Vi har tatt en prat med utviklingssjef Mikal Johnsen om hva som skjer med dokumentsenteret
Vi traff Mikal på kontoret sitt i Alta der han sammen med resten av teamet jobber med utvikling av SmartDok. I dag skal han snakke om et av sine utviklerteam, Team Pulse. Team Pulse og har blant annet ansvaret for kompetanseoversikt, ressursplanleggeren, mannskapsliste med mer. Men i dag skal vi snakke med han om dokumentsenteret.
Modulen ble lansert høsten 2021 og har allerede blitt tatt i bruk av over 25% av kundene våre. Et produkt som tydeligvis har løst et behov.
– Jeg tror at dokumentsenteret kommer til å bli dokumentasjonsstedet for prosjektet.
– Vi jobber nå på prosjektet SmartMEF (Maskin Entreprenørenes Forbund) der vi skal levere kvalitetssystemet for MEF-kundene. Her vil dokumentsenteret spille en viktig rolle som lagringsplass for disse dokumentene.
Det vil også legges til rette for API til dokumentsenteret, noe som både vil kunne gi store muligheter eksternt og ikke minst internt.
– Et API vil kunne være viktig for de som for eksempel i dag bruker Sharepoint, og som ønsker å lagre dokumenter i dokumentsenteret. Det vil også åpne mulighet for å lagre skjema og sjekklister i samme løsning. Tenk på hvilke muligheter dette gir når en fortløpende kan dele for eksempel dokumenter, bilder, avvik med oppdragsgiver, sier Mikal.
På denne måten blir dokumentsenteret et nav for all dokumentasjon i bedriften, forteller Mikal.
30 GB startpakke
Noe du ønsker å poengtere angående produktet Mikal?
– Først og fremst ønsker jeg å trekke frem at dokumentsenteret kommer med grunnpakken i SmartDok, det vil si noe du ikke trenger betale ekstra for.
– I tillegg er det viktig å få frem at lagringsplassen er forholdsvis stor. Hele 30 GB får en fra start av, noe som skulle dekke selv den mest plasskrevende kunde, sier Mikal.
Dersom en skulle klare å bruke opp 30 GB, så er det ingen problem å utvide kapasiteten for sin bruker.
Produktet er enda i beta-versjon
Selv om dokumentsenteret har blitt tatt i bruk av mange selskaper er det enda i beta-versjon. Det vil si at modulen er mulig å ta i bruk og vil gi verdi for kundene, men at det vil kommer mer funksjonalitet fremover.
– At noen enda sitter på gjerdet og venter er naturlig. Dokumentsenteret er enda i beta-versjon, og det er enda noen funksjoner som ikke er lansert, samt at vi jobber med å høste erfaringer fra kundene som bruker det.
Det å kunne lagre dokumenter og gjøre de lett tilgjengelig til brukere blir stadig viktigere, og Mikal mener ingen trenger være redd for å ta bruk modulen.
– Det er ingen grunn til å være redd for å ta det i bruk allerede i dag. Funksjonaliteten som allerede er der vil kunne gi stor verdi for alle som ønsker å dele dokumentasjon, legger han til.
Dokumentsenter PRO
Mange har nok fått med seg at det også er nevnt en PRO-versjon av produktet.
Hva vil en slik versjon inneholde?
– Vi ser for oss enda større lagringsplass og versjonering av filer. Det vil si at en kun trenger å forholde seg til en link av et dokument, selv etter at dokumentet er oppdatert.
– Av andre ting som kommer er lesebekreftelse og opprettelse av eksterne brukere, forteller Mikal.
Vi regner med å ha mer informasjon om dette senere i år.
Mer funksjonalitet kommer
Så hva er det brukerne av modulen kan vente seg fremover?
– Det vil komme funksjonalitet for å administrere lagringsplassen, og bedre mulighet for å kunne eksportere filer og mapper. For eksempel laste ned et helt prosjekt til dropbox, drive, onedrive med mere.
Han legger til at slike ting vil selvsagt være med i grunnmodulen.
Andre funksjoner er noe en undersøker mulighetene for å implementere, som for eksempel godkjent lagringssted for Office365 eller lignende tjenester.
Mikal kan også røpe at teamet hans også forsker på QR-koder.
– Vi har testet QR-kode funksjonalitet. For eksempel kan en ha en egen QR-kode knapp i systemet der en laster ned en QR-kode med ferdig link til dokumentet. Tenk deg hvor enkelt det ville være for en maskinfører ute i felten som trenger å finne brukermanualen til maskinen kjapt!
Det blir spennende å se hva Team Pulse leverer i tiden som kommer.
