For å tilpasse en rolle, følg disse stegene:
- Naviger til Firmainnstillinger –> Brukeroversikt –> Roller/Tilgangsnivå.
- På denne siden kan du opprette et nytt tilgangsnivå basert på en eksisterende standardrolle.
- Velg ønsket standardrolle, for eksempel «Bas», og klikk på «Lag tilpasset versjon».
- Gjennomgå menyen for å legge til eller fjerne menypunkter som skal inkluderes i det tilpassede tilgangsnivået. Les mer om våre integrasjoner her!
Tips: Bruk gjerne dobbelpilen øverst til høyre for å sentrere arbeidsområdet på skjermen.
Implementering av tilpassede roller
Etter at det tilpassede tilgangsnivået er opprettet, kan du tildele det til ansatte via brukeroversikten:
- Velg den ansatte som skal få det tilpassede tilgangsnivået.
- Under Rolle og tilhørighet, finn og velg den tilpassede rollen med ønsket tilgangsnivå.
- Den ansatte vil nå ha tilgang basert på det tilpassede oppsettet.
Tilgangskontrollen vil fortsatt avgjøre hvilke prosjekter den ansatte kan administrere. Avdelingsbegrensninger vil påvirke hvilke prosjekter som kan registreres på, dette sørger for at
tilgangen forblir relevant og sikker.
Eksempel på utfordring som vil kunne løses
Kundens utfordring:
«Vårt system benytter seg av en integrasjonsløsning som automatisk genererer og administrerer prosjekter. Problemet oppstår når prosjektledere manuelt oppretter nye prosjekter eller
underprosjekter som kolliderer med data fra integrasjonen, noe som resulterer i en tidskrevende prosess for å identifisere og rette opp i disse overlappingene.»
For å løse dette problemet, har vi introdusert en ny funksjonalitet som begrenser muligheten for visse roller, som Bas og Prosjektadministrator, fra å kunne opprette prosjekter. Dette tiltaket sikrer en mer strømlinjeformet prosjektforvaltning og reduserer risikoen for konflikter mellom manuelt opprettede og integrerte prosjekter.
Med den nye funksjonaliteten for tilpasning av roller og tilgangsnivåer i SmartDok, er problemet med for bred eller for begrenset tilgang for bestemte brukere. I mange organisasjoner oppstår det situasjoner der ansatte enten får for mye tilgang, som kan lede til utilsiktet endring eller eksponering av sensitiv informasjon, eller for lite tilgang, som hindrer dem i å utføre nødvendige oppgaver effektivt.
Ved å benytte den nye tilpasningsfunksjonen kan organisasjoner finjustere tilgangsnivåene for hver rolle, slik at hver ansatt får akkurat den tilgangen de trenger for å utføre sine oppgaver. Dette øker både sikkerheten og effektiviteten i arbeidsflyten.
For eksempel kan en prosjektleder gis tilgang til å godkjenne timer for sine egne prosjekter, uten å ha tilgang til å endre grunnleggende prosjektinnstillinger eller tilganger som er utenfor deres ansvarsområde. Dette sikrer at sensitiv informasjon forblir beskyttet, samtidig som det gir brukerne den fleksibiliteten
og kontrollen de trenger for å være effektive i sine roller.
