Umeå Entreprenad AB har lykkes med å implementere digital timeregistrering gjennom å involvere hele organisasjonen
Endringsledelse og evnen til å implementere nye rutiner, ny teknologi og nye prosedyrer er et hett tema om dagen. For byggenæringen er bruk av nye teknologier som BIM og Lean på rask fremmarsj, mens aksept til konvertering ofte er en utfordring.
Umeå Entreprenad AB begynte nylig å bruke et digitalt verktøy for å effektivisere administrasjonen rundt sine prosjekter og oppnå større presisjon i hele selskapet. Den viktigste strategien for å lykkes var å overvinne motstand mot endring i organisasjonen.
Involverte alle
Selskapet valgte å involvere alle de om lag 70 ansatte i endringsprosessen. Mange bedrifter mislykkes ofte med innføringen av endringer, men i Umeå Entreprenad AB var de helt klare på at de måtte få med hele organisasjonen til å se verdien av de nye prosedyrene med egne øyne.
Valget av system falt på norske SmartDok som i dag er markedsledende innenfor bygge- og anleggsbransjen.
– Når vi i ledelsen besluttet å anskaffe SmartDok utnevnte vi først 10 personer som vi visste var i favør av å bruke et nytt system, en slags startgruppe. Deres oppgave var å teste systemet i feltet, og å oppdage eventuelle tilpasninger som kan være nødvendig for å bli ferdig før resten av de ansatte ville starte med systemet, sier Helena Fischer som er er økonomi- og personalansvarlig i selskapet.
Workshop i bedriften
Deretter utførte selskapet en workshop med alle ansatte i bedriften.
– Under workshopen fikk alle muligheten til å høre om bakgrunnen for gjennomføringen, slik at alle skulle bli kjent med prosessen og motivet bak endringen, forteller hun.
– Arbeiderne fikk dermed se og prøve selv hvor mye lettere hverdagen ville bli med et slikt system. Å kunne selv se sine timer på en ukentlig eller månedlig basis og forstå verdien av rapportere timer hver dag og dermed bli mer effektiv, sier Helena.
En svært moderne timeplan altså.
Etter implementeringen er Helena dypt imponert over hvor mye lettere hverdagen har blitt.
– Vi er rett og slett imponert over hvor mye bedre prosjektoppfølgingen nå fungerer. Det er aldri noen tomme felt i prosjektbeskrivelsen , og fordelen av å bruke systemet overgår alle forventninger, sier hun.
Les hele saken om hvorfor Umeå Entreprenad lyktes så godt i å implementere et digitalt system i sin bedrift.
