For bygge- og anleggsbransjen handler det om produksjon, og tiden en har til å sette seg inn i et nytt system kan være begrenset. Vi i SmartDok har løst det med en smart onboarding-tjeneste.

For å sikre oss om at nye kunder av SmartDok kommer i gang med systemet og ikke minst opplever forventet verdi av produktet, loses de gjennom en onboardingsprosess som er skreddersydd for kundene og ikke minst for bransjen vi opererer i.

Denne oppgaven er det vårt Customer Success ( heretter i artikkelen kalt CS) team som tar seg av.

– Kundene våre er glade i å bygge og skape, de ønsker derfor å bruke minst mulig tid på administrasjon og mer på produksjon. Derfor har vi tilpasset onboardingen slik at kundene raskt opplever verdi uten at det går utover deres daglige produksjon, forteller leder av Support & CS, Gunn Elin Lyng.

– Man kan si at vår CS avdeling gir råd til våre kunder hvordan de best mulig kan bruke SmartDok, legger hun til.

I tillegg tilbyr CS også kurs for eksisterende kunder med mål om å øke verdien for kunden og optimalisere deres SmartDok-konto.

Vi har tatt en prat med Brede Barosen, som jobber på avdelingen om selve onboardingsprosesen.

Kan du si noe om tidsaspektet på hvor lang tid en onboarding tar?

– Anleggsbedrifter med få ansatte kommer enkelt i gang via vår automatiske onboardingstjeneste der kundene mottar stegvis informasjon om hvordan komme i gang og få verdi av SmartDok kjapt.

– Kundene mottar også forklarende videoer om hvordan bruke systemet, sier Barosen.

Kundegruppen til SmartDok varierer svært. Noen er enkeltmannsforetak, mens andre et konsern med langt over 1000 ansatte. Behovene for onboarding er derfor veldig forskjellig.

Enn med litt større kunder?

– Her varierer det, alt etter hvor mange ansatte de er og hvor mange moduler som benyttes, og hvor hyppige opplærings-sesjonene er. Vi tilpasser oss kundene og deres hverdag, det er det aller viktigste, sier han.

– Kundene er svært fornøyde med at de får en egen onboarding-konsulent å forholde seg til, litt som en egen fastlege.

Etter at en har blitt kunde tar konsulenten en samtale med selger for å avdekke spesielle behov, eller om det var noe som var viktig for kunden i salgsprosessen før onboardingen av selskapet starter.

Digital opplæring

Kunden mottar en digital opplæring gjennom flere e-poster som kommer med opplæring på hvert steg som skal gås gjennom. Det forklares blant annet hva en aktivitet er og kunden får relevante eksempler. Vi avtaler et oppstartsmøte hvor man blir kjent med kundens behov av systemet.

Onboarding del 1:

Vi går igjennom grunndata og de modulene kunden har. I grunndata går vi gjennom ting som: Legge til alle ansatte, sjekke at de riktige aktivitetene er på plass, lønnsarter, tillegg, opsjoner som underprosjekt og valg i HMS-modulen.

Kunden mottar også en e-post med linker til bl.a webinar, hjelpevideoer og vår supportportal.

Onboarding del 2:

Vår konsulent går gjennom kontoen for å avdekke hva som er gjort, og eventuelt hjelpe til der det trengs. Når eventuelle utfordringer er tatt tak i ser man videre på resterende moduler og eventuelt lønnskjøring. Har kunden integrasjon setter man opp et 3. møte for å sette denne i gang.

Integrasjonsmøte

I dette møtet involverer kunden gjerne regnskapsfører, dersom det er nødvendig.

Last Call

Last Call er en siste oppfølging som kunden får under onboardingen. Da ser vi på siste utfordringer/spørsmål kunden har. Når dette er gjort takker vi for prosessen så langt og gir de tilgang til support. De mottar en egen e-post med kontaktinformasjon til vår supportavdeling, og en med spørreundersøkelse om hvordan onbardingsprosessen ble oppfattet.

Webkurs

Vi tilbyr kurs til eksisterende kunder. De varierer i innhold og lengde etter kundens behov. Standardpakken på kurs har en varighet på totalt 5 timer. Les mer om webkurs her.

Kundebesøk

Vi tilbyr oss å reise ut til kunden og hjelpe de der de er. Her setter vi også opp kurs etter kundens ønske.

Besøk vår kursside her!

Webinar

CS gjennomfører også webinar med ulike tema.