Informasjon om implementering av SmartMEF og SmartDok
MEF og SmartDok går sammen for å anbefale alle MEF-medlemmer som ønsker å ta i bruk SmartMEF på sikt, om å begynne sin prosess med å bli kjent med SmartDok-systemet fra nå av.
Første lansering for SmartMEF nærmer seg, og det vil derfor være lurt for medlemmene å sørge for å gjennomføre implementering av systemet gradvis, fremfor å begynne med alt ved lansering.
De medlemmene som vi anbefaler starter implementerings-prosessen er følgende:
SmartDok-kunder som ikke har kjøpt HMS/KS PRO – modulen. For at din bedrift skal få tilgang til SmartMEF-funksjonalitet når dette slippes ut, så må dere ha tilgang på denne modulen. Ta kontakt med SmartDok her.
De som ikke er kunde av SmartDok og som vurderer et systembytte på generelt nivå til SmartDok grunnet SmartMEF. Ta kontakt med SmartDok her.
For de medlemmene som er SmartDok-kunder og som allerede har kjøpt HMS/KS PRO vil det også være lurt å sette seg inn i denne modulen fremover, dersom denne IKKE brukes aktivt fra før av. Ta kontakt med SmartDok her.
For de bedriftene som ennå ikke har et medlemskap i MEF og som ønsker å ta i bruk SmartMEF/SmartDok, vil vi anbefale å starte søkeprosessen om MEF-medlemskap. Les mer om MEF-medlemskap her.
Er det noe du lurer på angående SmartMEF finner du informasjon her.
Overlappingsperiode?
Vi vil også presisere at medlemmene må påregne en overlappingsperiode der man har tilgang til både KSMEF og SmartMEF/SmartDok, slik at de kan gjøre en løpende vurdering NÅR de kan fase ut KSMEF.
En viktig opplysning å ta med seg er at det ikke vil være mulig å opprette nye prosjekter i KSMEF etter 31.12.22. MEF tar sikte på fase ut KSMEF ila. 1.halvår 2023, litt avhengig av hvor fort integreringsprosessen til SmartMEF gir.
Fullstendig bytte
For enkelte av medlemmene vil det være naturlig å vente med et fullstendig bytte dersom de holder på å gjennomføre en sertifiseringsprosess eller har pågående prosjekt som krever opprettholdelse av rapportering av HMS data fra KSMEF i den tiden SmartMEF vil være klart.
De må gjerne gjøre seg kjent med SmartDok/ SmartMEF parallelt med bruk av KSMEF, men de burde gjøre seg ferdig med sertifiseringen i det systemet de bruker under prosessen dersom de finner det mest hensiktsmessig.
Utrullingsplan
Vi vil gjennomføre en forsiktig utrulling til 20-30 medlemmer først for å kvalitetssikre alle prosessene våre. Årsaken er at vi fortsatt skal ivareta kundene under overgangsfasen og vi vil holde kontroll på utrullingen i starten til vi er sikre på at kundene vil få en god kundeopplevelse når de gjennomfører dette systembyttet.
Den forsiktige utrullingen vil skje gjennom hele mai. Om alt går etter planen vil vi slippe SmartMEF ut til enda flere og forsøke å tilrettelegge onboarding/opplæring slik at kundene kan komme i gang selv eller melde seg på digitale felleskurs som kan kjøres av SmartDok.
