I en moderne bygge- og anleggsbransje er mengden dokumentasjon enorm. Tegninger, avtaler, HMS-prosedyrer, sjekklister, bilder, FDV-dokumentasjon, sertifikater – listen er lang. Uten et robust system kan jakten på riktig dokument i riktig versjon bli en tidkrevende og frustrerende affære, med potensielt kostbare feil som resultat. 

SmartDoks Dokumentsenter er designet for å løse nettopp denne utfordringen. Det er ikke bare en skylagringstjeneste, men en integrert del av SmartDok-plattformen som gir struktur, versjonsstyring, tilgangskontroll og muligheten til å knytte dokumenter direkte til der de hører hjemme – enten det er prosjekt eller maskin.

La oss dykke ned i kjernefunksjonaliteten som gjør Dokumentsenteret til et uunnværlig verktøy.

Grunnlaget for et effektivt dokumentsenter er en logisk og konsekvent mappestruktur. Å dumpe alle filer i én mappe er uholdbart. Dokumentsenteret i SmartDok gir deg verktøyene til å bygge en struktur som passer din bedrifts behov.

• Hvordan det fungerer: Du kan opprette hovedmapper og et ubegrenset antall undermapper, akkurat som på en vanlig datamaskin. Dette lar deg organisere dokumenter på en måte som er intuitiv for dine ansatte.
• Beste praksis og eksempler:
  • Prosjektbasert: Mange velger å ha en hovedmappe for hvert prosjekt, med undermapper for ulike dokumenttyper.
  • Dokumenttypebasert (generelt): For felles dokumenter kan en struktur basert på type være nyttig.
  • Konsistens: Det viktigste er å etablere en konsekvent struktur som brukes på tvers av alle prosjekter og avdelinger. Bruk klare og beskrivende mappenavn. Vurder å lage en firmastandard eller malstruktur.
• Fordeler: En god struktur gjør det dramatisk mye raskere å finne frem til riktig informasjon, reduserer dobbeltlagring og sikrer at alle jobber med samme utgangspunkt.

Å jobbe med utdaterte tegninger eller prosedyrer kan føre til alvorlige feil på byggeplassen. Versjonskontroll er kritisk for å sikre at alle alltid har tilgang til den nyeste, godkjente versjonen av et dokument.

• Hvordan det fungerer: Når du laster opp en ny versjon av et dokument med samme filnavn gjennom nedtrekksfunksjonen «Last opp ny versjon», arkiveres den gamle fila i versjonshistorikken, og den nye versjonen blir den gjeldende.
• Sporbarhet: Du kan enkelt se historikken til et dokument – hvem som lastet opp hvilken versjon og når. Dette er uvurderlig for kvalitetssikring og eventuell feilsøking.
• Fordeler: Reduserer risikoen for feil ved å sikre at kun den siste gyldige versjonen er lett tilgjengelig. Det gir full sporbarhet på dokumentendringer, noe som ofte er et krav i kvalitetssystemer og ved revisjoner.

Ikke all informasjon skal være tilgjengelig for alle. Kontrakter kan være konfidensielle, mens HMS-prosedyrer skal være tilgjengelige for alle ute i felt. SmartDok Dokumentsenter gir deg oversikt over hvem som har tilgang til hva.

• Hvordan det fungerer: Tilgang styres vanligvis basert på brukerroller eller grupper definert i SmartDok. Du kan sette ulike rettigheter (f.eks. lese, skrive, ingen tilgang) per mappe eller potensielt per enkelt dokument. Dette sikrer at ansatte kun ser og kan endre de dokumentene som er relevante for deres rolle og arbeidsoppgaver.
• Eksempler på bruk:
  • Gi alle feltarbeidere lesetilgang til mappen.
  • Gi kun prosjektledere og administrasjon skrivetilgang til mappen.
    
• Fordeler: Sikrer konfidensialitet, reduserer risikoen for uautoriserte endringer, og gjør det enklere for brukerne ved at de kun ser relevant informasjon. Viktig for å etterleve personvernregler (GDPR) og andre samsvarskrav.

Styrken til et integrert system som SmartDok ligger i muligheten til å koble informasjon sammen. Dokumentsenteret lar deg ikke bare lagre filer, men aktivt knytte dem til relevante objekter i systemet.

• Hvordan det fungerer:
  • Til prosjekter: Dette er den mest grunnleggende koblingen. Dokumenter som lastes opp via prosjektmodulen, eller som organiseres i prosjektspesifikke mapper i Dokumentsenteret, blir direkte tilgjengelige fra prosjektoversikten. Dette samler all prosjektdokumentasjon på ett sted.
  • Til maskiner/utstyr: Bruksanvisninger, samsvarserklæringer, servicehistorikk, vedlikeholdsrapporter eller maskinspesifikke sjekklister kan lastes opp og knyttes direkte til den aktuelle maskinen eller utstyrsenheten i Maskinregisteret. Dette gjør viktig teknisk dokumentasjon lett tilgjengelig for både operatører og vedlikeholdspersonell.
• Fordeler: Denne kontekstualiseringen er ekstremt kraftfull. I stedet for å måtte lete i en generell mappestruktur, finner brukeren relevant dokumentasjon direkte der den trengs – enten de ser på et prosjekt, en ansattprofil eller detaljene for en gravemaskin. Dette sparer tid og sikrer at riktig informasjon brukes i riktig sammenheng.