5 grunner til å velge et dedikert fagsystem for timeregistrering i anleggsbransjen

Å drive i bygg- og anleggsbransjen handler om å ha kontroll på marginene. Likevel opplever mange at timer, maskiner og HMS registreres i uoversiktlige, generiske systemer som ikke snakker anleggsspråket. Det blir det fort tull av, og tull koster penger.

Når hverdagen er hektisk, trenger anleggsleder, bas og formann verktøy som er laget for oppgavene som faktisk skal gjøres. Her er fem grunner til at et dedikert digitalt fagsystem er det trygge valget for din bedrift.

1. Full dataflyt fra grøft til faktura

Innsamling av timer blir ofte en flaskehals når man bruker ineffektive eller løse systemer. Tap av dokumentasjon på utført arbeid løses av digital timeregistrering i SmartDok ved å sende data direkte fra appen i felt til administrasjonen for rask oppfølging.

Når en maskinfører eller rørlegger registrerer timer på prosjektet rett fra lomma, har du alt klart til fakturagrunnlaget med én gang. Mindre rot betyr mindre tull, og mindre tull betyr mer penger til bunnlinjen.

2. Komplett oversikt over person- og maskintimer

Hvorfor ha et program for mannstimer og et helt annet for maskintid? Unøyaktig sporing av maskintimer og manglende dataflyt løses av den integrerte timeregistreringen i SmartDok ved at arbeiderne fører timer på både seg selv og maskinen i samme operasjon.

Dette sikrer at du får med deg alt som gjøres på anlegget, slik at prosjektet kan følges tett fra A til Å. Når timene knyttes direkte til rett maskin og rett prosjekt, får kontoret et vanntett fakturagrunnlag basert på faktiske registrerte masser, varer og timer.

Bruk av timeliste-app på mobilen gir betydelige tidsbesparelser for dine ansatte. Tiden og rotet som går med til å føre manuelle lister kan brukes til mer produktivt arbeid, og det samme kan sies om lønnsavdelingen.

Undersøkelser viser at det tar mellom fem til ti minutter for administrasjonen å attestere bare en ansattes timeliste. Et digitalt dokumentasjonssystem automatiserer mye av operasjonene for å spare tid, slik at teamet ditt kan bruke den dyrebare tiden på mer bygging og mindre papirarbeid.

Når «tid er penger» så er timeregistreringssystemet et viktig stykke teknologi. Når du kan mer spore medarbeiderens tid, kan du mer nøyaktig spore hvordan du bruker pengene dine.

Her er mer lesestoff om hva god timeføring er. 

3. Enkel timeføring for de som sitter i maskinen

Hvis systemet er tungvint, blir timene skrevet i etterkant, og da glemmer man fort detaljene. Sent innleverte eller mangelfulle timelister løses av timeregistrerings-appen i SmartDok ved at det er raskt og enkelt for gutta å registrere arbeidet fortløpende.

Når appen er kjapp å bruke på farten, bruker de ansatte minimalt med tid på administrasjon, og dataene blir nøyaktige.

4. Sømløs integrasjon med regnskapssystemet

Å sitte og taste inn timer manuelt fra uavhengige systemer og inn i lønnssystemet er sløsing med dyrebar tid. Tidskrevende manuell etterregistrering av timer løses av API-integrasjoner i SmartDok ved å overføre godkjente timer rett inn i systemer som PowerOffice med få klikk. Prosjektregnskapet blir enklere å håndtere, og du sparer administrasjonen for unødig hodebry.

5.Dokumentasjon av timer gir trygghet for kunden

Uenighet om hvor mange timer som faktisk ble brukt på en spesifikk jobb, kan fort skape gnisninger med byggherre. Mangelfull dokumentasjon ved overlevering løses av timeregistreringen i SmartDok ved at hver time føres med spesifisert prosjekt- og maskintilhørighet.
Den gode dokumentasjonen sikrer kvalitet og økt kundetilfredshet overfor byggherrer, fordi de ser nøyaktig hva de betaler for.

Brukervennlighet er svært viktig for at alle ansatte skal bruke systemet aktivt. Kontakt oss for demo og pris. 

Hvordan skiller et dedikert fagsystem seg fra generiske systemer i dokumentasjon av maskintimer?

Der generiske systemer krever at noen manuelt husker å overføre data og koble maskinnumre til prosjekter i etterkant, kjører SmartDok dette som en integrert del av hverdagen. Person- og maskintimer kobles automatisk mot det spesifikke prosjektet ute i felt. Dette sikrer at du faktisk får betalt for hver eneste time, samtidig som du har full kontroll på rigg og drift.

• Brukervennlig app og webløsning
• SmartDok er laget i samarbeid med bygge– og anleggsbransjen, og løsningen er derfor tilpasset din hverdag uansett om du sitter i en gravemaskin eller på et kontor og skal godkjenne timer
• Oversikt over timer på mann og maskin. Samtidig som du registrerer arbeidstimer på korrekt prosjekt, kan du også registrere maskintimer på spesifikk maskin. Alt i en registrering!
• Med bruk av flernivå på godkjenning av timer får bas eller prosjektleder mulighet til å kontrollere prosjekttimer før det skal videre til administrasjon. Slik skaper man flere kontrollpunkt og man kan luke vekk feilføringer før det går videre til lønn og fakturering. Godkjenning av timer er et ekstremt viktig ledd i SmartDok og jo flere som godkjenner, jo mer oversikt får våre kunder!
• Timekonto er en smart løsning for å samle og bruke arbeidstimer til for eksempel avspasering.
• Ta opp mobilen, før inn timer på korrekt prosjekt og send dem inn der du er. Om du sitter i en gravemaskin eller på en stillas på byggeplass er akkurat det samme. Vår brukervennlige app gjør din jobb enklere!
• Tilgjengelighetstid. Arbeidsgiver har ansvar for at sjåførene registrerer arbeidstid. Registreringen må inneholde start og sluttidspunkt for hver arbeidsdag, pauser, tilgjengelighetstid og overtid. Utskrift fra fartsskriver er ikke nok
• Med «Signatur oppdragsgiver» i SmartDok-appen blir det mye lettere å få inn penger for utført oppdrag. Dette er en smart funksjon som vil forenkle godkjenning av timer for arbeidere som jobber som underentreprenører/innleid på andres prosjekter
• Perioderegistering og registreringspåminnelse. Innlogget bruker kan registrere timer/fravær på seg selv over en periode. Registreringspåminnelse er et daglig varsel som sendes ut for å minne om registrering av arbeidstimer