Alt på en plass

Før V&T Entreprenør fikk samlet dokumentasjonsarbeidet var dataene spredt rundt omkring.

– Da var det Excel og Word, og datafangsten var på en måte overalt, forteller daglig leder Tom Egeli.

Når 2022 stod for døren hadde Tom bestemt seg for at nå skulle datafangsten samles. Selskapet gikk til anskaffelse av et digitalt dokumentasjonssystem, SmartDok.

– Den største forandringen var at vi nå kunne samle alt på en plass, spesielt med tanke på HMS og kvalitet.

– Men jeg ser også at kostnadene går ned når man får samlet alt på én plass. Det blir som en base som du nærmest styrer hele butikken ut i fra. Så det er helt klart lønnsomt å bruke SmartDok.

HMS-leder Elisabeth Kjørmo ønsker også å trekke frem enkelheten ved å ha dokumentasjonen på én plass.

– Akkurat nå har vi har to store prosjekter gående der vi har døgnbemanning, men ellers har vi alt fra 10 prosjekter i uka til småprosjekter som bare tar noen timer. Det er med andre ord mye å holde styr på, og det gjør det veldig greit å ha alt på samme app.

Her kan du lese om selskapets erfaringer med å bli ISO-sertifisert.

V&T Entreprenør AS er totalleverandør av trafikkavvikling og arbeidsvarsling i hele Norge. Selskapet har vært i drift siden 2016 og har i dag hele 100 ansatte. En imponerende reise, som vi har bedt Tom Egeli utdype litt for oss.

– Vi har hatt en forholdsvis solid vekst, som har begynt å stabilisere seg nå. Vi ønsker en stabil god omsetning, slik at vi kan holde folk i jobb, det er det viktigste, sier daglig leder Tom Egeli.

I 2021 omsatte selskapet for over 30 millioner kroner og er gasellebedrift for 2022.

Hvordan har dere fått dette til?

– Hvorfor vi er der vi er i dag? Det er nok litt pågangsmot som spiller inn, og ikke minst det at jeg alltid har sagt at kunden ikke skal behøve å tenke selv innenfor det feltet vi leverer på, for å si det sånn.

– Det at vi er totalleverandør innen trafikksikring og arbeidsvarsling innebærer at vi leverer alt fra søknaden til det offentlige på arbeidet og varslingen som skal gjøres. Vi utfører da trafikkavvikling, fra manuell dirigering til trafikklys, kolonnekjøring og sikring av arbeidsområder.

– De bestiller det som skal leveres, og vet at når de ankommer jobb er de trygge, og når arbeidsdagen er ferdig så rydder vi ned.

V&T Entreprenør har et ledelsessystem som er sertifisert i henhold til ISO 9001 (kvalitet), 14001 (ytre miljø) og 45001 (arbeidsmiljø), og som kunde kan du stole på at selskapet har alle rutinene på stell. Les mer her!

Med en så stor vekst som V&T entreprenør har hatt følger det mye ekstra administrasjonsarbeid. Hvordan skal en da effektivt kunne fordele ressursene? Kundene til V&T trenger full tiltro til at det alltid er ressurser på plass for trafikkavvikling.

– Å planlegge ressurser kan være en stor utfordring. Fra planlegging av arbeidet som skal utføres, hvem som skal gjøre det og til hvilket utstyr og hvilke biler som skal brukes på de forskjellige jobbene.

For kundene til V&T er ikke dette et problem. Både de ansatte ute på prosjektene og i administrasjonen har full oversikt over hvor de skal være til enhver tid.

– Ressursfordelingen har vært styrt via Excel tidligere, men nå har vi aktivt tatt i bruk ressursplanleggeren i SmartDok. Tilbakemeldingene på det er at det fungerer veldig greit, de ansatte får en SMS, evt e-post, som forteller hvor de skal jobbe og hvem de skal jobbe med og hvilken bil de skal velge.

– Dette har gjort et stort positivt utslag, også for de i administrasjonen som sitter og koordinerer jobbene, forteller Tom.

I tillegg til at selskapet bruker SmartDok til timeføring, ressursplanlegging og som ledelsessystem, så er de også ivrige brukere av fotodokumentasjonen i SmartDok, som ligger under HMS-systemet.

Et eksempel Tom ønsker å trekke frem er hvordan de bruker fotodokumentasjon til å få kontroll på drivstofforbruket.

– Vi har en stor tank, og for hver gang det fylles på en av bilene så tas det et bilde av telleverket både før og etter du har fylt, samt av registreringsnummeret – og så sendes det inn via telefonen.

– Dette er en veldig god og viktig dokumentasjon for oss, og ikke minst veldig enkelt for de ansatte å gjøre. Tidligere har vi forsøkt å rable dette ned på Excel-ark eller tilsvarende, men det blir ikke fulgt opp, forteller Tom.

– Vi har i år bestilt diesel i henhold til den dokumentasjonen som er kommet inn. Vi kan gå tilbake i tid flere måneder, og ser nøyaktig hvor mange liter som er igjen på tanken – dette er gull verdt for oss.

Elisabeth Kjørmo er HMS-leder i V&T Entreprenør og er den som har ansvaret for SmartDok i bedriften.

Elisabeth ønsker å trekke frem skjemabiblioteket.

– Jeg synes skjemamal-biblioteket er veldig enkelt å bruke. De ansatte har lettere tilgjengelighet til ting, vi slipper at ansatte må komme innom kontoret for å hente skjemaer.

– Dette var spesielt viktig under pandemien. Dette resulterer i mye større orden blant bilene, de slipper masse løse ark å forholde seg til. Vi gir da beskjed dersom det er et skjema de må bruke. Disse fylles enkelt ut, og så har vi det umiddelbart tilgjengelig, og slipper å måtte vente en ukes tid til de er tilbake.

Avviksbehandlingen er Elisabeth sin favoritt i SmartDok.

Det jeg liker best er behandling og registrering av avvik. Det er enkelt å ha dialog med de ansatte der du kan sende melding direkte til de under selve avvikene, som gjør det enklere å finne både tiltak og gjøre analyser av avvikene sammen, sier hun til slutt.

Dersom du ønsker å vite mer om V&T Entreprenør eller trenger hjelp til trafikkavvikling, så kan du besøke deres hjemmeside.

V&T Entreprenør AS er totalleverandør av trafikkavvikling og arbeidsvarsling i hele Norge. Med stort fokus på HMS, kvalitet og effektivitet, skal de alltid være en solid og attraktiv samarbeidspartner for sine kunder!