Mange lurer på hvordan SmartMEF vil fungere. Her skal vi prøve å gi deg noen svar

De medlemmene som bruker KSMEF i dag kjenner nok sikkert til at en del av jobben til MEF er å ivareta innholdet med funksjoner og skjema – og dokumentmaler. De gjør en stor innsats med å overvåke regelverk og forskrifter der eventuelle endringer blir lagt inn på rett plass. Med SmartMEF får dere innholdet i mal-bibliotek og god brukerfunksjonalitet koblet opp med høy kompetanse innen HMS og KS-feltet. MEF skal fortsette å ivareta innholdet og supportere medlemmene på systembygging som før.

Her kommer litt informasjon om hvordan SmartMEF skal implementeres i SmartDok.

MEF-skjemamaler

Medlemmer som har bestilt SmartMEF vil få tilgang til et skjemamal-bibliotek der dere kan plukke de malene som er relevant for deres bedrift og prosjekt. Skjemamalene skal også være mulig å tilpasse ved bruk av en skjemabygger. Ønsker også å presisere at bedrifts – og prosjekttilpassede skjemamaler i KSMEF ikke blir overflyttet til SmartMEF.

MEF-dokumentmaler

Medlemmer som har bestilt SmartMEF vil få tilgang på en rekke dokumentmaler fra MEF som skal være mulig å både bedriftstilpasses – og prosjektilpasses om nødvendig. De medlemmene som allerede har gjort en jobb med bedriftstilpasning av dokument-malene i KSMEF, vil få en mulighet til å overføre de dokumentene inn til SmartMEF. Her må det nok regnes med en jobb å justere de til det nye systemet, men selve rå-teksten vil være mulig å hente fra mappen “våre tilpassede dokumenter” i KSMEF. I samme farta er det viktig å poengtere at prosjekttilpassede dokumenter fra prosjekter liggende i KSMEF, ikke blir flyttet over til SmartMEF.

Dokumentsenter og annen funksjonalitet i SmartMEF

Vi trenger ikke finne opp hjulet på nytt, derfor forsøker vi å bruke mye av SmartDoks eksisterende funksjonalitet og konsepter også i SmartMEF. De medlemmene som allerede bruker SmartDok vil nok kjenne seg igjen.

Dokumentsenter som ble lansert i fjor høst skal tas i bruk for å ha kontroll på dokument-malene fra MEF. Det vil bli mulig å bedrifts – og prosjekttilpasse dokumenter til håndbøker via en håndbokbygger. I tillegg skal det komme noen tilpasninger i avviksrapporteringen som flere kanskje kjenner fra før i HMS/KS PRO.

Første versjon av SmartMEF blir Q2 og skal være helt ferdig Q3 i år.

Hvordan skal overgangen skje for MEF-medlemmer?
Det er viktig å presisere at overgangen til SmartMEF er valgfritt for alle medlemmer, og for noen så forstår vi at det er ubeleilig fordi man kanskje ikke bruker SmartDok fra før. SmartMEF skal være mulig for alle å bruke selv om man ikke ønsker å bruke annen funksjonalitet i SmartDok. Dermed kan man ha andre system parallelt med SmartMEF.

For å ivareta kundeopplevelsen og sørge for at overgangen fra KSMEF til SmartMEF blir smertefri, så må vi ha fokus på medlemmenes reise fra A til Å. Derfor ønsker vi å ha en utrullingsplan og informere dere om når nøkkel-funksjonalitet blir lansert slik at dere kan begynne å ta i bruk SmartMEF stegvis. For noen medlemmer vil det være naturlig å vente til alt er klart, men for andre vil det være aktuelt å begynne med innføring i SmartMEF allerede i andre kvartal i år.

Heldigvis har vi høy kompetanse i støtteapparatet hos MEF og ekspertise på SmartDok-systemet. SmartDok og MEF skal sammen sørge for at dere skal få en god kundeopplevelse med overflytning fra et system til et annet.

Hva skjer med dokumentasjonen på de prosjektene vi har liggende i KSMEF?
Dokumentasjonen vil være mulig å flytte over via en PDF-fil til intern lagringsplass hos bedriften eller i dokumentsenteret i SmartMEF.

Hva gjør jeg med de prosjektene vi allerede har startet på i KSMEF dersom jeg ønsker å ta i bruk SmartMEF så snart som mulig?
Her vil det være en individuell vurdering på bedriften om hva som er hensiktsmessig å gjøre. Dere kan velge å gjøre prosjektet ferdig i KSMEF eller bygge prosjektet opp i SmartMEF. Men foreløpig er rådet om å bruke KSMEF i de prosjektene som pågår, og når SmartMEF er klar til bruk kan en starte nye prosjekter der. Men det vil ikke være mulig å opprette nye prosjekter i KSMEF etter 31.12.22. MEF tar sikte på fase ut KSMEF ila. 1.halvår 2023, litt avhengig av hvor fort integreringsprosessen til SmartMEF gir.

Hva skjer med bedriftstilpassede MEF-sjekklister?
Alle bedrifts – og prosjekttilpassede skjemamaler/sjekklister vil bli liggende igjen i KSMEF. Grunnen til det er teknologien som dessverre stopper oss i å tilpasse skjemamal-systemet i KSMEF opp mot skjemamal-systemet i SmartDok. Samtidig ønsker vi at dere tilpasser skjemamalene som MEF har utviklet etter systembytte. Grunnen er å sørge for korrekt reviderings-historikk og bevare MEF sitt arbeid på kvalitetskontroll ihht endring av lovverk og forskrifter.

Vi betaler for KSMEF i dag, må jeg betale for begge system før KSMEF legges ned?
Medlemmer betaler for KSMEF så lenge en velger å ha lisensen. Vi minner om at det en måneds oppsigelse på KSMEF. Dermed vil det være opptil bedriften hvor lenge dere ønsker tilgang.

Hvilke parter skal jeg som kunde forholde meg til?
Som kunde av KSMEF, forholder du deg til MEF via din region-kontakt eller på ks-support@mef.no.
Som kunde av SmartDok forholder en seg til SmartDok, dette gjelder også for tilbud/bestilling av SmartMEF.
Trenger du teknisk support, så kontakter dere SmartDok sin support-avdeling. Trenger du hjelp til å bygge systemet i SmartMEF eller faglig råd, så kontakter du din region-kontakt i MEF.

Hva koster SmartMEF?
Dette varierer på antall ansatte i bedriften som skal bruke SmartMEF. Ta kontakt med SmartDok for tilbud. Presiserer også at MEF-medlemmer får 20 % rabatt på hele SmartDok-systemet dersom de er kunde i SmartDok.

Vi er ISO-sertifisert, når kan vi ta i bruk SmartMEF?
Så fort SmartMEF er publisert og bestilt kan dette tas i bruk. Vi vil holde dere fortløpende oppdatert på veien til lansering.

Er det noe vits å bedriftstilpasse KSMEF frem til lansering av SmartMEF?
Ja, om dere praktiserer bedriftstilpasninger i stor grad i KSMEF, så skal dere fortsette med det frem til dere kan overføre disse bedriftstilpassede dokument-malene inn til SmartMEF. Om dere stopper med det, så vil det være uoppdaterte mal-dokumenter dere flytter over til det nye systemet.

Kan jeg bruke SmartDok til prosjektdokumentasjon?
Ja, med innsending av bilde- og skjema-rapporter fra prosjektet setter en sammen ferdig prosjektdokumentasjon for det aktuelle prosjektet.

Blir HMS i SmartDok et «fullverdig HMS/KS system» for MEF-medlemmer som tar i bruk SmartMEF?
Ja, når systemet er tilpasset til bedriften ved hjelp av mal-dokumentasjonen i SmartMEF så har en et tilpasset HMS/KS system til det nivået en velger. I mal-dokumentasjonen i SmartMEF finnes referansedokumenter for Internkontroll, sentral godkjenning, miljøfyrtårn, ISO 9001, ISO 14001 og ISO 45001.

Har dere egne spørsmål tilknyttet til SmartMEF, ta kontakt med:

Egil Kvingedal
Fagsjef klima og miljø
egil.kvingedal@mef.no