I en bransje preget av tøff konkurranse og høye krav til effektivitet, er det viktig å ha verktøyene som gjør at man kan levere prosjekter til riktig tid, riktig pris og med høy kvalitet.

Hole Graveservice, et familiedrevet entreprenørselskap med 21 ansatte, har funnet sin løsning i SmartDok og Tripletex.

På kontoret sitt treffer vi Jørgen Lærum, anleggsleder i Hole Graveservice. Han forteller om en hverdag som tidligere var preget av papirbunker, manuelle prosesser og tidkrevende oppgaver. Med overgangen til SmartDok og Tripletex har de oppnådd en helt ny grad av effektivitet og kontroll.

– Nå har vi full oversikt over timer, kostnader og dokumentasjon i sanntid, uansett hvor vi er. Det sparer oss mye tid og penger.

– Det å få tilgang til all informasjonen når du trenger den, og få behandlet den og fordelt dem på riktige steder. Det er nøkkelen til å få med seg pengene i prosjektet, forteller Jørgen.

Hole Graveservice ble startet i 1985 av Jørgens far, Dagfinn Lærum, som ennå er aktiv i selskapet. I dag har selskapet kontor på Rud i Bærum, og tar på seg oppdrag i store deler av Østlandet.

– Jeg startet som gravemaskinsjåfør i Hole Graveservice som lærling. Senere kjøpte jeg og Sondre Breivik oss inn og ble med i den daglige driften, forteller Jørgen.

Selskapet håndterer små og mellomstore prosjekter, både private og offentlige, med fokus på avløp og næringsbygg. I 2023 omsatte de for rundt 65 millioner kroner.

– Akkurat nå er det mest trykk på underentrepriser for totalentreprenører på skoler og barnehager, sier Jørgen.

Pålitelighet og grundig oppfølging av prosjekter har gitt dem gjentatte oppdrag fra fornøyde totalentreprenører.

– Vi skal levere prosjekter som våre kunder er fornøyde med. Vi skal være pålitelige og følge alle kvalitets- og HMS-krav, og selvsagt må vi tjene litt penger på det vi driver med.

Høy kvalitet og pålitelighet starter med dyktige medarbeidere, både ute i felt og på kontoret. Og skor en disse menneskene med digitale systemer som gjør hverdagen mer effektiv har en funnet veien til suksess.

– Heldigvis har vi begge deler, sier Jørgen.

Å dokumentere utført arbeid med bilder er avgjørende, både for bedriften og kundene. SmartDok-appen forenkler denne prosessen betraktelig, da bildene automatisk merkes med sted, tid og eventuell vegreferanse.

– Det jeg bruker aller mest, er å ta og lagre bilder direkte knyttet til prosjektet. Dette gir meg en unik oversikt over fremdriften, forteller Jørgen.

Som anleggsleder har han enkel tilgang til all dokumentasjon, både via mobil og PC.

– En annen stor fordel er at vi slipper å fylle opp våre private fotoalbum med hundrevis av bilder av for eksempel vannkummer, sier han med et smil.

Også kvitteringer håndteres enkelt. Jørgen demonstrerer hvor raskt det er å ta bilde av kvitteringer i Tripletex-appen, og dermed unngå et kaos av kvitteringer i privat regi.

– Hvis vi for eksempel er ute på julebord, betaler jeg bare og tar bilde av kvitteringen. Så kjører jeg et oppgjør på alt sammen til slutt.

– Jeg liker å holde telefonen min så ren som mulig, om du skjønner?

Som anleggsleder er det ofte behov for å vise frem fakturaer eller annen prosjektdokumentasjon ute på prosjektet.

– Da er det supert å ha alt tilgjengelig på telefonen. Jeg har tilgang til all informasjon når som helst, og det fungerer veldig bra.

Å sjonglere mellom mange systemer, ofte med apper som ikke er tilpasset feltarbeid, kan være tidkrevende og direkte ulønnsomt for en maskinentreprenør som er avhengig av å se daglig fremdrift.

Hole Graveservice har derfor bevisst redusert antall systemer til et minimum, og valgt løsninger som er skreddersydd for maskinentreprenører.

Jørgen setter stor pris på at MEFs KS-system nå er integrert i SmartDok og blitt mer brukervennlig. Det sparer ham og hans medarbeidere for enda et system å forholde seg til.

– I SmartMEF finner jeg alle malene for skjemaer og sjekklister jeg trenger. I tillegg bruker vi stoffkartotek og registrerer avvik i SmartMEF, det er superenkelt!

– Gutta er veldig fornøyde med at de kun trenger to apper på telefonen: Tripletex og SmartDok. Da er man godt rustet for det man trenger!

En nøkkelfaktor for å oppnå god prosjektkontroll er å ha systemer som snakker sammen. Integrasjonen mellom SmartDok og Tripletex gir en unik mulighet til å følge prosjektets økonomi i sanntid.

– Det jeg synes er fint med det, er at du får kostnadene på lønnskostnader og varekostnader direkte inn på prosjektet ditt. Du kan på en måte følge økonomien i prosjektet live, forklarer Jørgen.

Denne live-oversikten er avgjørende for å sikre at prosjektet holder seg innenfor budsjett og kalkyler. Ved å ha prosjekt og timer synkronisert mellom systemene, spares det tid og man kan raskt fange opp avvik.

– Hvis det plutselig drar ut noe veldig på timer, er det lett å finne ting som ikke skulle vært med, eller ting som er utført som man ikke har betalt for og som man kan få oppgjør for i ettertid.

Timeregistreringen forenkles ved at hver enkelt medarbeider fører timer daglig i SmartDok og skriver en kort rapport om hva de har gjort på prosjektet. Dette gir en oversikt over timeforbruk i forhold til kalkyler, og kostnadene oppdateres automatisk.

– For min del er det viktigste med timeverk at du har oversikt over hva du har gjort, hvor mange timer du har brukt i forhold til planlagt, og hvordan det er kalkulert, forteller Jørgen.

Noe Jørgen ønsker å trekke frem er muligheten for å se en live oppdatering på hva hver anlegg- og prosjektleder omsetter for. Denne oversikten får han i Tripletex basert på data han får inn via Tripletex og SmartDok.

– Det skaper litt sunn konkurranse mellom de forskjellige anlegg- og prosjektlederne i selskapet. De synes det er litt kult, sier han med et smil.

Når Jørgen ikke er inne på kontoret er han ute på et av selskapets flere prosjekter. Han fordeler tiden sin likt mellom å være ute i felt og på kontoret.

– Jeg er mye ute på prosjekt og følger opp produksjonen. Resten av tiden er jeg på kontoret, og dokumenterer og kommuniserer med kunder og byggherrer, forklarer han.

Med digitale verktøy som SmartDok og Tripletex blir det enkelt å kombinere praktisk arbeid med administrative oppgaver. Jørgen har alltid tilgang til oppdatert informasjon, uansett om han er ute på prosjektet eller inne på kontoret. Dette kommer både kunden og Hole Graveservice til gode!