I den forbindelse er det blant annet nødvendig å kunne dokumentere og spore at ansatte har mottatt og lest viktig informasjon. 

For å gjøre denne prosessen enklere og mer oversiktlig lanserer SmartDok nå lesebekreftelser. Dette gjør det mulig å opprette lesebekreftelse på et hvilket som helst dokument i en håndbok (prosjektnivå og firmanivå), og velge hvem av dine ansatte som skal motta en forespørsel om å bekrefte at de har lest denne. Status kan du følge opp underveis og i ettertid via en helt ny oversiktsside.

Forespørsel om lesebekreftelse vil i første versjon gå ut som et pushvarsel på SmartDok-appen til de mottakerne du velger, i tillegg til at de mottar en informerende e-post. Funksjonen vil etter hvert bli utvidet til også å inkludere lesing og bekreftelse på nettsiden. 

Hvem kan opprette lesebekreftelser?

Alle med rollen bas, prosjektadministrator og administrator vil kunne opprette lesebekreftelser på håndbøker de har tilgang til.

Hvordan lager jeg en forespørsel om lesebekreftelse?

Gå inn i lesemodus på håndboken, og finn fram til det rette dokumentet. Trykk på Mer-knappen og velg “Be om lesebekreftelse”. 

I neste vindu kan du velge å legge inn en tidsfrist og en beskrivelse av hvorfor dette dokumentet skal leses. I tillegg kan du filtrere ut og velge det rette utvalget av ansatte før du sender forespørselen

Mer funksjonalitet lansert og kommer

I juni ble det lansert mer funksjonalitet. Dette var nytt da:

• Nå er det mulig å opprette lesebekreftelse på hele håndbøker, ikke bare enkeltinnhold i disse
• Det er mulig å justere på tidsfristen til en lesebekreftelse, f.eks. om du legger nye personer til, eller bare ønsker å utvide tidsfristen.
• Du kan nå enkelt purre på mottakere som ennå ikke har lest og bekreftet. Dette gjøres via sidepanelet i oversikten over lesebekreftelser.
• Det er nå også mulig å slette lesebekreftelser (vil logges i SmartDok hendelseslogg med tidspunkt, hvem som slettet samt en beskrivelse av hvorfor den ble slettet). Dette vil også medføre at det ved behov blir mulig å slette håndbøker som har lesebekreftelser tilknyttet seg.
• Kommer: Mulighet for å lese og bekrefte innhold via SmartDok på web(foreløpig kan dette kun gjøres via appen).

Hvor kan jeg følge opp lesebekreftelsene?

Inne på menypunktet for Dokumentsenter vil du nå finne en ny side kalt “Oversikt lesebekreftelser”. Her kan du følge med på status på din lesebekreftelse.

Hva kommer?

Vi planlegger videre utvidelser av funksjonalitet utover våren. Her er mulighet for å lese og bekrefte via nettsiden, samt å kunne legge lesebekreftelse på hele håndbøker og infotavlemeldinger noe av det vi har på blokka allerede. Vi setter stor pris på om du gir din tilbakemelding på hva du syns så langt, og hva du kunne tenke deg videre. Legg gjerne igjen en kommentar på lesebekreftelseskortet i vår produktportal her.