SmartDok Dokumentsenter

En kort gjennomgang av SmartDoks Dokumentsenter

Dokumentsenter lar deg laste opp og dele filer internt i ditt firma. Du har ingen begrensninger på hvilke typer filer som kan lastes opp. Organisér filene i mapper og bestem hvem i firmaet som skal ha tilgang!

Dokumentsenteret er først og fremst prosjektfokusert, der hvert enkelt prosjekt har egne mapper som utgangspunkt for fildeling med dine kolleger. Et såkalt Prosjekthotell.

Når det gjelder lagring av filer så bruker vi en tredjepart, og de ligger lagret separat for hver konto i SmartDok. All trafikk mellom datamaskin og servere er kryptert og kan ikke leses av andre. Filene lagres på et datasenter i Europa.

Hvor finner du dokumentsenteret?

Dokumentsenter-sidenDokumentsenter
Det er flere måter å navigere seg frem til de ulike lagringsområdene.
Vi har forsøkt å samle alle under menypunktet “Dokumentsenter” i hovedmenyen.

Prosjekt
Det er også lagt inn en egen fane for Dokumentsenter når en er på prosjektets dashboard eller på detaljene for et prosjekt. Klikker du deg inn på denne vil du se mapper og filer tilknyttet dette ene prosjektet.

Maskin
På maskinoversikten vil du finne knappen «Dokumenter”. Klikker du deg inn der vil du se mapper og filer tilknyttet hver enkelt maskin.

Offentlige webadresser

Det er viktig å huske på at Dokumentsenteret ikke er ment for lagring av sensitive personopplysninger (legeerklæring, medarbeidersamtale, etc.), da det ikke er omfattet i vår databehandleravtale. Ta gjerne kontakt med oss dersom du har spørsmål rundt dette.

Det er kun en administrator som kan opprette lagringsområdet for bedriften din. Når lagringsområdet er opprettet settes rettighetene på området automatisk til standard tilgangsrettigheter. Man kan angi en egendefinert tilgang på roller eller brukernivåer på mapper og filer dersom man har skriverettigheter.

Lagring og GDPR

Alle filer og mapper i SmartDok sitt Dokumentsenter kan gjøres offentlig tilgjengelig gjennom en eller flere webadresser.

Vi har valgt å kalle dette en offentlig webadresse fordi alt man trenger for å se innholdet i ditt Dokumentsenter er selve webadressen. Har man denne har man tilgang til å lese. En webadresse kan deles uten at du som administrator eller prosjektadministrator kjenner til dette, f.eks via e-post eller sms. Derfor har vi valgt å referere til disse webadressene som “offentlige”.

Tilgang

De eksterne webadressene gir tilgang til å se eller laste ned en fil, eller å se innholdet i en mappe. Gir webadressen tilgang til en eller flere mapper kan man fremdeles se og laste ned filer. Man kan ikke laste opp filer til dokumentsenteret gjennom en offentlig webadresse.

Enhver offentlig webadresse (lenke) kan deaktiveres. Da vil den ikke fungere for dem som har fått denne. Man kan aktivere en deaktivert lenke.

Appen

Dokumentsenter er en egen app. Det betyr at brukerne må laste ned en ny app fra Google Play Store eller Apple App Store. Appen er utviklet slik at man navigerer seg sømløst mellom SmartDok-appen og Dokumentsenter-appen.

For å finne, og laste ned Dokumentsenter appen anbefaler vi å oppdatere SmartDok-appen til den nyeste versjonen. Da vil man få et nytt menypunkt som heter «Dokumentsenter», som vil ta deg til nedlastingssiden.

Appene “snakker” sammen, så er du logget inn i SmartDok-appen vil du automatisk logges inn med rett konto på dokumentsenteret. Deretter er det sømløs overgang mellom disse to appene.

Firmahåndbøker og prosjekthåndbøker

Det er nå mulig for våre kunder å lage egne håndbøker i vår HMS Pro modul. Dermed kan du lage både prosjekthåndbøker og firmahåndbøker som kan aksesseres fra dokumentsenteret eller prosjektmenyen.

Se hvordan SmartDok kan gjøre din arbeidshverdag smartere