Redegjørelse for aktsomhetsvurderinger etter åpenhetsloven for SmartDok AS – 2025

Redegjørelse for aktsomhetsvurderinger etter åpenhetsloven for SmartDok AS

1. Innledning

Denne redegjørelsen beskriver hvordan SmartDok AS, som en del av Visma-konsernet, systematisk kartlegger og vurderer faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i egen virksomhet, hos leverandører og forretningspartnere. Den viser også hvordan vi jobber med å forebygge, begrense og eventuelt stanse slike konsekvenser. Redegjørelsen bygger på tidligere redegjørelse utarbeidet og publisert i juni 2024, men er oppdatert med nye vurderinger og kartlegginger i konsernet. Formålet med denne redegjørelsen er å gi allmennheten innsikt i SmartDoks nøkkelfunn i aktsomhetsvurderingene vi har gjort, og hvilke tiltak som er iverksatt.

Redegjørelsen bygger på prinsipper nedfelt i åpenhetsloven og er forankret i retningslinjene til Visma-konsernet og SmartDok AS, inkludert konsernets Sustainability Report publisert i mars 2025.

2. Generell informasjon om SmartDok AS

SmartDok AS er organisert som et AS, med styre valgt fra eierne, Visma AS. Styret kommuniserer primært med daglig leder og øvrig ledelse. SmartDok AS er en del av Visma-konsernet og er et datterselskap til Visma AS.

SmartDok er et programvareselskap med hovedkontor i Alta, Norge. Vi har i dag over 60 ansatte fordelt på salg, support, utvikling og administrasjon. Vi har flere kontorer i Norge, blant annet i Oslo, Tromsø og Bergen.

Vårt produkt, SmartDok, er et fagsystem for bygg- og anleggsbransjen. Vi opererer i det norske og svenske markedet – sistnevnte gjennom vårt datterselskap Visma SmartDok AB.

3. SmartDok sin forpliktelse til å oppfylle menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold

Som del av Visma-konsernet har SmartDok AS en rekke forpliktelser og policyer/retningslinjer innenfor bærekraft som vi følger:

Disse retningslinjene skisserer prinsippene for vår bærekraftsprofil, innsats og prioriteringer.

Videre har SmartDok AS blant annet følgende interne rutiner:

  • Rutiner for å ivareta våre arbeidstakeres psykososiale, fysiske og organisatoriske arbeidsmiljø
  • Rutiner for oppfølging av ytre miljøpåvirkning.
  • Lønnsrutine som beskriver hvordan vi jobber for å sikre likebehandling ved lønnsfastsettelse og lønnsjusteringer.
  • Innkjøpsrutine og rutine for leverandørvurderinger for å sikre blant annet bærekraftsperspektiv og etisk handel.
  • Rutine for risiko- og mulighetsvurderinger knyttet til endringer i selskapet, produktet, leverandører, samarbeidspartnere m.m.
  • Ansettelsesprosess som ivaretar rettferdig behandling.
  • Rutine for interne revisjoner for å ettergå etterlevelse av lovverk og samsvar mellom egne rutiner og faktisk praksis.

Videre rapporterer SmartDok AS på ulike områder til Visma-konsernet. Les mer om dette i redegjørelse for aktsomhetsvurderinger etter åpenhetsloven for Visma-konsernet.

4. SmartDok sitt arbeid med menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, kartlagte risikoer, negative konsekvenser og prioriteringer fremover

SmartDok AS er en del av Visma konsernet. Det er laget en redegjørelse for aktsomhetsvurderinger etter åpenhetsloven for Visma konsernet som kan leses her.

Redegjørelsen beskriver hvordan Visma konsernet og de ulike selskapene metodisk jobber med å kartlegge og vurdere faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold som Visma enten har forårsaket eller bidratt til, og hvordan Visma jobber med å iverksette egnede tiltak for å stanse, forebygge eller begrense slike negative konsekvenser. Redegjørelsen bygger i stor grad på Visma sin Sustainability Report som ble publisert i mars 2024, som kan leses i sin helhet her.

4.1 Metode for kartlegging og oppfølging

SmartDok følger Visma-konsernets metode for å vurdere risikoer, blant annet ved bruk av verktøyene SmartTrackers og Complete Control. Arbeidet skjer både på konsern- og selskapsnivå, med fokus på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

I tillegg benytter SmartDok systemet Openli og vårt eget ledelsessystem for kvalitet, SmartDok QMS, og vårt eget avvikssystem for å følge med på og vurdere leverandører og samarbeidspartnere.

Siden 2021 har SmartDok hatt to bærekraftskoordinatorer som rapporterer til konsernet og deltar i kvartalsvise møter, sammen med andre Visma-selskap, med vår regionale leder fra Visma. Dette gir kompetanse- og erfaringsdeling, god informasjonsflyt, felles prioriteringer og mer effektiv oppfølging av bærekraft hos oss og i hele konsernet.

I tillegg samarbeider SmartDok AS sin finans- og HR avdeling og vårt Arbeidsmiljøutvalg om øvrige kartlegginger knyttet til bærekraft.

4.2 SmartTrackers

SmartDok bruker Visma-konsernets plattform SmartTrackers til å samle bærekraftsdata som energibruk, avfall, reiser, likebehandling og antikorrupsjonsrisiko. Data med dokumentasjon samles årlig (deler av dataen samles halvårlig)og brukes for å nå konsernets klimamål og vi benytter det internt for å følge med om vi når våre klimamål, samt mål innen likestilling og leverandøroppfølging.

Som del av arbeidet med antikorrupsjon gjennomfører SmartDok en årlig risikovurdering. I SmartDok AS er alle adresserte risikoer vurdert til svært lave også i 2024.

Vi utfører i tillegg årlig miljøkonsekvensutredning (vesentlighetsanalyse) og utarbeider tiltak og plan for oppfølging.

4.3 Varslingskanal – Whistlelink

Visma har en egen varslingskanal (Visma Whistleblower Channel) som leveres av Whistlelink, der både ansatte, tidligere ansatte, kunder, leverandører og andre kan varsle om kritikkverdige forhold i Visma/SmartDok og om eventuelle brudd på Vismas/SmartDoks forpliktelser til å overholde menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. SmartDok AS er koblet på denne kanalen og har link til denne på vår hjemmeside. Visma Whistleblowing Channel er et verktøy som muliggjør anonym innsending av (mistenkt) brudd på lokale og/eller EU/EØS-reguleringer både innen Visma og utenfor, samt brudd på Visma sine egne retningslinjer. Kanalen sørger for konfidensiell kommunikasjon mellom den som varsler og den som behandler klagen internt. Vi har en utpekt dedikerte case handlers i SmartDok som skal sørge for at saken behandles på et så lavt nivå som mulig, men med mulighet for bistand fra Vismas legal-avdeling der hvor det anses nødvendig.

4.4 Likestilling, mangfold og anstendige arbeidsforhold

SmartDok følger Visma-konsernets prinsipper for likestilling, mangfold og ikke-diskriminering. Det lokale arbeidet støttes av konsernets Diversity & Inclusion-strategi. Code of Conduct presiserer i tillegg forventet atferd hos våre ansatte. Dette står i alle SmartDok ansattes rollebeskrivelser.

Rekruttering skjer basert på kompetanse, og det benyttes evnetester for objektiv vurdering. Lønnsprosessen utføres i Vismas verktøy for å sikre at justeringene er etterprøvbare, rettferdige og sikrere at vi gir lik lønn for likt arbeid. Ulikheter som ikke kan forklares av ulik utdanning, erfaring, ansvar og arbeidsutførelse blir årlig gjennomgått og justert.

Nye ledere får opplæring i inkluderende lederskap.

Ansatte scorer selskapet på hvor gode vi er på mangfold og inkludering og helse og velvære i medarbeiderundersøkelsene.

SmartDok har nulltoleranse for diskriminering og trakassering, og ansatte kan varsle og anonymt gjennom whistleblowerkanalen, åpent i vår egen avvikskanal eller ved å kontakt nærmeste leder, HR eller verneombud.

4.5 Klimaavtrykk

SmartDok arbeider for å redusere klimaavtrykket ved å sette mål for reduksjon, iverksette tiltak som for eksempel reduksjon av reiser, energiforbruk, innkjøp av hardware og å øke kontrollen med klimaavtrykk hos leverandører og partnere.

Vi tilbyr også Miljøfyrtårnkurs og veiledning frem mot ISO 14001:2015 sertifiseringer til våre kunder, og bidrar dermed til en mer bærekraftig bygg- og anleggsbransje. Systemet vi leverer er godt egnet for at kundene kan bygge opp sitt ledelsessystem for kvalitet, arbeidshelse, HMS og ytre miljø og følge opp sitt ansvar knyttet til Åpenhetsloven.

4.6 Opplæring av ansatte

SmartDok har obligatoriske e-læringskurs for å lære opp sine ansatte i ulike type situasjoner hvor ansatte potensielt kan bryte de grunnleggende menneskerettighetene. Disse kursene må gjennomføres av alle ansatte i Visma-konsernet på årlig basis. Visma har to årlige kurs som er obligatoriske for alle ansatte, innenfor anti-korrupsjon og personvern. I tillegg gjennomgår alle nyansatte et kurs i vår Code of Conduct. Tilbakemeldinger på kursinnhold følges opp med den enkelte og innspill til endringer vurderes. De to årlige kursene har vært gjenstand for oppdateringer siste år etter innspill fra ansatte i ulike Visma selskap. Statistikk for årlige kurs tilgjengeliggjøres i Vismas årsrapport.

5. Kartlegging av risiko hos leverandører og partnere

SmartDok følger Visma-konsernets Vendor Management Framework for å kartlegge risiko hos leverandører. Leverandører skal vurderes før avtaleinngåelse og deretter jevnlig, basert på intern risikoklassifisering.

Vi skiller mellom leverandøravtaler inngått av konsernet (Group Procurement) og de SmartDok selv har avtale med. Complete Control brukes til å lagre kontrakter og sende ut spørreskjemaer med spørsmål om etterlevelse av menneskerettigheter og arbeidsforhold. SmartDok benytter leverandører vurdert av Visma, men må også vurdere egne leverandører og partnere.

Alle leverandører forventes å akseptere Vismas Supplier Code of Conduct, som blant annet stiller krav til rettferdig lønn, ikke-diskriminering og respekt for internasjonale menneskerettigheter. Ved manglende aksept gjennomføres egne vurderinger. Det gjennomføres også landrisikovurdering og eventuelt ytterligere undersøkelser, inkludert omdømmesjekk.

Om mulig prioriterer vi også miljøsertifiserte leverandører og samarbeidspartnere.

Disse prosessene gjør det mulig for SmartDok å identifisere og følge opp relevante risikoer i leverandørkjeden.

6. Kartlagte risikoer og negative konsekvenser

Basert på arten av SmartDok AS sin virksomhet som leverandør av programvaren SmartDok, vurderer vi risikoen for menneskerettighetsbrudd i vår verdikjede å være relativt lav, og SmartDok AS har ikke identifisert noen faktiske negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i den utførte kartleggingsprosessen.

Vi ser imidlertid at vi fortsatt skal øke fokuset på å kontinuerlig forbedre vår strukturert oppfølging av alle leverandører. Omfanget og frekvensen av risikovurderingene tilpasses det konkrete risikobildet.

Som del av Visma-konsernet følger SmartDok opp arbeidet på lik linje med Visma og vil fortsette å jobbe aktivt med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold innenfor følgende områder:

  • Klimatiltak og effektiv energistyring
  • Gode arbeidsforhold, likebehandling og like muligheter for alle ansatte
  • Sikkerhet og personvern
  • Forretningsetikk og antikorrupsjon
  • Varslervern
  • Ansvarlig bruk av AI

Ovennevnte prioriteringer er basert på Vismas siste vesentlighetsanalyse som ble gjennomført i 2024, og som identifiserte de viktigste fokusområdene innen bærekraft.

Ettersom SmartDok ikke har avdekket noen faktiske negative konsekvenser eller vesentlig risiko for negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, har ikke selskapet iverksatt særskilte tiltak for å stanse, forebygge eller begrense slike negative konsekvenser utover de løpende tiltakene som er omtalt ovenfor.

Alta, 24.06.2025

Bjørn Tore Hagberg
Managing Director
SmartDok AS

Tidligere redegjørelser i henhold til åpenhetsloven er ikke lenger tilgjengelige via vår nettside. Dersom du ønsker innsyn i tidligere redegjørelser, kan du be om dette via linken over.