Integrasjon mellom PowerOffice og SmartDok
Integrasjonen er for deg som ønsker en mer sømløs måte å jobbe på mellom disse to systemene og mulighet for å rapportere oftere inn til PowerOffice fra SmartDok.
Hva er målet med denne artikkelen?
Her får du:
- En kjapp overordnet beskrivelse av selve integrasjonen (hvilke muligheter har du, og hva du kan gjøre i integrasjonen)
- Forklaring på testing
- En beskrivelse av hvordan du oppretter grunndata, det vil si ansatte/lønnsarter/tillegg/prosjekter/aktiviteter
- Forklaring på hvordan maskiner og varer fungerer som produkter i PowerOffice
Integrasjonen kan gi følgende 4 ting
- Lik og sømløs grunndata der prosjekter, underprosjekter og aktiviteter er lik i begge system
- Overføre kostnader i prosjektregnskap i PowerOffice med data fra SmartDok i form av maskintimer og vareforbruk
- Oppdatere timer på ansatte fra SmartDok til time – og lønnsmodulen i PowerOffice
(som til slutt også blir kostnader i prosjektregnskap, men dette skjer i PowerOffice ved bruk av periodisering av timer, se link til dette her) - Overføre opprettede fakturagrunnlag fra SmartDok som da blir ferdige fakturaer i PowerOffice
(enkelte kunder av oss kan heller velge å bruke fakturaforslag i PowerOffice, men det er for de som kun fakturerer basert på lønnstimer i SmartDok og ikke bruker maskintimer)
Mastersystem
Det er PowerOffice som er mastersystemet i integrasjonen. Det vil si at prosjekter må opprettes, endres og avsluttes i PowerOffice, og deretter synkroniseres med SmartDok.
Oppretter du prosjekter og underprosjekter i SmartDok MÅ du manuelt opprette dem i PowerOffice – dette kan forårsake feilmeldinger hvis prosjektnummer-strukturen ikke følges. Vi anbefaler derfor å holde dere til PowerOffice på prosjektflyt.
Hva gjør integrasjonen?
Integrasjonen sender og mottar data til/fra PowerOffice. Den er laget for at du kan få samme oversikt i PowerOffice som du har i SmartDok. Dette er spesielt rettet mot de som ønsker å føre prosjektregnskap i PowerOffice.
For at integrasjonen skal fungere er det viktig at man har punkter på begge sider som data kan kobles til. For eksempel at man har samme ansatte i begge systemene. Under er et bilde over hva som må kobles til hva i det andre systemet.
Noe innhold må opprettes manuelt, mens noe kan hentes fra SmartDok til PowerOffice, og noe kan hentes andre vei. Alt fungerer ikke helt likt.
- Ansattnummer i SmartDok må matche ansattnummer i PowerOffice
- Navnet på lønnsarten må matche navnet på en timeart i PowerOffice
- Koden på tillegg/enhetstillegg i SmartDok må matche lønnartkoden på tillegget i PowerOffice
- Prosjekt/underprosjekt hentes fra PowerOffice og opprettes automatisk i SmartDok
- Maskiner og varer i SmartDok opprettes som produkter i PowerOffice
- Aktiviteter hentes fra PowerOffice og opprettes automatisk i SmartDok
Hva kreves det av deg som kunde?
Som du kanskje har fått inntrykk av så krever det nok mer «stram lineføring» i begge system, og man må også forsøke så godt man kan å følge de reglene som integrasjonen krever. Vi forstår at det kan være litt vanskelig å komme i gang siden det er en del som må settes opp, men om man følger oppsettet som vi har laget, kan vi garantere at integrasjonen fungerer slik den skal og du vil spare tid og få mer oversikt på to fronter 😊
Testing (validering)
Vi har laget en funksjon hvor du kan teste om du har fått all data til å matche i begge system, og du vil få en liste med hva som eventuelt mangler. Testing-funksjonen finner du i hovedmenyen på Integrasjoner –> PowerOffice –> Validering
Hvordan opprette grunndata
Ansatte
Som du ser i bildene nedenfor er ansattlista i SmartDok identisk med ansattlista i PowerOffice.
Lønnsart/timeart
Lønnsarter i SmartDok må være likt det som kalles Timearter i PowerOffice. Det er navnet på lønnsart og timeart som må stemme overens. Pass på at det er skrevet helt likt i begge systemene, og at store/små bokstaver også er like.
Man bruker begrepet “Lønnsart” i PowerOffice også, men disse skal være lik det som heter “tillegg eller enhetstillegg” i SmartDok, slik som f.eks. brøytetillegg, vakttillegg, smusstillegg osv. Dette kommer vi tilbake til litt lenger ned.
Tillegg/lønnsart
Tillegg eller Enhetstillegg i SmartDok må ha samme kode som tilleggene har under Lønnsart i PowerOffice. Typiske enhetstillegg eller tillegg kan være for eksempel vakttillegg, brøytetillegg, overtid osv.
Prosjekter
Prosjekter i SmartDok må være likt som prosjekter i PowerOffice. Her er det prosjektnummeret som må være det samme i begge systemer. Prosjekter som finnes i PowerOffice, men ikke i SmartDok kan bli automatisk laget.
Vær OBS på at prosjekter i PowerOffice må ha status som Pågår og fakturamåte Timer for at de skal opprettes automatisk i SmartDok.
PowerOffice er mastersystemet som vil si at prosjekter burde opprettes i PowerOffice først. Men når du kjører en datasynk vil prosjekter i PowerOffice med nummer som ikke finnes i SmartDok bli automatisk laget i SmartDok. Det vil si at om du har et prosjekt som heter det samme i begge systemer, men har forskjellig kode/nummer, vil det fortsatt bli laget et nytt prosjekt i SmartDok.
Så om du ikke ønsker duplikater av et prosjekt i SmartDok burde du sørge for at prosjektnummeret er det samme i begge systemer.
Prosjektdetaljer i SmartDok vil bli erstattet av detaljene man har i PowerOffice.
Som du ser på bildene nedenfor er prosjektlista i PowerOffice identisk med prosjektlista i SmartDok, fordi man da har synkronisert disse fra PowerOffice til SmartDok.
Maskiner (prosjektregnskap)
Maskiner i SmartDok skal samsvare med produkter i PowerOffice. Og da er det internnummeret på maskinen i SmartDok som må være samme som produktnummeret i PowerOffice.
Så dersom du ønsker å overføre maskintimer til prosjektregnskap i PowerOffice, så må du passe på at riktig maskin i SmartDok blir overført mot riktig produkt i PowerOffice.
Dersom maskinen/produktet ikke finnes i PowerOffice, så vil den bli opprettet som et nytt produkt i PowerOffice.
Obs! For å kunne automatisk lage maskiner som produkter i PowerOffice må de ha en internpris i SmartDok. Og prisen må være høyere enn 0,-.
Varer (prosjektregnskap)
Varer i SmartDok skal samsvare med produkter i PowerOffice på samme måte som maskintimer. Her er det internnummeret på varen i SmartDok som skal være samme som produktnummer i PowerOffice.
Dersom varenummeret fra SmartDok ikke finnes i PowerOffice, så vil det bli automatisk laget et nytt produkt i PowerOffice.
Obs! For å kunne automatisk lage varer som produkter i PowerOffice må de ha en internpris i SmartDok. Og prisen må være høyere enn 0,-.
Som du ser på bildene nedenfor vil du se at varelista i SmartDok er identisk med produktlista i PowerOffice.
Tips! Vi kan også anbefale å opprette Gruppe for SmartDok-varene i PowerOffice så blir det enklere å holde oversikt dersom du jobber med listene i begge system.
Aktiviteter
Aktiviteter i SmartDok må være de samme som aktiviteter i PowerOffice. Her er det nummeret/koden som må være den samme i begge systemer og aktivitetene må være merket med type Fakturerbar.
Aktiviteter som finnes i SmartDok, men ikke i PowerOffice må manuelt legges til i PowerOffice om du fører timer mot de aktivitetene. Aktiviteter som finnes i PowerOffice, men ikke i SmartDok kan du få opprettet automatisk ved synk.
Tips! Det er mulig etter første gang du synker disse til SmartDok, å bytte type tilbake til for eksempel Ikke fakturerbar dersom det er ønskelig, slik at i PowerOffice vil enkelte aktiviteter ikke vil være mulig å fakturere.
Som du ser på bildene nedenfor så er aktivitetslista i PowerOffice identisk med aktivitetslista i SmartDok fordi man da har synket disse fra PowerOffice til SmartDok.
