Når VG Maskin går i gang med fornminnegravinger for Akershus Fylkeskommune har de tatt i bruk et bransjetilpasset rapporteringssystem. 

Timeregistrering, sjekklister, massetransport og maskintimer blir nå registrert digitalt via en App.

Hvorfor har dere gått over fra et mer generelt datafangstsystem til et system mer tilpasset bygg- og anleggsbransjen?

– Flere av de digitale rapporteringssystemene på markedet i dag, prøver å lage systemer som er tilpasset ulike bransjer – det blir da ofte til at man er halvgode på det meste. Dette er kanskje godt nok for noen, men VG Maskin ønsker å ha et system som er fremtidsrettet og der utviklingen av programvare er i tråd med hvordan vår bransje utvikler seg, sier Ståle Corneliussen i VG Maskin om valget av SmartDok.

Tenk deg en timeregistrering App som kan være koblet til prosjekter, underprosjekt, kunder, massetransport, maskintimer og prosjektdokumentasjon – alt tilpasset din bransje. Det er det som gjør at SmartDok skiller seg ut fra mange generelle timeliste App systemer.

– VG Maskin har flere rammeavtaler med offentlige etater, og oppdragene kan variere i størrelse og kompleksitet. Nå skal vi i gang med fornminnegravinger for Akershus Fylkeskommune. I tillegg har vi fast oppdrag for Follobanen som pågår hele året, sier Ståle.

Oppdragene renner inn for bedriften som har sin base på Ås utenfor Oslo. VG Maskin har i dag 27 ansatte + 3 personer på fast innleie.

– Vi sier sjelden nei til et oppdrag, og vi holder det vi lover. Vi er opptatt av å levere kvalitet i vårt arbeide, og til rett tid. Vi ser utfordringer som kan løses, og ikke problemer. I tillegg har vi bygd opp solid kompetanse internt, både administrativt og innen vårt fagområde, forteller Corneliussen.

– VG Maskin har også strategiske samarbeidspartnere, som har vedvart over mange år (SL gruppen og Anleggsgartner Sigurd Johannessen AS). Dette gjør at våre kunder kan forholde seg til èn leverandør på grunn- og utomhusarbeid.

Når en tar i bruk et nytt digitalt system så kan det berøre rutinene i selskapet. Hvordan takler dere disse endringene?

– Jeg synes de ansatte har vært flinke og positive til å ta i bruk et nytt system. Vi involverte de i en tidlig fase hvor flere av de som ville kunne bli sentrale brukere, samt tillitsvalgt for de ansatte. Dette var nok en av suksessfaktorene for å lykkes med implementeringen. Administrativt har det kanskje vært flere endringer enn for brukerne.

Ofte når en tar i bruk et nytt system så handler det om å være åpne for nye måter å gjøre ting på.

– Det handler om å være åpen for å gjøre ting på en annen måte enn hva man er vant til, og faktisk innse at på sikt så vil dette faktisk effektivisere egne arbeidsoppgaver og de totale administrative oppgavene. Så langt har dette gått overraskende bra, sier han.

Alltid når en tar i bruk noe nytt så forventer en resultater. Det samme gjelder selvsagt når VG Maskin tar i bruk SmartDok.

– VG Maskin har forventninger om at SmartDok vil bidra til å effektivisere og forenkle administrative prosesser, samt gi muligheter for mer detaljerte rapporterings-muligheter enn vi hadde tidligere. Vi ser også et potensiale i utarbeidelse av dokumentasjonsgrunnlag, bl.a. ved bruk av bilder med GPS posisjon, klokkeslett og dato, samt en mer effektiv bruk av avviksrapportering, sier Corneliussen.

Med 30 ansatte i sving, 10 gravemaskiner, 3 lastebiler, 1 krokbil og flere dumpere i drift er det nok å holde orden på for administrasjonen. Men med SmartDok kan en få full oversikt over maskintimer og service, og oversikt over hvilket prosjekt maskinene og de ansatte er på til en hver tid. Å ha en slik oversikt gir VG Maskin en stor konkurransefordel.

– Vi har også et tett samarbeide med Expert maskinutleie og Beck Maskin for innleie av maskiner. Vi kan derfor tilby våre kunder bruk av hensiktsmessige maskiner for de fleste typer arbeidet.

VG Maskin er også i gang med sertifiseringprosesser. Også her kan SmartDok bidra.

– Nå skal vi snart i gang med en prosess for å bli miljø-sertifisert. I første omgang tar vi sikte på å bli sertifisert iht Miljøfyrtårnet. På sikt ønsker vi å se på sertifisering etter ISO14001. De mange rapporterings-mulighetene som ligger klare i SmartDok tror vi kan hjelpe oss i denne prosessen, og dermed bidra til en hurtigere – og muligens forenkle – implementering av et miljøstyringssystem, sier han til slutt.