Redegjørelse for aktsomhetsvurderinger etter åpenhetsloven for SmartDok AS – 2023
1. Innledning
Denne redegjørelsen beskriver hvordan SmartDok AS metodisk jobber med å kartlegge og vurdere faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigehter og anstendige arbeidsforhold som SmartDok AS enten har forårsaket eller bidratt til og hvordan SmartDok AS jobber med å iverksette egnede tiltak for å stanse, forebygge eller begrense slike negative konsekvenser. Formålet med denne redegjørelsen er å gi allmennheten innsikt i SmartDok AS sine nøkkelfunn i aktsomhetsvurderingene vi har gjort, og hvilke tiltak som er iverksatt.
2. Generell informasjon om SmartDok AS
SmartDok AS er organisert som et AS, med styre valgt fra eierne, Visma AS. Styret kommuniserer primært med daglig leder og øvrig ledelse. SmartDok AS er en del av Visma-konsernet og er et datterselskap til Visma AS.
SmartDok er et programvareselskap med hovedkontor i Alta, Norge. Vi har i dag over 60 ansatte fordelt på salg, support, utvikling og administrasjon. Vi har flere kontorer i Norge, blant annet i Oslo, Tromsø og Bergen.
Vårt produkt, SmartDok, er et fagsystem for bygg- og anleggsbransjen. Vi opererer i det norske og svenske markedet – sistnevnte gjennom vårt datterselskap Visma SmartDok AB.
Forhold som rapporteres inn til SmartDok, uavhengig av kanal, og som gir mistanke om negative konsekvenser legges inn og behandles i vårt system for kvalitetsavvik. I 2023 kom det ikke inn noen slike avvik.
I tillegg har SmartDok egen rutine for å håndtere varslingssaker som kommer direkte til selskapet og ikke via Visma sin Whistleblower kanal.
3. SmartDok sin forpliktelse til å oppfylle menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold
Som del av Visma-konsernet har SmartDok AS en rekke forpliktelser og policyer/retningslinjer innenfor bærekraft som vi følger:
- Antitrust and Competition Law Policy – les denne her
- Supplier Code of Conduct – les denne her
- Diversity & Inclusion Strategy – les denne her
- Sustainability Policy – les denne her
- Anti-Corruption Policy – les denne her
- Group Governance Policy – les denne her
- Code of conduct for alle Visma ansatte – les denne her
Videre har SmartDok AS blant annet følgende interne rutiner:
Rutiner for å ivareta våre arbeidstakeres psykososiale, fysiske og organisatoriske arbeidsmiljø
- Rutiner for oppfølging av ytre miljøpåvirkning.
- Lønnsrutine som beskriver hvordan vi jobber for å sikre likebehandling ved lønnsfastsettelse og lønnsjusteringer.
- Innkjøpsrutine og rutine for leverandørvurderinger for å sikre blant annet bærekraftsperspektiv og etisk handel.
- Rutine for risiko- og mulighetsvurderinger knyttet til endringer i selskapet, produktet, leverandører, samarbeidspartnere m.m.
- Ansettelsesprosess som ivaretar rettferdig behandling.
- Rutine for interne revisjoner for å ettergå etterlevelse av lovverk og samsvar mellom egne rutiner og faktisk praksis.
Videre rapporterer SmartDok AS på ulike områder til Visma-konsernet. Les mer om dette i redegjørelse for aktsomhetsvurderinger etter åpenhetsloven for Visma-konsernet.
4. SmartDok sitt arbeid med menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, kartlagte risikoer, negative konsekvenser og prioriteringer fremover
SmartDok AS er en del av Visma konsernet. Det er laget en redegjørelse for aktsomhetsvurderinger etter åpenhetsloven for Visma konsernet som kan leses her.
Redegjørelsen beskriver hvordan Visma konsernet og de ulike selskapene metodisk jobber med å kartlegge og vurdere faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold som Visma enten har forårsaket eller bidratt til, og hvordan Visma jobber med å iverksette egnede tiltak for å stanse, forebygge eller begrense slike negative konsekvenser. Redegjørelsen bygger i stor grad på Visma sin Sustainability Report som ble publisert i april 2023, som kan leses i sin helhet her.
5. Kartlegging og oppfølging av risikoer internt
5.1 Metode for intern kartlegging og oppfølging
For å vurdere interne risikoer i SmartDok AS og hos våre leverandører, bruker SmartDok AS blant annet Visma SmartTrackers, Complete Control, Openli og vårt eget ledelsesystem for kvalitet, SmartDok QMS. Videre jobbes det både på konsern-nivå og på selskapsnivå med å sørge for at Visma, og SmartDok, er en arbeidsplass som har fokus på og oppfyller grunnleggende menneskerettigheter og at alle våre ansatte har anstendige arbeidsforhold. Med dette arbeidet som grunnlag, har SmartDok systematisk kartlagt hvilke potensielle og faktiske negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold vår interne virksomhet har forårsaket eller bidratt til.
Visma har satt opp en bærekraftmodell som skal sørge for at vi jobber effektivt med bærekraft både i hvert enkelt Visma-selskap og i Visma-konsernet som helhet. I løpet av 2021 ble det etablert bærekraftskoordinator-roller i alle Visma-selskaper, inkludert i vårt selskap. Disse personene fungerer som kontaktpunkter når det gjelder bærekraftsrelaterte saker og har ansvar for rapportering til Visma-konsernet og for å dele kunnskap om bærekraft hos SmartDok.
For å effektivt dele kunnskap mellom alle selskapene i hele Visma konsernet, har alle bærekraftskoordinatorene kvartalsvise (eller hyppigere) møter med sin regionale leder, kalt Sustainability Leads. I disse møtene samles alle bærekraftskoordinatorene fra eget land eller område for å sikre en helhetlig informasjonsflyt – fra ledelse til ansatte, fra ansatte til ledelse, og mellom forskjellige avdelinger eller selskaper. Videre fungerer denne funksjonen som et sted vi kan følge med på selskapenes arbeid med bærekraft og selskapene.
Vismas Sustainability Governance struktur beskrives nærmere her.
Totalt sett bidrar samarbeidet mellom de som jobber for Visma konsernet og de ulike Visma-selskapene til at SmartDok AS har fokus på og jobber aktivt med bærekraft. Verktøyene vi benytter sørger for at vi kan samle inn mest mulig data og slik sett kartlegge hvilke prioriteringer vi skal gjøre i vårt bærekraftsarbeid. Bærekraftskoordinator-rollen sørger for godt samarbeid mellom Visma konsernet og Visma-selskapene, og fungerer som bindeledd mellom de ulike Visma-selskapene. I tillegg samarbeider SmartDok AS sin finans- og HR avdeling og vårt Arbeidsmiljøutvalg om øvrige kartlegginger knyttet til ansettelsesforhold.
5.2 SmartTrackers
SmartTrackers er en bærekraftsplattform SmartDok AS benytter for å samle og analysere bærekraftsdata i organisasjonen. Dataene som samles inn omfatter blant annet energibruk på kontoret, varme og avfall, forretnings- og bilreiser, antikorrupsjon, samt tilhørende utslipp. Informasjonen innhentes på årlig basis. Deler innhentes halvårlig.
Som en del av det årlige arbeidet med antikorrupsjon gjennomfører SmartDoK AS en risikovurdering av mulighetene for korrupsjon. I 2023 vurderte Visma temaene gaver, utgifter, representasjon og innsidehandel, samt priskartell og anbudssamarbeid som de største potensielle risikofaktorene. I SmartDok AS er alle adresserte risikoer vurdert til svært lave.
I tillegg gjennomføres en miljøkonsekvensutredning (vesentlighetsanalyse) årlig og det settes mål og utarbeides en handlingsplan for å nå disse målene.
5.3 Varslingskanal
Visma har også en egen varslingskanal (Visma Whistleblowing Channel) som leveres av Whistlelink, der både ansatte, tidligere ansatte, kunder, leverandører og andre kan varsle om kritikkverdige forhold i Visma og om eventuelle brudd på Vismas forpliktelser til å overholde menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Visma Whistleblowing Channel er et verktøy som muliggjør anonym innsending av (mistenkt) brudd på lokale og/eller EU/EØS-reguleringer både innen Visma og utenfor, samt brudd på Visma sine egne retningslinjer. Kanalen sørger for konfidensiell kommunikasjon mellom den som varsler og den som behandler klagen internt. SmartDok AS er koblet på denne kanalen og har link til denne på vår hjemmeside.
5.4 Internt arbeid rettet mot likestilling, mangfold, diskriminering, anstendige arbeidsforhold etc.
SmartDok og Visma-konsernets Diversity & Inclusion strategi tydeliggjør vårt standpunkt og anbefalinger i dette arbeidet. “Inclusive” er en av selskapets kjerneverdier og Code of Conduct presiserer forventet atferd hos våre ansatte. Dette står i alle SmartDok ansattes rollebeskrivelser.
Vi benytter evnetester i forbindelse med rekruttering for å sikre et objektivt vurderingsgrunnlag for alle kandidater og at alle nyansettelser foretas på grunnlag av relevant kompetanse for stillingen.
Vårt interne verktøy for lønnsjusteringer støtter ledere i å sikre at justeringene er etterprøvbare, rettferdige og sikrer at vi gir lik lønn for arbeid av lik verdi. Naturligvis vil det være noe ulikhet knyttet til utdanning, erfaring og ansvar, men alle forskjeller som ikke kan forklares, blir på årlig basis gjennomgått og justert.
SmartDok AS har nulltoleranse for diskriminering, trakassering og mobbing. De ansatte oppfordres til å si ifra om de selv opplever eller er vitne til slik behandling, enten ved å kontakte nærmeste leder, verneombud, daglig leder, HR, melde fra anonymt gjennom vår varslingskanal som nevnt under pkt. 4.3 (Visma Whistleblowing Channel) eller følge rutine for intern varsling i SmartDok.
5.5 SmartDok sitt arbeid med bærekraft
SmartDok jobber med å redusere eget klimaavtrykk, både innad i virksomheten og hos leverandører, partnere og kunder. SmartDok AS registrerer utslipp som følger av egen og leverandørers virksomhet og rapporterer årlig på dette. Videre jobbes det aktivt med å identifisere og implementere tiltak som reduserer klimagassutslipp. Vi tilbyr også Miljøfyrtårnkurs for våre kunder og bidrar dermed til en mer bærekraftig bygg- og anleggsbransje. Systemet vi leverer er godt egnet for at kundene kan bygge opp sitt ledelsessystem for kvalitet, arbeidshelse, HMS og ytre miljø og følge opp sitt ansvar knyttet til Åpenhetsloven.
SmartDok AS benytter e-læringskurs for å lære opp ansatte i ulike type situasjoner hvor de potensielt kan bryte de grunnleggende menneskerettighetene, herunder et kurs i Vismas Code of Conduct. Kursene må gjennomføres av alle ansatte på årlig basis. SmartDok AS har to årlige kurs som er obligatoriske for alle ansatte, innenfor anti-korrupsjon og personvern. SmartDok bidrar med tilbakemeldinger på kursinnhold og behov, til Visma. De to årlige kursene har vært gjenstand for oppdateringer siste år etter innspill fra ansatte. Statistikk for årlige kurs tilgjengeliggjøres i Vismas årsrapport, i tillegg til å bli vurdert i relevante interne fora.
6. Kartlegging og oppfølging av risikoer internt
SmartDok AS kartlegger risikoer hos sine leverandører ved å bruke systemet One Trust og Complete Control. Det deles her inn i to ulike grupper leverandører:
- Leverandører Visma-konsernet (gjennom Group Procurement) inngår avtaler med og som alle Visma-selskaper kan benytte seg av.
- Leverandører SmartDok AS selv inngår med egne leverandører.
Complete Control er et kontraktsystem hvor alle leverandørkontrakter lastes opp og som gir en god oversikt over de til enhver tid gjeldende leverandører. I systemet er det en funksjonalitet for å kunne sende ut spørreskjemaer til leverandører. Spørreskjemaene inneholder bl.a. spørsmål knyttet til menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Dette skal gjøre det lettere å identifisere ulike risikoer som må vurderes og behandles før en avtale inngås. Spørsmålene som stilles til leverandørene oppdateres etter behov.
Supplier Code of Conduct. Alle leverandører skal i utgangspunktet akseptere Vismas Supplier Code of Conduct. Leverandøren skal respektere og støtte beskyttelse av internasjonalt erklært menneskerettigheter (Universal Declaration of Human Rights, International Labour Organizations (ILO) og Declaration on Fundamental Principles and Rights at Work). Visma tolererer ikke brudd på menneskerettighetene blant våre leverandører, partnere, kunder og andre interessenter. Supplier Code of Conduct stiller krav til Vismas leverandører om å følge gjeldende regelverk, ikke- diskriminering av ansatte, rettferdig og lik lønn for likt arbeid, korrupsjon-oppfølgning og oppfyllelse av menneskerettighetene med mer.
Visma stiller i Supplier Code of Conduct krav om at leverandøren kartlegger sine forsyningskjeder for å vurdere spesielle produktrelaterte eller geografiske risikoer for negativ påvirkning for menneskerettighetene, inkludert risikoer knyttet til tvangsarbeid og moderne slaveri, barnearbeid, organisasjonsfrihet og retten til kollektive forhandlinger blant arbeidere. Visma har forbeholdt seg retten til å revidere leverandører for å få bekreftet at de oppfyller kravene i vår Supplier Code of Conduct.
Dersom leverandøren ikke aksepterer Vismas Supplier Code of Conduct, gjennomføres ytterligere undersøkelser for å kartlegge om leverandøren likevel har prosesser som i det vesentlige tilsvarer forpliktelsene i Vismas Supplier Code of Conduct.
Landspesifikk risiko. I tillegg til å stille grunnleggende spørsmål knyttet til åpenhetsloven, har vi også kartlagt hvor våre leverandører og partnere opererer, og holdt dette opp mot oversikten over konkrete risikoer i ulike land. På den måten kan vi følge opp leverandører og partnere i land med høyere risiko for negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
Ytterligere undersøkelser. Endelig gjennomføres også ytterligere undersøkelser av leverandører og partnere. Dette inkluderer blant annet å undersøke om den enkelte leverandøren eller partneren kan knyttes til negativ omtale i media eller blant andre samarbeidspartnere vedrørende de aktuelle risikoene som kartlegges under åpenhetsloven.
Med grunnlag i prosessene nevnt ovenfor, kartlegges potensielle risikoer hos leverandører og partnere. SmartDok AS har gjort vurderinger i One Trust og startet arbeidet med spørreskjemaer i Complete Controll.
7. Kartlagte risikoer og negative konsekvenser
Basert på arten av SmartDok AS sin virksomhet som leverandør av programvaren SmartDok, vurderer vi risikoen for menneskerettighetsbrudd i vår verdikjede å være relativt lav, og SmartDok AS har ikke identifisert noen faktiske negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i den utførte kartleggingsprosessen.
Vi ser imidlertid at vi fremover skal arbeide for å kontinuerlig forbedre vår strukturert oppfølging av alle leverandører.
SmartDok AS verken produserer eller selger produkter eller tjenester i markeder som er underlagt overvåking, blokkering, innholdsfiltrering eller sensurering fra myndighetene. Vi må likevel sørge for at vi iverksetter tilstrekkelige tiltak for å forebygge og redusere enhver risiko gjennom hele vår verdikjede på grunn av alvorlighetsgraden av risikoene forbundet med slike brudd.
Sign.
Bjørn Tore Hagberg,
Managing Director SmartDok AS
