– Vi i Aktiv Veidrift bruker HMS/KS (Sjekkliste)-modulen i SmartDok til primært to ting; Vi dokumenterer i forhold til krav som er satt av oppdragsgiver, og bruker datafangsten som fakturagrunnlag, sier prosjektleder Niclas Persvik i Aktiv Veidrift AS.

Aktiv Veidrift AS er en entreprenørbedrift som arbeider med det meste innen utenomhusanlegg. Firmaet ble etablert i 2002 og fremstår i dag som en meget solid bedrift med 60 ansatte, og tar på seg mange forskjellige typer oppdrag, alt fra private stikkledninger og drenering av hus, til store vei- og VA-prosjekter i 40-millionersklassen.

En fellesnevner for alle disse oppdragene er at de har en oppdragsgiver som forventer kvalitet. Aktiv Veidrift har i den sammenheng tatt i bruk en digital løsning for å dokumentere kvaliteten på arbeidet som blir gjort.

Store krav til kvalitet

– Byggherrer i dagens marked stiller høye krav til kvalitet. Med HMS/KS-modulen i SmartDok dokumenterer vi hele tiden kvaliteten av arbeidet vi gjør. Dette i henhold til det byggherren ønsker at vi skal dokumentere, sier Niclas.

– Vi dokumenter da for eksempel arbeid vi gjør med kabelgrøfter, komprimering av vei-oppbygging, utgraving av trau, legging av vannledninger, setting av kommer og slike ting.

Hvordan opplever brukerne av systemet å dokumentere dette?

– Vi opplever at våre ansatte synes det er lettvint i bruk, sier Niclas.

Modulen er allsidig, og gjenbruk av skjemaene på forskjellige prosjekt er en stor fordel.

– Skjema- og bildemodulen brukes til alt fra avvik til generell prosjektdokumentasjon. I skjemamodulen bygger vi til hvert prosjekt opp en prosjektspesifikk databank, med kun de nødvendige skjemaene som skal benyttes i prosjektet. Vanligvis er skjemaene «Loggbok for arbeidsvarsling», «komprimeringskontroll», «Rørlegging i grøft» «RUH» «Montering av kum» å finne i hvert prosjekt, for å nevne noen, avslører Niclas.

Skjema- og bilde som fakturagrunnlag

En skjema- og bildemodul kan også brukes opp mot faktura.

– Videre er det slik at datafangsten også kan brukes som fakturagrunnlag på poster i anbudsbeskrivelsen, noe som medfører at vi i offentlige anbud kan få ut en høyere mengde av en gitt post, basert på enkel og god dokumentasjon via SmartDok.

Niclas kommer så med et eksempel;

– I et anbud så kan det ligge en beskrivelse over et antall med trær som skal felles. Vi har da opprettet en enkel sjekkliste der den som feller et tre dokumenterer med et bilde før og etter operasjonen, og kvitterer ut at en har felt treet. På den måten kan vi skape mer verdier i anbudene som ligger der, og tjene penger på å dokumentere i stedet for å tape penger på grunn av at man gjør en jobb gratis for noen, forteller Niclas

Til slutt, hvordan gjorde dere dette før dere tok i bruk SmartDok?

– Før ble dette gjort for hånd, med manuelle lister på papir. Bilder måtte fysisk legges inn på server for at de skulle bli registrert, sier han.

Aktiv Veidrift bruker i dag følgende moduler i SmartDok: Timeregistrering, Massetransport (Vareforbruk), Maskiner, Verktøy, HMS/KS, Byggekortleser, Kompetanseoversikt og Ressursplanleggeren.

Bruker ressursplanlegger

– Vi bruker ressursplanleggeren til å fordele de interne ressursene til prosjektene vi har opprettet i SmartDok. På bakgrunn av det vi planlegger, kan den enkelte ansatte gå inn i Appen, og se hvilke prosjekt han/hun skal jobbe med den kommende uken. Vi legger også inn ferie/avspasering, slik at vi kan justere mellom prosjektene for å holde produksjonen oppe, sier han til slutt.