På SmartDok sitt eget hotell bor det bygge- og anleggsprosjekter 24/7
Da vi lanserte dokumentsenteret begynte et nytt begrep å feste seg blant kundene våre, nemlig prosjekt-hotell. Hva er dette?
Et prosjekt-hotell er delen av vårt dokumentsenter der du kan lagre og dele dokumenter koblet til ditt prosjekt.
Dokumentsenteret er først og fremst fokusert rundt prosjekter, der hvert enkelt prosjekt har egne mapper som utgangspunkt for fildeling med dine kolleger. Dermed vil filsystemet fremstå ryddig og oversiktlig.
Dersom du dribler med flere prosjekter samtidig, vil hvert enkelt prosjekt danne utgangspunktet for sin egen mappestruktur. Da slipper du sammenblanding av filer og dokumenter som tilhører forskjellige prosjekter.
Hvert prosjekt sin hovedmappe danner øverste nivå for filene, og så er det opp til deg å strukturere filene under denne, i form av mapper og dokumenter. Prosjektet er med andre ord selve ankeret for resten av mappene, bildene og dokumentene som hører inn under denne.
Vi anbefaler naturlig nok at alle brukerne tilegner seg gode rutiner for ryddighet i fil- og mappestruktur. Dette vil komme spesielt godt til nytte i større prosjekt hvor antallet filer og mapper fort kan bli uoversiktlig.
Prosjekt-hotellet vil også gjøre det mye enklere å lagre og dele dokumenter innenfor prosjektene. Det være seg plantegninger, prosedyrer, bilder eller andre viktige dokumenter som er knyttet direkte til prosjektet.
Dette er dokumenter som er tilgjengelige både via app og datamaskin.
Vi gjør også oppmerksomme på at du kan koble dokumenter til maskinene i bedriften også. Dette kan være driftsmanualer, sertifikater, lisenser og lignende.
Dokumentarkiv, dokumentsenter, prosjekt-hotell er det samme greia?
Dokumentarkiv og dokumentsenter er det samme. Dette er ord som beskriver en samling av dokumenter. Et prosjekt-hotell beskriver en samling med dokumenter som kan kobles til et prosjekt. Mange uttrykk for omtrent akkurat det samme, men det eneste du trenger å tenke på som bruker er at med denne tjenesten har du fått deg en tjeneste der du kan lagre og dele dokumenter med andre ansatte.
Hvordan komme i gang?
Prosjekt-hotell får du gjennom SmartDok Dokumentsenter som er en egen app. Den laster du enkelt ned fra Googles Play Store eller Apples App Store. Vi har utviklet den slik at man navigerer seg sømløst mellom SmartDok-appen og Dokumentsenter-appen.
Den absolutt enkleste måten å finne Dokumentsenter-appen på er å sørge for at SmartDok-appen har den nyeste versjonen. Da vil man se et nytt menypunkt som heter «Dokumentsenter», som vil ta deg til nedlastingssiden.
Appene “snakker” sammen, så er du logget inn i SmartDok appen vil du automatisk logges inn med rett konto på dokumentsenteret. Deretter kommer du til å oppleve en sømløs overgang mellom disse to appene.
