Lesebekreftelser gir deg en fullstendig oversikt over hvem som er oppdatert på HMS-informasjon, og sikrer at alle er bevisste på sitt ansvar for et trygt arbeidsmiljø.
I det systematiske og kontinuerlige HMS-arbeidet i din bedrift er kommunikasjon, bevisstgjøring og ansvarliggjøring viktige elementer
I den forbindelse er det blant annet nødvendig å kunne dokumentere og spore at ansatte har mottatt og lest viktig informasjon.
For å gjøre denne prosessen enklere og mer oversiktlig har SmartDok lesebekreftelser. Vi fortsetter å videreutvikle denne funksjonen for dokumenthåndtering. Du har tidligere kunnet be om en lesekvittering i HMS-håndboka, men nå utvider vi funksjonen betydelig: Du kan nå også opprette lesebekreftelser for filer og dokumenter i Dokumentsenteret. Lesebekreftelser kan opprettes både på prosjekt- og bedriftsnivå.
Lesebekreftelse-forespørselen sendes som en push-varsling i SmartDok-appen til mottakerne du velger, og de mottar også e-post om dette.
Hvem kan opprette lesebekreftelser?
Alle med rollen bas, prosjektadministrator og administrator vil kunne opprette lesebekreftelser på håndbøker og filer de har tilgang til.
Hvordan lager jeg en forespørsel om lesebekreftelse?
Enten du er i lesemodus på et dokument i en håndbok, eller direkte i filvisningen i dokumentsenteret så vil du kunne finne en Mer-knapp (tre prikker) som gir deg valget «Be om lesebekreftelse».
I neste vindu kan du velge å legge inn en tidsfrist og en beskrivelse av hvorfor dette dokumentet skal leses. I tillegg kan du filtrere ut og velge det rette utvalget av ansatte før du sender forespørselen
Mange funksjonaliteter
- Det er mulig å opprette lesebekreftelse på hele håndbøker, eller på enkeltinnhold i disse.
- Du kan også opprette lesebekreftelse på alle typer dokumenter som ligger lagret på firma- og prosjektnivå i Dokumentsenteret. Lesebekreftelser støtter alle filtyper!
- Det er mulig å justere på tidsfristen til en lesebekreftelse, f.eks. om du legger nye personer til, eller bare ønsker å utvide tidsfristen.
- Du kan enkelt purre på mottakere som ennå ikke har lest og bekreftet. Dette gjøres via sidepanelet i oversikten over lesebekreftelser.
- Det er også mulig å slette lesebekreftelser (vil logges i SmartDok hendelseslogg med tidspunkt, hvem som slettet samt en beskrivelse av hvorfor den ble slettet). Dette vil også medføre at det ved behov blir mulig å slette håndbøker som har lesebekreftelser tilknyttet seg.
- Mulighet for å lese og bekrefte innhold fungerer like godt via SmartDok-appen som på web.
Hvordan lager jeg en forespørsel om lesebekreftelse? Gå inn i lesemodus på håndboken, og finn fram til det rette dokumentet. Trykk på Mer-knappen og velg “Be om lesebekreftelse”.
