Her er gutta i full sving med å legge rør til en hytte. Når rørledninger og kabler graves igjen, er det kun den digitale dokumentasjonen som står igjen. Dyktige fagfolk som dokumenterer jobben fortløpende med SmartDok sikrer at hytteeiere og kommune har full oversikt i tiår fremover. (Foto: HK Sandnes)

Bildetekst

Få stålkontroll på timer, maskiner og prosjektøkonomi med sømløs integrasjon mot regnskap og lønn.

  • Digital timeregistrering i SmartDok sikrer at entreprenører oppfyller lovpålagte krav til oversiktslister i felt.
  • Samling av arbeidstimer og maskintimer i samme fagsystem gir nøyaktig fakturagrunnlag og bedre prosjektstyring.
  • Sømløs integrasjon mot Tripletex PowerOffice og Visma.net overfører godkjente timer og tillegg direkte til lønn.
  • Flernivå godkjenning gir prosjektleder full kontroll på timeføring og kostnader før lønnskjøring gjennomføres.
  • Automatisert dataflyt fra felt til kontor fjerner manuelt tastearbeid og sikrer at bedriften får betalt for alt.

Å drive anleggsvirksomhet handler om mer enn å flytte masser eller drifte byggeplassen. Det handler om å få betalt for hver eneste time og hver eneste maskintime du og folkene dine legger ned. Likevel opplever mange entreprenører at timelister blir forsinket, overtidssatser blir feiltolket, eller at registreringen tar for mye tid på brakka. Løsningen er en digital bransjestandard for timeregistrering som prater sømløst sammen med lønns- og regnskapssystemene dine.

Celine Hellesen Kemsley som jobber med regnskap og lønn hos Hole Graveservice

Lønn og regnskap på
den enkle måten

Det jeg liker veldig godt med Tripletex er fakturamottaket. Det kommer rett inn og kan fordeles rett ut til de som skal attestere. Veldig enkelt!, sier Celine Hellesen Kemsley som jobber med regnskap og lønn i Hole Graveservice.

Celine Hellesen Kemsley som jobber med regnskap og lønn hos Hole Graveservice

Velg et system tilpasset anleggsbransjen

Når du skal velge digital timeregistrering, holder det ikke med et generelt system laget for kontorbedrifter. Bygg- og anleggsbransjen stiller helt egne krav til dokumentasjon, sporbarhet og sikkerhet ute i felt.

  • Samsvar med lovkrav: Det er et lovpålagt krav å ha oversikt over hvem som befinner seg på bygge- og anleggsplassen. Et dedikert fagsystem sikrer at kravene til elektronisk mannskapsliste og HMS-kort oppfylles i henhold til reglene fra Arbeidstilsynet.
  • Prosjektspesifikk føring: Manglende dataflyt og bruk av ineffektive generiske løsninger fører ofte til at timer føres mot feil prosjektkode eller underprosjekt, noe som gir feil fakturagrunnlag og dårlig prosjektkontroll.
  • Brukervennlighet i felten: Arbeidshverdagen skjer ute i grøfta, i maskinen og på brakkeriggen. Et anleggstilpasset system gir arbeiderne verktøykassa som aldri ligger igjen i bilen – en intuitiv mobilapp som fungerer uansett om du skal føre timer, registrere diett eller sjekke inn på plassen.
Helge Steiro

Integrasjonen som sparer
tid og penger

– Det er kjempeviktig at SmartDok er oppe og fungerer, for det er det som genererer pengene våre. Sjåførene legger inn timene sine, og det danner fakturagrunnlaget vårt, sier Steiro. Spesielt trekker han frem den sømløse integrasjonen mot regnskapssystemet PowerOffice.

Helge Steiro

Integrer timeregistrering med maskin- og materialbruk

En timeliste i anleggsbransjen handler sjelden bare om hvor mange timer en ansatt har vært på jobb. Manglende kontroll på totalkostnaden på et prosjekt løses ved å samle timeregistrering, maskintimer og vareforbruk i samme løsning, som gir fullstendig oversikt over ressursbruken.

  • Helhetlig datainnsamling: Ved å føre både arbeidstimer og maskintimer i samme operasjon får anleggsleder og formann full kontroll på den faktiske tidsbruken per maskin og mannskap på hvert enkelt prosjekt.
  • Korrekt vare- og massetransport: Registrer hver vare, massetransport eller drivstofforbruk direkte knyttet mot timelisten. Dette sikrer at ingenting «glemmes» når fakturagrunnlag og endringsmelding skal utarbeides.
  • Bedre kalkyler og fremdriftsplan: Samlet data fra utførte dagsverk og maskintimer gir ledelsen det et digitale vateret for økonomien som trengs for å beregne nøyaktige kalkyler og legge realistiske fremdriftsplaner for fremtidige anbud.
Kim Vevle

Lønnskjøringen som før tok to dager, tar nå to timer

– Å jobbe med en spesifikk bransje lar oss dykke dypt inn i detaljene og virkelig forstå våre kunders behov. Dataflyt mellom SmartDok og PowerOffice har resultert i forbedrede lønnsrutiner og mer effektiv økonomistyring.

Karianne Hestad, NOR Logistikk

Automatiser lønnsprosessen

Feil i lønnskjøring og tidkrevende manuelt tastearbeid løses av direkte integrasjoner i SmartDok ved å overføre godkjente timer og tillegg automatisk til lønnssystemet.

Enten bedriften din benytter Tripletex, PowerOffice eller Visma.net, sørger en ferdigbygd integrasjon for at lønnsansvarlig slipper å taste inn data manuelt.

Hvilke datafelt overføres ved integrasjon?

Når du overfører timelister fra SmartDok til lønnssystemer som Tripletex, PowerOffice eller Visma.net, eksporteres strukturerte datafelt sømløst:

  1. Ansattdata: Ansattnummer og identifikator.
  2. Prosjektstruktur: Prosjektnummer, prosjektkode og eventuelt underprosjekt.
  3. Tidsdata: Antall timer (ordinære timer), dato og klokkeslett.
  4. Tillegg og satser: Overtid (f.eks. 50 %, 100 %), diett, kvelds-/nattillegg og andre avtalefestede tillegg.
  5. Lønnskoder: Nøyaktig kobling mot bedriftens lønnsarter i lønnssystemet.

Dette sikrer at lønnssystemet mottar alle nødvendige data ferdig konfigurert, noe som eliminerer feilkilder og kutter tidsbruken på lønnskjøring betraktelig.

Visma.net ERP har blitt
den nye fasiten

– Jeg er positivt overraska over hvordan Visma.net ERP fungerer i det daglige. Vi har også et håp om å ta i bruk konsernmodulen, som skal hjelpe oss å knytte sammen og forenkle rapportering videre, forteller Kim Vevle i Kronsteingruppen.

Kim Vevle

Implementer godkjenningsrutiner

Feil i timelister og manglende attestering løses av flernivå godkjenning i SmartDok ved å sikre at prosjektleder og bas har kvalitetssikret alle føringer før lønnen utbetales.

  • Flernivå godkjenning: Sett opp rutiner der timelisten først kontrolleres og godkjennes av bas eller anleggsleder ute på prosjektet, før den sendes videre til endelig godkjenning hos prosjektleder eller kontor.
  • Tydelig rolle- og fullmaktsfordeling: Definer hvem som har tilgang og fullmakt til å godkjenne timer på ulike prosjektnivåer. Dette skaper trygghet for både ledelsen og de som jobber ute på anlegget.
  • Varsler og fristoppfølging: Bruk systemets automatiske varsler for å minne ansatte og godkjennere på innleveringsfrister. Dermed unngår dere skippertak dagen før lønnskjøring.