Med SmartDok har driftsavdelingen klart å synliggjøre effektiv ressursbruk for politikerne i kommunen.

Kenneth André Johannessen er driftssjef i Loppa kommune, og jobber mest med det administrative, som innebærer personalansvar, styring av ressurser, og en del saksbehandlinger ut mot de lovverkene vi forvalter.

– I min jobb så er det viktig å få synliggjort hvor jeg bruker ressursene, og hvor er det behov for flere ressurser?

Grunnen til at Kenneth er så fokusert på ressursbruken for avdelingen hans er for for å skåne innbyggerne i kommunen for unødige kostnader.

– Vi ønsker at vår ressursbruk skal være effektiv. Vi ønsker ikke belaste våre innbyggere med unødige kostnader. Derfor har vi tatt i bruk et verktøy som hjelper oss med å klare nettopp dette.

Loppa kommune tok i bruk SmartDok på bakgrunn av erfaringer fra bygge- og anleggsbransjen.

– For oss som er veldig papirbasert, går det utrolig mye tid og ressurser til å håndtere papirene. Vi er nå i en prosess der vi er nødt til å digitalisere oss i full skala, og da har og kommer SmartDok til å bli et nyttig verktøy.

– Vår rådmann som tidligere har jobbet på Sibelco på Stjernøya, brukte systemet der, og kunne argumentere for genialiteten i systemet. Dermed ble systemet anskaffet, forteller Kenneth.

– Det er også viktig for oss at brukergrensesnittet er enkelt og intuitivt. Skal en endre på rutinene så må det være enkelt for alle å komme i gang med.

– Appen og systemet er veldig enkelt å sette opp, og det krever lite teknisk bakgrunn for å ta det i bruk. Jeg bruker å si det slik; dersom du kan bruke Facebook, så kan du bruke SmartDok!

For en driftsavdeling i en kommune er det svært viktig å kunne presentere hva de bruker ressursene på, og ikke minst hvor er det ressursene behøves mest?

– Måten regnskapet og budsjettet er styrt kommunalt, i hvert fall hos oss, er at alt er fordelt på ulike ansvarsområder innenfor ulike funksjonskoder (kommunale standarder). Disse ansvarsområdene ønsker jeg å få synliggjort mer, og få presentert hvor jeg bruker ressursene mest og hvor det er behov for flere ressurser, fortelle han.

Og det er nettopp her at det digitale datafangst-systemet SmartDok har vært det perfekte verktøyet.

– SmartDok har vært et genialt verktøy for å kunne synliggjøre behovene vi har på de ulike områdene, og ikke minst synliggjøre dette til politikere. Spesielt når en må be om mere midler til å få styrt organisasjonen og avdelingen mer effektivt, da er det viktig å kunne ha dokumentasjon å vise til.

– Det er jo kommunestyret som er det øverste organet. Administrasjonen, som er oss utøver det kommunestyret sier vi skal gjøre. Noen ganger ser jeg et behov for å få flere ressurser for å kunne utøve akkurat det kommunestyret ber om, eller komme med ideer hvordan vi kan forbedre prosessen.

– Jeg må hele tiden hente deres aksept dersom vi ønsker å bruke penger utenfor det som allerede er budsjettert, og da er jo SmartDok helt genialt for meg.

Med SmartDok får Kenneth en bedre oversikt og kan kjøre en mer økonomisk styring av ressursene og lønnskostnadene inn på de ansvarsområdene han faktisk bruker penger.

Kommunene har en del selvkostområder som skal drives etter et nullprinsipp. Typiske områder her er vann og avløp, renovasjon, feiing, slam, og havneområdet.

– Vi skal ikke profitere eller tape på noe. Alt dette skal drives etter et nullprinsipp. Ofte har en utgifter knyttet til disse ansvarsområdene. Kan jeg synliggjøre disse kostnadene på en bedre måte, så vil jeg også få et selvkostregnskap som er mye mer nøyaktig, og det er veldig viktig for vår del, da det handler mye om de kostnadene vi bruker ikke skal unødig bli belastet på innbyggerne, som tross alt betaler for de enkelte tjenestene, og der er SmartDok genial til å få den oversikten!

Loppa kommune opererer i dag med papirbasert avvikregistrering.

– Avviksregistrering i dag er tungvinte greier. Et avvik må først skrives inn på papiret, og så scannes inn, for så å bli sendt til meg. Problemet er at dette ofte ikke er søkbart. Vi har ingen metadata på det som kommer inn via et scannet dokument, og det blir vanskelig å kategorisere det i systemet. Det er veldig tidkrevende og lite effektivt.

Kenneth er klar på at fremtiden er digital, og at han allerede har verktøyet for å gjøre HMS arbeidet enklere.

– Jeg har fått et innblikk i SmartDok sin HMS pakke, og den ser helt utrolig bra ut. Der ligger det blant annet Sikker Jobb Analyse, Rapport om Uønskede Hendelser, fotodokumentasjon og avviksregistrering. Måten det var bygget opp på via mobilapp og PC, var egentlig skreddersydd for en kommune.

– I år har vi hatt en enorm snømengde og det har vært nødvendig for oss å dokumentere arbeidet til leverandørene av brøyting for kommunen. Papirbasert har dette vært et rent helvete. Dersom jeg skal gå til leverandøren av brøytetjenesten med et avvik på papir med uleselig håndskrift, som igjen er skrevet ut på printer, så kommer heller spørsmålet tilbake til meg om hva det er vi holder på med?

– Vi har utviklet en egen app for avviksregistrering knyttet opp mot snøbrøyting, vi har kalt appen «skitføre». Her kan driftsoperatører enkelt melde avvik ved å fylle inn informasjon i et enkelt, men begrenset brukergrensesnitt. Avviket kommer ferdig utfylt og klar for signering til administrasjonen for videresending til entreprenør. Da vi ikke har lagt enorme ressurser i den egenutviklede appen vår, ser vi at det finnes løsninger som er mer optimal og hvor vi slipper software maintenance. Men fortsatt en bedre løsning enn papirbasert avvikshåndtering innenfor brøytetjenester, forteller Kenneth.

– Men nå satser vi på å komme i gang med SmartDok. Vi trenger et skikkelig system for å ta vare på avvikene, og komme i gang med SJA, sier Kenneth til slutt.

Helt vest i Finnmark, helt nord i Norge ligger en liten kommune, blant alpine fjelltopper, under mektige isbreer, langt ute i havgapet. Med Lopphavet som transportvei og næringsgrunnlag, blikkstille speil eller frådende udyr. Som kommune i Norge har Loppa en geografi som byr på utfordringer, men også muligheter. Kommunen grenser til Troms fylke og Kvænangen kommune i sør, Alta kommune i øst og Hasvik kommune i nord.

Kommunen har litt i underkant av 1000 innbyggere hvorav halvparten bor i kommunesenteret Øksfjord, de resterende bor i mindre samfunn rundt Lopphavet.