Bli kjent med de tre nye prosedyrene som er lagt til i HMS-håndboka; åpenhetsloven, hjemmekontor og førstehjelp.

Den nye åpenhetsloven har som formål å fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettighter og anstendige arbeidsforhold i forbindelse med produksjonen av varer og tjenester. Virksomheten skal kunne gi informasjon om håndtering av negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Det er Forbrukertilsynet som skal veilede om og føre tilsyn med loven.

Større norske virksomheter som tilbyr varer og tjenester i Norge og i utlandet, og større utenlandske virksomheter som tilbyr varer og tjenester i Norge og er skattepliktige her, omfattes av loven. Det vil si at flere bedrifter som er SmartDok-kunder trenger å få på plass rutiner for dette i egen virksomhet.

SmartDok tilbyr derfor et forslag til prosedyre/rutine som gjøres tilgjengelig i HMS/KS PRO.

Endringer i forskrift om hjemmekontor er nyttig å bite seg merke i for våre kunder som har ansatte som jobber en del hjemmefra. Endring i forskrift trer i kraft 1. juli 2022. Arbeidstilsynet oppsummerer endringene slik og gir gode råd til deg som har ansatte på hjemmekontor.

Noen av endringene:

• Tydeliggjøring av når forskriften gjelder. Forskriften gjelder ikke ved «kortvarig eller sporadisk arbeid» hjemmefra.
• Samme arbeidstidsregler som på kontoret. De samme reglene for arbeidstid vil gjelde ved hjemmekontor som ved arbeid på arbeidsplassen.
• Arbeidsgiver skal ivareta psykososialt arbeidsmiljø. I tillegg til at arbeidssted, arbeidsutstyr og innemiljø ikke skal medføre uheldig fysisk belastning, tydeliggjøres det at arbeidsgiver skal ivareta det psykososiale arbeidsmiljøet også på hjemmekontoret. Dette innebærer blant annet å legge til rette for at alle i virksomheten har mulighet for kontakt og kommunikasjon med hverandre.
• Snevert unntak for krav til skriftlig avtale. Alle med hjemmekontor som fast ordning skal ha skriftlig avtale om hjemmekontor. Unntaket er dersom hjemmearbeidet skyldes pålegg eller anbefalinger fra myndighetene. Da kan det i stedet for skriftlig avtale gis skriftlig informasjon til arbeidstakerne. I slike tilfeller skal arbeidsgiver drøfte informasjonen med de tillitsvalgte før den gis.
• Arbeidstilsynet kan føre tilsyn.  Arbeidstilsynet gis myndighet til å føre tilsyn med arbeidsgivers oppfølging av hjemmekontorforskriften. De kan ikke føre tilsyn i private hjem, men de kan for eksempel kontrollere om det er inngått skriftlige avtaler om bruk av hjemmekontor og om hjemmekontor inngår i arbeidsgivers risikovurdering av arbeidsmiljøet i virksomheten.

I SmartDok HMS/KS PRO tilbys det nå en prosedyre for å følge forskriften. Prosedyren har også et maleksempel for kontrakten som kreves.

I tillegg til prosedyrer om åpenhetsloven og hjemmekontor er det også lagt inn egen prosedyre for førstehjelp.