Det handler ikke bare om å vite når folk kommer og går; det er grunnlaget for korrekt lønnsutbetaling, presis fakturering av kunder, og essensiell innsikt i prosjektlønnsomhet. SmartDok sin timeregistreringsmodul er designet for å digitalisere og forenkle denne prosessen, eliminere feilkilder fra manuelle timelister, og gi sanntidsdata for bedre beslutninger.

Denne artikkelen går i dybden på hvordan timeregistrering i SmartDok fungerer, fra de ulike måtene å registrere timer på, via godkjenningsprosessen, til hvordan dataene danner grunnlag for lønn og fakturering.

Metoder for timeregistrering: Fleksibilitet for alle behov

SmartDok tilbyr flere måter å registrere timer på, tilpasset ulike roller og arbeidssituasjoner. Målet er at det skal være raskt og enkelt for den enkelte ansatte, uansett om de er ute i felt eller jobber fra kontoret.

• • SmartDok-appen – verktøyet i felt: Dette er den vanligste metoden for ansatte ute på prosjekter.
    • Manuell føring (app): Gir mer detaljert kontroll eller mulighet for å registrere timer i etterkant.
      • Hvordan: Den ansatte velger dato, legger inn start- og sluttid (eller antall timer), og må koble timene til et spesifikt prosjekt og ofte en underliggende aktivitet/arbeidsordre. Kan også legge til kommentarer (f.eks. om spesielle forhold, overtid).
      • Kontekst: Brukes hvis man glemte å stemple, for å justere tider, registrere fravær, eller når man jobber på flere ulike prosjekter/aktiviteter i løpet av dagen og trenger å fordele timene nøyaktig.
• • SmartDok web – oversikt og korrigering: Web-grensesnittet brukes gjerne for administrasjon og korrigering.
    • Manuell føring (web): Tilbyr et mer omfattende grensesnitt..
      • Hvordan: Ansatte (eller administratorer/prosjektledere med rettigheter) kan legge inn, redigere eller slette timerader, koble til prosjekt/aktivitet, og legge til kommentarer.
      • Kontekst: Nyttig for kontoransatte som fører timer, for administratorer som må korrigere feil, eller for å få en samlet ukesoversikt.

• TimeKonto: Registrer timer til avspasering.

• • Systemet fungerer time for time og gir både ansatte og administrasjonen enkel oversikt over saldo og justeringer via web og app.
  • Alle ansatte har tilgang til TimeKonto når det er aktivert, og kan både sette inn og ta ut timer.
  • Enkel registrering og administrasjon av avspaseringstimer.
  • Automatisk justering av saldo ved innskudd og uttak.
  • Ansatte har tilgang til saldo i sanntid via web/app.

Kobling mot prosjekt og aktivitet: Hvor ble tiden brukt?

En av de største fordelene med digital timeregistrering er muligheten til å umiddelbart koble arbeidstiden til riktig kostnadsbærer – vanligvis et prosjekt og ofte en spesifikk aktivitet eller fase innenfor prosjektet.

• Hvorfor er dette viktig?
  • Prosjektkostnader: Gir nøyaktig oversikt over hvor mange timer (og dermed lønnskostnader) som brukes på hvert enkelt prosjekt.
  • Fakturering: Sikrer at timer som skal faktureres videre til kunde, blir korrekt registrert på riktig prosjekt.
  • Analyse: Gir grunnlag for å analysere lønnsomheten per prosjekt, per aktivitet, eller til og med per ansatt på et prosjekt.

Hvordan det fungerer: Ved manuell føring (og ofte ved stempling) må den ansatte velge fra en liste over aktive prosjekter de har tilgang til. Deretter kan det være påkrevd å velge en mer spesifikk aktivitet (f.eks. «Grunnarbeid», «Forskaling», «Rørlegging», «Møte»). Systemet «tvinger» på mange måter brukeren til å allokere tiden riktig.

Godkjenningsflyt: Kvalitetssikring av timedata

Før registrerte timer kan brukes til lønn eller fakturering, må de vanligvis gjennom en godkjenningsprosess. Dette er et viktig kvalitetssikringsledd.

• Formål: Å sikre at de registrerte timene er korrekte, at de er knyttet til riktig prosjekt/aktivitet, og at eventuelle kommentarer eller avvik blir vurdert av en ansvarlig leder.
• Typisk flyt:
  1. Ansatt registrerer: Timer føres løpende via app eller web.
  2. Ansatt sender inn: Den ansatte bekrefter og sender inn timelistene sine for en periode (f.eks. ukentlig).
  3. Leder godkjenner: Nærmeste leder (formann, prosjektleder el.l.) mottar varsel og går gjennom timene i SmartDok Web. De sjekker timer, prosjektkoder, aktiviteter, kommentarer og eventuelle avvik.
  4. Godkjenning/avvisning: Lederen godkjenner timene eller avviser dem med en kommentar om hva som må rettes opp av den ansatte.
  5. Låste data: Godkjente timer låses og blir klare for neste steg (lønn/fakturering).
• Fleksibilitet: Systemet kan settes opp med ulike godkjennere for ulike ansatte eller prosjekter, og eventuelt med flere godkjenningsnivåer ved behov.

Grunnlag for lønn og fakturering: Fra registrering til resultat

De godkjente timene er nå verifiserte data som danner et solid grunnlag for kritiske forretningsprosesser:

• Lønn:
  • Godkjente timer (differensiert mellom normaltid, overtid etc. basert på regler) danner det direkte grunnlaget for beregning av lønn.
  • SmartDok kan ofte settes opp med tillegg (f.eks. smusstillegg, verktøygodtgjørelse) knyttet til aktiviteter eller prosjekter.
  • Dataene kan eksporteres i et format som er kompatibelt med de fleste lønnssystemer, noe som reduserer manuell punching og feilrisiko betraktelig.
• Fakturering:
  • Timer registrert på kundeprosjekter, spesielt de som er knyttet til fakturerbare aktiviteter, gir et nøyaktig underlag for fakturering.
  • Detaljerte timelisterapporter kan genereres fra SmartDok og legges ved som dokumentasjon til fakturaen, noe som øker transparensen overfor kunden.
• Prosjektøkonomi: Sammen med andre kostnader (materiell, maskinleie etc.) gir de nøyaktige timekostnadene et reelt bilde av prosjektets økonomiske status og lønnsomhet.

SmartDok sin timeregistreringsmodul er et kraftfullt verktøy som erstatter manuelle prosesser med en digital, strømlinjeformet arbeidsflyt. Ved å tilby fleksible registreringsmetoder, sikre korrekt kobling til prosjekt og aktivitet, implementere en robust godkjenningsflyt, og levere et pålitelig grunnlag for lønn og fakturering, bidrar systemet til:

• Redusert administrasjonstid for både ansatte og ledere.
• Økt nøyaktighet i timeføring og dermed i lønn og fakturering.
• Bedre kontroll på prosjektkostnader og fremdrift.
• Enklere etterlevelse av lovkrav (f.eks. dokumentasjon av arbeidstid).
• Forbedret lønnsomhet gjennom bedre datagrunnlag og færre feil.

Riktig bruk av timeregistreringen i SmartDok er derfor ikke bare en administrativ oppgave, men en strategisk investering i bedriftens effektivitet og bunnlinje.