Nå er tiden inne for å komme i gang med MEF sitt nye HMS/KS-system, SmartMEF.

MEF anbefaler alle sine medlemmer å ta i bruk det nye HMS/KS-systemet som erstatter dagens KSMEF. SmartMEF inneholder alle skjemaene og malene du er vant med, men i et smartere system og mye enklere å bruke.

Fra 31. mars 2023 vil det ikke være mulig å opprette nye prosjekter i det gamle KSMEF-systemet.

– Vi håper alle MEF-medlemmer nå har fått med seg at SmartMEF er godt på vei til å avløse KSMEF. Dette er et system som passer både for små og store bedrifter, og vi nærmer oss nå 1000 medlemmer som har tatt i bruk SmartMEF. Tilbakemeldingene så langt har vært gode, sier Egil Kvingedal, fagsjef for klima og miljø i Maskinentreprenørenes Forbund (MEF).

– Dette blir et steg inn i fremtiden for å kunne ha et overordnet system i bedriften, styre prosjekter og dele informasjon, alt med tanke på kvalitet og HMS.

– SmartMEF inneholder et stort mal-bibliotek med dokumenter, rutiner og skjemaer. Her ligger det samsvarserklæringer mot internkontroll, sentral godkjenning, Miljøfyrtårn, ISO 9001, ISO 14001 og ISO 45001, for å nevne noe, fortsetter Kvingedal.

– Med mulighet til å tilpasse denne dokumentasjonen til slik bedriften har det, blir veien til sertifisering/godkjenning lettere. Men det holder ikke bare å tilpasse dokumentasjonen; systemene må også implementeres ut i bedriften om det skal ha en god verdi. Å formidle dokumentasjon ut til de ansatte via SmartMEF vil også bidra til å gjøre implementeringsjobben lettere, sier han.

Kvingedal forklarer at selv om det er SmartDok som er leverandør av SmartMEF-plattformen, skal MEF fortsatt vedlikeholde og videreutvikle SmartMEF, både når det gjelder løsninger, rutiner og skjemaer.

– MEF har etablert et godt supportteam landet over, hvor medlemmene kan få gode råd om hvordan de kan bygge systemene, og hvordan de kan etablere prosjekter med rutiner og tilhørende skjemaer. Vi har også holdt introduksjonskurs om SmartMEF over hele landet, og dette vil vi fortsette med så lenge behovet er der, sier han.

Bruker du allerede HMS/KS Pro i SmartDok og er MEF-medlem, kan du ta i bruk SmartMEF kostnadsfritt. Det eneste du trenger å gjøre er å aktivere SmartMEF. Aktivering gjør du gjennom denne linken.

Dersom du har bedriftstilpassede Word-dokumenter i KSMEF som enten er relativt få eller utdaterte, så anbefaler vi og MEF at dere heller bedriftstilpasser de oppdaterte dokumentmalene som nå ligger klare direkte i SmartMEF. Dette vil da også kunne være starten på din årlige revisjon.

Har du imidlertid et større antall oppdaterte bedriftstilpassede Word-dokumenter som du ønsker å ta med videre inn i SmartMEF, kan dette ordnes via en egen importfunksjon.

Er du MEF-medlem og ønsker å fortsette og bruke deres HMS/KS-system, men ikke har SmartDok? Ingen problem, vi hjelper deg i gang og sørger for at du fortsatt har tilgang til MEFs HMS/KS-system, nå i ny drakt og mye mer brukervennlig. Ta kontakt med oss her for demo eller mer informasjon på SmartMEF.

For å kunne bruke SmartMEF må du være MEF-medlem.

Vi anbefaler alle å søke medlemskap i MEF. Fordelene er mange, blant annet advokatbistand, handelsavtaler og tilgang på relevante dokumenter og skjemaer via SmartMEF. Søk om medlemskap her!

Når medlemskapet er på plass kan du komme i gang med SmartMEF og SmartDok.

Om du ikke ønsker eller ikke kan få medlemskap i MEF, så kan du ta i bruk vårt HMS-system i SmartDok, som inneholder mye av den samme funksjonaliteten som SmartMEF, men uten MEF sine oppdaterte skjemamaler og dokumenter.

Bestill vårt HMS-system her!

SmartMEF er MEF sitt HMS/KS-system utviklet for MEF sine medlemsbedrifter og er et ledd i en felles satsing på kvalitetssikring og HMS. SmartMEF inneholder MEF-skjemamaler, MEF-dokumentmaler, bedriftstilpassede dokumenter fra KSMEF, SJA, RUH, bildedokumentasjon og dokumentsenter.

MEFs fagsjef for klima og miljø, Egil Kvingedal er glad for at medlemmene nå kan få tilgang til det nye systemet.

– Det er gledelig å endelig være i gang med å kunne tilby SmartMEF til medlemmene. SmartDok har gjennom det siste halvannet året jobbet hardt sammen med MEF for å komme dit vi er nå, sier han.

Enn for MEF, hva betyr det for dere?

– For MEF betyr dette at vi kan fortsette med å opprettholde et tidsriktig tilbud om et malsystem innenfor KS, HMS og systemsertifiseringer til vår medlemmer.

Enn for medlemmene av MEF?

– Det å ha et verktøy som SmartMEF betyr trygghet for medlemmene. I dette verktøyet finnes det maldokument og funksjoner som gjør at en enkelt kan bygge opp og tilfredsstille kravene til dokumentasjon enten gjennom myndighetskrav, egne krav eller krav fra oppdragsgiver i prosjekter. Dette er med på å skape en trygghet for både bedriften og de som er brukere av systemet ute på prosjektene.

Kom i gang med SmartMEF her!

Tidligere var KS-systemer ofte en ringperm på brakka som inneholdte skjemaer som i beste fall ble fylt ut med kulepenn.

Rapportering direkte og live fra arbeidsstedet skaper kvalitet og tryggere arbeidsplasser, sier kommunikasjonssjef i MEF Fredrik Tronhuus.

– MEF har lenge hatt eget medlemstilbud til medlemmene innenfor HMS/KS, og i 2022 har vi fått på plass en moderne løsning på HMS/KS levert gjennom SmartDok, kalt SmartMEF.

– Dette sikrer og forbedrer hverdagen for våre entreprenører!

Anleggsbransjen er en bransje som har høy risiko. Det brukes tungt materiell, det er masser i bevegelse og risiko som må håndteres.

– Dette må også kunne dokumenteres – først og fremst for å unngå skader og dødsfall – men også for å kunne vise hvilke vurderinger som er gjort når uhellet først er ute. Og til læring for å unngå at hendelser gjentar seg, sier Fredrik.

Avslutningsvis sier Fredrik at det er en bransje som virkelig kommer til å merke at den digitale tidsalderen skyller inn over seg.

– Da er vi avhengig av å ha med oss teknologer som forstår våre behov, og sikrer at vi har de verktøyene vi trenger med robuste og sikre løsninger.

Har du lyst til å komme i gang med SmartDok sin smarte løsning? Les mer her!