesifikk for hvert bygge- eller anleggsprosjekt og må utarbeides tidlig i prosjekteringsfasen.
Skiftplanlegger
Skiftplanleggeren gjør det lett å administrere og se arbeidstiden til de ansatte.
Skjema mot prosjekt
Kobling mellom skjemaer og prosjekter. Dette innebærer at en ansatt bare kan fylle ut et skjema mot det utvalget av prosjekter som du har predefinert.
Skjemamaler
Du kan enkelt administrere skjemamaler ved å aktivere eller deaktivere dem. Følg stegene her for å oppdatere statusen på et skjema. Du kan også prosjekttilpasse hvert enkelt skjema.
Skjul godkjente timer
Administrator kan skjule timer for BAS, prosjektadmin og administrator som er godkjent av ledere, for å sikre at alle timer er kontrollert og godkjent.
SmartChat
En intelligent assistent som er tilgjengelig direkte i SmartDok-brukergrensesnittet. Alltid tilgjengelig kundestøtte.
Smittevern
HMS Pro-kunder har mulighet til å rapportere om uønskede hendelser når det gjelder anbefalte og pålagte smitteverntiltak på byggeplassen.
SMS-varsling
Send ut en SMS til ansatte i bedriften ved behov.
Telefonliste
Intern telefonliste på appen der de ansatte kan søke opp telefonnummer og e-postadresse til samtlige registrerte ansatte i firmaet.
Tilgjengelighetstid
Få den fulle oversikten over sjåførene, og kontroll på vedlikeholdet.
Timeregistrerings-forslag
Angi start- og slutt-tidspunkter for hver ukedag. Du kan også legge inn lunsjpause samt varigheten av denne.
Timeregler
Angi start- og slutt-tidspunkter for hver ukedag. Du kan også legge inn lunsjpause samt varigheten av denne.
Tofaktor-
pålogging
2FA gir ekstra sikkerhet ved innlogging ved å kreve noe mer enn bare passordet ditt.
Tvungen kommentar
Tvungen kommentar pr. lønnsart og tilleggslønnsart. F.eks. ved føring av overtid kan det være greit å få med en kommentar, “avtalt med nærmeste leder”.
UE-funksjonalitet
Via en egen UE-app kan underentreprenører registrere elektroniske mannskapslister.
Underprosjekt
Legg enkelt inn ubegrenset antall underprosjekter til alle dine hovedprosjekter.
Vegreferanse
GPS-koordinater og vegreferanse (NVDB) på bilder du tar i SmartDok.
Ofte stilte spørsmål
SmartDok tilbyr tre hovedmåter å føre timer på: Manuell føring (du skriver inn start/stopp eller totaltid), Stoppeklokke (du starter klokka når du begynner og stopper når du er ferdig), og Kopiering (du kan kopiere gårsdagens timer hvis du gjør det samme over flere dager). Dette gir fleksibilitet uansett om du jobber med faste rutiner eller varierte enkeltoppdrag.
Ja, i aller høyeste grad. I portalen finner du en kraftig «Skjemabygger». Her kan du bruke dra-og-slipp for å lage alt fra enkle HMS-sjekklister til avanserte KS-skjemaer med nedtrekksmenyer, avkrysningsbokser, bildekrav og signaturfelt. Du kan også ta utgangspunkt i ferdige maler som SmartDok har utviklet for bransjen.
Denne funksjonen lar deg registrere uttak av varer (f.eks. antall meter rør eller lass med pukk) direkte på prosjektet. For massetransport kan du registrere antall lass, massetype, fra- og til-lokasjon, samt vekt. Dette gir et nøyaktig grunnlag for både fakturering til kunde og kontroll av varekostnader.
Ressursplanleggeren er et visuelt verktøy (Gantt-diagram) der du kan planlegge hvem som skal være på hvilket prosjekt frem i tid. Du kan dra og slippe ansatte og maskiner på tidslinjen. Den ansatte får da opp sin arbeidsplan direkte i appen, noe som fjerner behovet for utsendelse av SMS eller Excel-ark med ukeplaner.
Hvert bilde du tar i SmartDok blir automatisk tagget med GPS-koordinater, klokkeslett, prosjekt og hvem som tok bildet. Du kan også tegne på bildene (f.eks. ringe rundt en feil) eller legge til kommentarer. Bildene lagres trygt i skyen og er søkbare, slik at du kan finne tilbake til dokumentasjon på et rør lagt i 2024 selv om det er 2026 nå.
Dokumentarkiv brukes ofte til generelle filer som gjelder hele bedriften (personalhåndbok, generelle HMS-rutiner), mens Prosjektfiler er knyttet direkte til det enkelte prosjekt. Her kan du laste opp tegninger (PDF), situasjonsplaner og riggplaner slik at gutta i feltet alltid har de nyeste tegningene tilgjengelig på nettbrettet eller mobilen.
SmartDok kan kobles direkte mot systemer som HMSREG. Når en ansatt stempler seg inn på en byggeplass i SmartDok, sendes dataene automatisk videre til byggherrens system. Dette sikrer at mannskapslistene på lovpålagte prosjekter alltid er 100 % oppdaterte uten dobbeltføring.
Ja. Under maskinmodulen kan du sette opp serviceintervaller basert på enten dato eller timer. Når maskinen nærmer seg neste service (f.eks. hver 500. time), sender systemet et varsel til maskinansvarlig. Dette forlenger maskinparkens levetid og hindrer uforutsette stopp i produksjonen.
Siden appen krever aktiv internettforbindelse, skjer synkroniseringen fortløpende. Så snart du trykker «Lagre» på en time eller sender inn et skjema, er dataene tilgjengelige for administrasjonen på kontoret. Hvis du mister dekningen midt i en økt, må du vente til du har 4G/5G eller Wi-Fi igjen før du får sendt inn eller hentet ut nye data.
Dette er en digital oversikt over alle kurs og sertifikater. Funksjonen har en skanningsfunksjon der du kan ta bilde av et fysisk kompetansebevis, så tolker systemet utløpsdatoen. Den ansatte har alltid sine digitale bevis tilgjengelig i appen for fremvisning ved kontroll, og ledelsen får varsel før viktige sertifiseringer må fornyes.
