Endring av signaturfelt på innsendt skjema i SmartDok-appen
Ved utfylling av et skjema via appen har innsender inntil nå alltid hatt et signaturfelt tilgjengelig nederst på skjermen. Dette signaturfeltet finnes derimot ikke om man fyller ut skjemaet via nettsiden (web). Nå endres dette slik at skjemaer fremstår likt uansett hvor man fyller dem ut.
De siste årene har det nemlig vært mulig å legge inn signaturfelt i skjemamalen via skjemabyggeren, og også bestemme om de skal være påkrevd å fylle ut. Slike signaturfelt vises ved utfylling både på app og web. Signaturfeltet som kun vises i appen skaper en del forvirring og misforståelser blant de som fyller ut og de som administrerer skjemaer, og vi endrer derfor følgende:
Slik går du fram for å legge til signaturfelt i en eksisterende skjemamal:
- Gå til skjemamalbiblioteket og trykk på skjemamalen du ønsker å legge inn signaturfelt på.
- I sidepanelet trykker du på ‘Ny versjon’ for å hente opp skjemamalen i skjemabyggeren.
- Trykk på elementet ‘Signatur’ i menyen på høyre side av skjemabyggeren. Et signaturfelt vil da legge seg inn nederst i malen. Klikk og dra elementet dersom du ønsker å flytte det lenger opp i malen. PS: Dette punktet kan gjentas så mange ganger du ønsker i tilfeller der du har behov for mer enn ett signaturfelt i skjemamalen.
- Legg inn en passende overskrift på signaturfeltet (f.eks. ‘Innsenders signatur’). Dersom det er behov for å gjøre signering obligatorisk kan dette settes ved å trykke på tannhjulet som vises oppe til høyre for signaturfeltet når du holder musepekeren på det, og velge ‘Gjør obligatorisk’. Dette vil indikeres med en rød stjerne i skjemabyggeren.
- Publiser den nye versjonen av skjemamalen. Neste gang en ansatt fyller ut dette skjemaet så vil de se signaturfeltet uavhengig av om dette gjøres på appen eller nettsiden.
Andre ting du kanskje lurer på
Hva skjer med skjemamaler som i dag blir signert via dette app-spesifikke signaturfeltet?
- Skjemamalene vil bestå, men signaturfeltet nederst i appen vil forsvinne. Dermed får man ikke signert skjemaet med mindre dere legger inn et eget signaturfelt i skjemamalen.
Må vi legge inn signaturfelt på alle våre skjemamaler?
- Nei, du behøver bare å legge inn signaturfelt på de skjemamalene det er viktig at innsender eller andre signerer på ved utfylling.
Hva må våre ansatte ute på prosjektene gjøre?
- De behøver ikke foreta seg noe. I begynnelsen av mars vil SmartDok sende ut en oppdatering av appen hvor signaturfeltet er fjernet. Når de ansatte har oppdatert appen på vanlig måte vil de ikke lenger se dette app-spesifikke signaturfeltet. Innen den tid bør de som adminstrerer skjemamaler i bedriften ha lagt inn signaturfelt i de malene som behøver dette.
Hva skjer nå med filtrering “Signert” på Innsendte skjema-siden?
- Inntil videre vil dette filteret og kolonnen fortsatt vises, men kun indikere de skjemaer som er signert via eldre versjoner av appen. I løpet av våren vil det komme en helt ny side hvor denne kolonnen ikke lenger vises.
Vi brukte denne kolonnen i oversikten til å holde kontroll over signaturer. Hva gjør vi nå?
- Dersom dere legger inn et signaturfelt i skjemamalen og gjør dette obligatorisk så behøver dere aldri å lure på om skjemaet er signert eller ikke. Innsender vil ikke ha mulighet til å sende det inn uten at det er signert først.
Vi har allerede lagt inn egne signaturfelter i de malene der det behøves. Må vi gjøre noe?
Nei, i slike tilfeller behøver dere ikke foreta dere noe. Når appen oppdateres og dette app-spesifikke signaturfeltet forsvinner så vil fortsatt signaturfeltene dere har lagt inn i malene vises. Dette vil gjøre det enklere for utfyller av skjemaet å forstå hvor man må signere.
Dersom du har ytterligere spørsmål eller tilbakemeldinger rundt dette kan du kontakte oss på support@smartdok.no eller gjennom dette skjemaet.
Kom i gang med SmartMEF
Bruk knappen til høyre for bestille SmartMEF. Er du ikke MEF-medlem, kan du søke om medlemskap her.
