Med «Signatur oppdragsgiver» i SmartDok-appen blir det mye lettere å få inn penger for utført oppdrag

Dette er en smart funksjon som vil forenkle godkjenning av timer for arbeidere som jobber som underentreprenører/innleid på andres prosjekter.

– Nå har kundene alt i en app, registrering og signering. Uten signatur vet vi at noen ganger får en ikke får betalt for jobben som er utført, med signatur på utført arbeid blir prosess med å få inn pengene mye enklere, sier salgssjef Per Tore Hansen.

Mange løser dette i dag ved å skrive ut den ansattes registreringer på papir, og få oppdragsgivers representant til å signere på dette. Dette papiret blir deretter scannet og brukt som vedlegg til faktura. Tungvint og tidkrevende ja.

– Det er også mulighet for å inkludere den ansattes kommentar til timeføringen når oppdragsgiver skal godkjenne

– I tillegg kan en redigere på kontaktinformasjonen til oppdragsgivers representant, f.eks. dersom e-postadresse har blitt registrert feil. Det blir også mulig å fjerne representanten fra listen dersom vedkommende ikke lenger er relevant, sier Hansen,

SmartDok løser floken!

– Bakgrunnen for denne løsningen er at mange av våre små og mellomstore kunder har meldt et sterkt behov for å kunne få oppdragsgivers signatur (godkjenning) på timeregistreringene til deres arbeidere, når de jobber som underentreprenører/innleide på andres prosjekter. Uten denne fysiske signaturen så blir fakturagrunnlagene ofte avvist hos oppdragsgiver, sier Hansen til slutt.

Scenarioet med»signatur oppdragsgiver» kan bli seende slik ut:

1. De ansatte fører timene sine mot prosjekt som vanlig
2. Når arbeidsperioden er over, og man ønsker signatur og godkjenning fra oppdragsgivers representant så oppsøker man denne personen, henter fram sine registreringer i appen (via Timer → Signatur oppdragsgiver → Velg prosjekt og periode).
3. Man velger deretter ut de registreringene man vil ha signert i en liste, og gir telefonen til oppdragsgivers representant. Vedkommende kan gjennomgå registreringene, og velger deretter ut de som skal godkjennes. Disse signerer han deretter på (signaturfelt i appen), og han vil umiddelbart etterpå motta en SMS og en e-post som dokumenterer hva han har signert.

Dette betinger at oppdragsgivers representant har registrert seg som godkjenner på dette prosjektet.

Hvem er funksjonen tilgjengelig for?

Funksjonen er tilgjengelig for alle våre kunder som har timemodulen, og aktiveres enkelt av administrator via menypunktet Firmainnstillinger → Firmaopplysninger → Timeføringsopsjoner → Aktiver Signatur oppdragsgiver.

Hvordan ser det ut i appen?

Du finner «Signatur oppdragsgiver» under timer i SmartDok-appen. Derfra velger du prosjekt og arbeidstimer som skal godkjennes av oppdragsgiver, som så går gjennom ditt forslag og skriver inn kontaktinformasjon på seg selv før han/hun signerer på utført arbeid. Godkjenneren vil så få en SMS som inneholder en oppsummering av hva som er signert og godkjent, samt en detaljert e-post som oppsummerer godkjenningen. Se bilder nedenfor.

Her ser du 9 skjermbilder av SmartDok-appen der oppdragsgiver signerer arbeidstimer.

Lag rapport av signerte registreringer

Det er også mulig å hente ut en rapport på signerte registreringer. Denne rapporten er tilgjengelig for bas, prosjektadmin og administratorer.

Det er også mulig å hente ut en rapport på signerte registreringer. Denne rapporten er tilgjengelig for bas, prosjektadmin og administratorer. For å generere en rapport finner en frem ønsket dato, og deretter korrekt prosjekt/underprosjekt. Denne finner en under Rapporter og Rapporter → Signatur oppdragsgiver.

Den ferdige PDF-versjonen av rapporten ser slik ut, og inneholder signaturen til oppdragsgivers representant nederst.

Dersom utvalget er satt sammen av registreringer som er signert av flere personer i flere perioder, så vil dette framkomme i kolonnen «Signert dato», samtidig som det vil finnes flere signaturer nederst på visningen. Denne PDF er ment å legge ved som fakturagrunnlag når man fakturerer kunden for arbeidet.

Lykke til!