Her kan du finne svar på spørsmål mange lurer på angående det kommende SmartMEF-systemet

Ofte stilte spørsmål fra MEFs medlemmer

Når lanseres SmartMEF?
Første versjon av SmartMEF lanseres i Q2, og skal være helt ferdig Q3 i år.

Hva skjer med dokumentasjonen på de prosjektene vi har liggende i KSMEF?
Dokumentasjonen vil være mulig å flytte over via en PDF-fil til intern lagringsplass hos bedriften eller i dokumentsenteret i SmartMEF.

Hva gjør jeg med de prosjektene vi allerede har startet på i KSMEF dersom jeg ønsker å ta i bruk SmartMEF så snart som mulig?
Her vil det være en individuell vurdering på bedriften om hva som er hensiktsmessig å gjøre. Dere kan velge å gjøre prosjektet ferdig i KSMEF eller bygge prosjektet opp i SmartMEF. Men foreløpig er rådet om å bruke KSMEF i de prosjektene som pågår, og når SmartMEF er klar til bruk kan en starte nye prosjekter der. Men det vil ikke være mulig å opprette nye prosjekter i KSMEF etter 31.12.22. MEF tar sikte på fase ut KSMEF ila. 1.halvår 2023, litt avhengig av hvor fort integreringsprosessen til SmartMEF gir.

Hva skjer med bedriftstilpassede MEF-sjekklister?
Alle bedrifts – og prosjekttilpassede skjemamaler/sjekklister vil bli liggende igjen i KSMEF. Grunnen til det er teknologien som dessverre stopper oss i å tilpasse skjemamal-systemet i KSMEF opp mot skjemamal-systemet i SmartDok. Samtidig ønsker vi at dere tilpasser skjemamalene som MEF har utviklet etter systembytte. Grunnen er å sørge for korrekt reviderings-historikk og bevare MEF sitt arbeid på kvalitetskontroll ihht endring av lovverk og forskrifter.

Vi betaler for KSMEF i dag, må jeg betale for begge system før KSMEF legges ned?
Medlemmer betaler for KSMEF så lenge en velger å ha lisensen. Vi minner om at det en måneds oppsigelse på KSMEF. Dermed vil det være opptil bedriften hvor lenge dere ønsker tilgang.

Hvilke parter skal jeg som kunde forholde meg til?
Som kunde av KSMEF, forholder du deg til MEF via din region-kontakt eller på ks-support@mef.no.
Som kunde av SmartDok forholder en seg til SmartDok, dette gjelder også for tilbud/bestilling av SmartMEF.
Trenger du teknisk support, så kontakter dere SmartDok sin support-avdeling. Trenger du hjelp til å bygge systemet i SmartMEF eller faglig råd, så kontakter du din region-kontakt i MEF.

Hva koster SmartMEF?
Dette varierer på antall ansatte i bedriften som skal bruke SmartMEF. Ta kontakt med SmartDok for tilbud. Presiserer også at MEF-medlemmer får 20 % rabatt på hele SmartDok-systemet dersom de er kunde i SmartDok.

Vi er ISO-sertifisert, når kan vi ta i bruk SmartMEF?
Så fort SmartMEF er publisert og bestilt kan dette tas i bruk. Vi vil holde dere fortløpende oppdatert på veien til lansering.

Er det noe vits å bedriftstilpasse KSMEF frem til lansering av SmartMEF?
Ja, om dere praktiserer bedriftstilpasninger i stor grad i KSMEF, så skal dere fortsette med det frem til dere kan overføre disse bedriftstilpassede dokument-malene inn til SmartMEF. Om dere stopper med det, så vil det være uoppdaterte mal-dokumenter dere flytter over til det nye systemet.

Kan jeg bruke SmartDok til prosjektdokumentasjon?
Ja, med innsending av bilde- og skjema-rapporter fra prosjektet setter en sammen ferdig prosjektdokumentasjon for det aktuelle prosjektet.

Blir HMS i SmartDok et «fullverdig HMS/KS system» for MEF-medlemmer som tar i bruk SmartMEF?
Ja, når systemet er tilpasset til bedriften ved hjelp av mal-dokumentasjonen i SmartMEF så har en et tilpasset HMS/KS system til det nivået en velger. I mal-dokumentasjonen i SmartMEF finnes referansedokumenter for Internkontroll, sentral godkjenning, miljøfyrtårn, ISO 9001, ISO 14001 og ISO 45001.