H & K Sandnes: – SmartDok har blitt ryggraden i dokumentasjonsarbeidet vårt

– SmartDok har vi hatt siden 2010 og det startet først med vanlig timeregistrering, hvor vi gikk fra en blokk med tre kopihark til å få timer inn digitalt, forteller Henrik Bakk Eikås, administrasjons- og økonomileder i H & K Sandnes til Norsk Byggebransje.

Siden den gang har bruken vokst i takt med både behovene i bedriften og kravene i bransjen.

– SmartDok har på en måte blitt ryggraden i kvalitets- og dokumentasjonsarbeidet vi gjør i det daglige, sier Eikås.

H & K Sandnes er en rørleggerbedrift med en travel arbeidshverdag, hvor mye av verdiskapingen skjer ute på prosjektene. Nettopp derfor er det viktig at digitale verktøy ikke bare fungerer på kontoret, men også der jobben faktisk blir gjort.

For Eikås handler det ikke om digitalisering for digitaliseringens skyld. Det handler om å gi ansatte et system som gjør det enklere å dokumentere riktig, følge rutiner og hente frem informasjon når den trengs.

– SmartDok er ikke bare et system for administrasjonen innen bygg og anlegg. Det fungerer også svært godt og er tilpasset den vanlige anleggsarbeideren, sier han.

I praksis betyr det at ansatte kan registrere timer, fylle ut sjekklister, dokumentere arbeid med bilder og følge opp HMS- og kvalitetsarbeid direkte i samme løsning.

En av de viktigste grunnene til at SmartDok fungerer godt for H & K Sandnes, er brukervennligheten. Eikås er tydelig på at systemet må passe inn i en hektisk hverdag, ikke gjøre den mer komplisert.

– Det skal være lettvint for dem som er ute på jobb. Det er viktig at det man gjør inni systemet som tar tid og ikke systemet i seg selv.

Han peker på en utfordring mange i bygg og anlegg kjenner seg igjen i: Hvis digitale verktøy oppleves som trege, tunge eller lite praktiske, blir de heller ikke brukt.

– Hvis du må stå og vente på en app som ikke fungerer, eller som laster tregt, så blir det håpløst og løsningen vil naturlig nok ikke bli brukt.

For H & K Sandnes er dette helt avgjørende. De ansatte er ikke ute på jobb for å bruke mest mulig tid på telefonen. De skal løse oppgaver, drive prosjektet fremover og levere kvalitet.

– De ansatte ønsker ikke å bruke tid på telefonen. De har fokus på å få gravd opp grøften, lagt ned rør og montert kummer.

Samtidig må arbeidet dokumenteres.

– I dag må alt dokumenteres og da må vi som bedrift sørge for at de har digitale løsninger som fungerer like godt på kontoret som på grøftekantene.

Dokumentasjonskravene i bygg og anlegg har økt betydelig. For H & K Sandnes er sjekklister og bildedokumentasjon blant funksjonene i SmartDok som gir størst verdi i hverdagen.

Eikås peker på at det ikke lenger holder å si at en oppgave er utført. Arbeidet må også kunne dokumenteres underveis.

– Du kan gjerne si at du har vasket det røret, montert muffa, eller skrudd til koblingen med det og det momentet, men det skal også dokumenteres løpende i sjekklisten.

Med SmartDok blir dokumentasjonen en naturlig del av arbeidsflyten. Ansatte kan krysse av, legge inn bilder og dokumentere direkte fra mobilen mens arbeidet pågår.

– Det går fortsatt an å bruke papir, skrive ut skjemaer og fylle dem ut for hånd, men jobben med å samle, arkivere, og hente fram dokumentasjonen etterpå blir svært tung.

Han mener gevinsten ved å jobbe digitalt er tydelig.

– Ved å jobbe digitalt sparer man mye tid på skriving. Det er mer bare å krysse av gode sjekklister og ta noen bilder.

– Det sparer oss for enormt mye tid og dermed penger i det daglige.

Mange bedrifter i bygg og anlegg har flere ulike systemer for timer, HMS, kvalitet, avvik, kompetanse, utstyr og dokumentasjon. For H & K Sandnes har det vært en stor fordel å samle mer av dette i SmartDok.

Tidligere brukte bedriften et eget KS/HMS-system ved siden av SmartDok. Etter hvert som SmartDok ble sterkere på sjekklister, HMS og kvalitetsarbeid, ble mer av den daglige oppfølgingen flyttet over.

– Nå har de ansatte bare SmartDok. Det er 99 prosent av det systemet de holder på med og trenger i hverdagen, sier Eikås.

For ansatte ute i felt betyr det færre systemer å forholde seg til. For ledelsen betyr det bedre oversikt, enklere oppfølging og mer samlet dokumentasjon.

Et vanlig argument mot digitale systemer i håndverks- og anleggsbedrifter er at enkelte ansatte synes det er vanskelig å ta i bruk nye løsninger. Eikås mener at alder i seg selv ikke er hindringen.

H & K Sandnes har ansatte som er godt opp i 60-årene og som bruker SmartDok i det daglige. Erfaringen deres er at riktig system, god opplæring og tydelige forventninger betyr mer enn alder.

– Det har litt med innstilling å gjøre. I dag holder det ikke å si «nei, dette skjønner jeg ikke, så det gidder jeg ikke å lære meg». I dag må man jobbe digitalt og med rett system, og litt opplæring er ikke alder i seg selv noe hinder.

Samtidig understreker han at digitale rutiner må være realistiske. Sjekklister og dokumentasjon må være enkle nok til at de faktisk blir brukt.

– Vi må gjøre det så enkelt som mulig for dem som er ute og gjør jobben. Sjekklister skal ikke være kompliserte greier. Det skal være lett å fylle ut og lett å dokumentere, slik at man kan fokusere på jobben.

For SmartDok er erfaringene fra H & K Sandnes et godt eksempel på hva digitale løsninger i bygg og anlegg må lykkes med. Systemet må gi ledelsen kontroll, men samtidig være praktisk nok til at ansatte ute i felt faktisk bruker det.

Det er nettopp i denne kombinasjonen SmartDok har sin styrke: Timeregistrering, HMS, kvalitet, dokumentasjon, sjekklister, bilder, kompetanse og utstyr samlet i én løsning som er utviklet for bygg- og anleggsbransjen.

For H & K Sandnes har resultatet blitt en mer oversiktlig hverdag og bedre kontroll på dokumentasjonen.

– Jeg vil si det er nesten umulig å drive uten gode digitale verktøy i dag, sier Eikås om dokumentasjon, sporbarhet og internkontroll.

I en bransje hvor kravene til dokumentasjon, HMS og kvalitet fortsetter å øke, må digitale verktøy være mer enn et kontorsystem. De må fungere ute på anlegget, i grøfta, på prosjektet og i den faktiske arbeidshverdagen.

For H & K Sandnes gjør SmartDok nettopp det!

Planlegger du et nytt prosjekt? Ta gjerne kontakt med den dyktige gjengen i H & K Sandnes via deres kontaktside for en uforpliktende prat om ditt neste oppdrag.

Klar for en enklere og mer lønnsom hverdag i bygg- og anleggsbransjen? Les mer om hva SmartDok kan gjøre for din bedrift her.

Denne artikkelen ble først publisert hos Norsk Byggebransje.