Denne personvernerklæring forteller om hvordan SmartDok samler inn og bruker personopplysninger om kunder og besøkende på våre nettsider. Personopplysninger er opplysninger eller vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson.

SmartDok, ved CEO, er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger.

SmartDok som tjenesteleverandør

SmartDok leverer tjenester til sine kunder, og for å kunne gi tilgang til disse tjenestene har vi behov for å registrere personopplysninger som navn på kontaktperson, telefonnummer og e-post adresse. For å kunne behandle disse personopplysningene anvendes GDPR forordningens Artikkel 6, første ledd b).

Der kunden tar i bruk SmartDoks løsninger og registrerer personopplysninger i systemet, defineres kunden som behandlingsansvarlig og SmartDok som databehandler. Dette forholdet reguleres i en egen databehandleravtale som er i tråd med GDPR forordningens krav.

SmartDok vil med jevne mellomrom sende ut spørreundersøkelser til kunder for å få tilbakemelding på SmartDok som virksomhet, og tjenesten som leveres. Spørreundersøkelsene behandles anonymt og er frivillig for respondentene.

Informasjon som innhentes via skjema og chat på våre nettsider

Informasjon som innhentes via våre kontaktskjemaer på smartdok.no og smartdok.se lagres i vårt CRM-system som er HubSpot. Formålet med denne behandlingen er å kunne svare på den aktuelle henvendelsen. Personopplysninger som innhentes er kontaktperson, e-post, telefonnummer og firmanavn. Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger i dette tilfellet er samtykke, GDPR forordningen Artikkel 6 første ledd b).

Via chat lagres e-postadresse for å kunne besvare og drive god support mot våre kunder.

Nyhetsbrev

Kunder av SmartDok mottar nyhetsbrev månedlig. Mottakere av denne eposten er har legitim interesse av å motta disse da de inneholder informasjon om produktoppdateringer, nyheter i programvaren, feilretting og annen relevant informasjon. Det er administratorer, prosjektledere, BAS og kontaktansvarlig som mottar disse nyhetsbrevene.

Disse nyhetsbrevene sendes ut fra Hubspot og SmartDok kan se om mottaker har mottatt, åpnet og trykket på lenker i teksten.

Abonnere på varsel fra nettsider

På jobbsmartest.no og jobbasmartast.se er det mulig å abonnere på varsel om nye innlegg. Dette er en frivillig funksjon som innebærer at du mottar e-poster når det publiseres nye blogginnlegg på sidene. For å benytte seg av denne tjenesten er det nødvendig å registrere e-postadresse. I aktiveringsfasen vil du motta en e-post der du samtykker til framtidige e-postvarsler. Du kan når som helst trekke samtykket tilbake, og din informasjon vil bli slettet. Opplysningene vil ikke bli utlevert til tredjepart. Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger i dette tilfellet er samtykke, GDPR forordningen Artikkel 6 første ledd b.

Søke jobb

SmartDok benytter godkjente rekrutteringsbyråer for å behandle jobbsøknader, samt adminstrere rekrutteringsprosessen. Når du søker på en stilling vil personopplysningene bli behandlet inntil riktig kandidat har akseptert jobbtilbudet. Søknader vil ikke bli oppbevart i etterkant av rekrutteringsprosessen. Skulle SmartDok ønske å beholde søknader etter oppnådd formål vil personen måtte samtykke til dette.

Utlevering av informasjon til tredjepart

SmartDok deler ikke personopplysninger med tredjepart, men kan bruke tjenesteleverandør til å levere tjenester.

Personvernrådgiver

SmartDok har personvernrådgiver. Personvernrådgiveren har som oppgave å ha tilsyn med at SmartDok følger gjeldende lovverk i behandling av personopplysninger.
Hvis SmartDok behandler personopplysninger om deg, og du har spørsmål vedrørende dette, kan du kontakte vår personvernrådgiver.
Henvendelser rettes til: dpo@smartdok.com

Rettigheter

Som bruker av våre nettsider har du rett til å kreve innsyn i personopplysninger som vi behandler om deg og hvordan de behandles. Du kan også kreve retting, sletting og begrensning i behandlingen av personopplysninger.

Der behandlingen av personopplysninger er basert på samtykke, kan du til enhver tid trekke samtykket tilbake.

I de tilfeller der SmartDok er databehandler (tjenesteleverandør) skal henvendelser angående retting, endring og sletting av dine personopplysninger rettes til din arbeidsgiver som da kan ta kontakt med SmartDok for bistand til dette.

Du har også rett til å klage til en tilsynsmyndighet, her Datatilsynet, i henhold til GDPR artikkel 13 andre ledd bokstav d). Kontaktinformasjon til Datatilsynet finner du på datatilsynet.no.

Endring av personvernerklæringen

Med jevne mellomrom vil det være behov for å oppdatere eller endre personvernerklæringen. Ved større endringer vil vi informere om dette via vår nettside jobbsmartest.no og jobbasmartast.se.

Kontaktinformasjon
Telefon 904 03 333
dpo@smartdok.com