I Båtsfjord, der Graveservice AS er en solid familiebedrift med lange tradisjoner, har hverdagen blitt litt enklere takket være SmartDok. Vi tok turen for å snakke med driftsleder Bjørn Ove Eriksen og hans team om hvordan dette digitale verktøyet hjelper dem med å holde styr på driften og frigjøre tid til det som virkelig teller i den daglige jobben.

Vi fikk prate med Bjørn Ove, maskinførerne Arne Gunnar Steffensen og Karianne Frantzen. Vi ville se hvordan de bruker SmartDok for å få hverdagen til å gå rundt, og høre litt om historien til denne solide bedriften langt nord og øst i Norge.

Graveservice AS har røtter som strekker seg langt tilbake i tid, til 1979 da Tor Anders Eriksen starta med en enkel traktorgraver. En klassisk historie for mange i bransjen.

– Navnet Graveservice er fra 1992, men starten på reisen var med ‘gamlingen sjøl’ Tor Anders Eriksen i 1979 med traktorgraver. Det er jo noe som veldig mange har begynt med, forteller Bjørn Ove med et smil.

– Broren min var gammel nok i 1990 til å komme med i drifta, og jeg begynte her fast her i 1999/2000, legger han til. Etter hvert ansatte vi folk utenfor familien, men det er fortsatt en skikkelig familiebedrift, forklarer han.

I dag er de syv ansatte – inkludert tre damer.

Selv om Båtsfjord kan by på vær som krever sitt, har Graveservice AS bygd opp en solid og variert kundebase gjennom årene. De betjener både privatpersoner, næringsliv og det offentlige.

– Varanger Kraft og Båtsfjord kommune er eksempler på kundeforhold vi har hatt lenge, forteller Bjørn Ove.

De har etablert sterke og langvarige relasjoner, noe som vitner om deres pålitelighet og kvalitet.

– Vi vant en rammeavtale med kommunen for et par år siden, og det var gjennom denne avtalen at brøytingen kom, legger han til, som et eksempel på deres kontinuerlige samarbeid med lokale aktører.

Graveservice AS har også vist sin kapasitet gjennom større VA-prosjekter i området, og som deltakelsen i utbyggingen av Hamnefjell vindkraftverk.

– Det tror jeg er fordi vi er en seriøs aktør som er til å stole på, som handler om både tilgjengelighet og serviceinnstilling. Du må ha en god dialog med folk. Være profesjonell, avslutter Bjørn Ove Eriksen.

For kort tid siden ble selskapet Miljøfyrtårnsertifisert, noe som støtter opp om selskapets dedikasjon som en profesjonell partner.

– Ja, vi er faktisk blitt Miljøfyrtårn-sertifisert! Det er viktig for oss å vise at vi tar miljøet på alvor, og det blir jo mer og mer forventet av kundene også.

SmartDok har vært en stor hjelp i den prosessen.

– Vi har brukt systemet for å få orden på alt vi trengte av dokumentasjon. Og så må jeg si at Miljøfyrtårn-kurset som SmartDok holdt var veldig nyttig for å komme i mål med sertifiseringen. Det gjorde det mye enklere å forstå hva som skulle til, forteller en fornøyd Malene.

– Jeg jobbet parallelt med å sette opp styringssystemet vårt i SmartDok og med Miljøfyrtårn-sertifiseringen av bedriften. Det synes jeg var en grei måte å gjøre det på, sier hun.

For Malene, som opprinnelig er fra Bergen, har tiden i Båtsfjord vært en positiv opplevelse.

– Etter endt studie ønsket jeg å utfordre meg selv og gjøre noe litt annerledes enn mine studievenner. Jeg tenkte at nå var sjansen for å gå utenfor min egen komfortsone og det har jeg ikke angret på, forteller hun.

– Graveservice har gjort overgangen smidig, og det har vært utrolig lærerikt å jobbe i den stillingen jeg har.

For en bedrift som opererer i et krevende miljø, er effektive verktøy for dokumentasjon og styring essensielt. Graveservice AS har vært kunde av SmartDok siden 2016, og Bjørn Ove er klar på at systemet har blitt en viktig del av deres hverdag.

– Jeg vet ikke hvordan jeg skulle hatt kontroll dersom jeg ikke hadde brukt SmartDok! sier han med overbevisning.

Spesielt fremhever han viktigheten av å ha timeregistrering, HMS/KS, varemodul, maskinoversikt i ett system.

For å sikre nøyaktig prosjektregnskap og god kontroll over mannskaps- og maskintimer, benytter Graveservice AS integrasjonen mellom SmartDok og PowerOffice.

– Vi bruker PowerOffice som regnskapssystem, og med at vi har en integrasjon mellom systemene, så hjelper det til med å holde orden på prosjektregnskapet. Det SmartDok og PowerOffice har til felles er at begge systemene er enkle å bruke!

Bildedokumentasjon er en annen funksjon i SmartDok som Graveservice AS setter stor pris på.

– Det er en kjempefin funksjon i SmartDok, det å kunne legge bilder til prosjekt. Og så er det veldig enkelt å finne dem etterpå, sier Bjørn Ove.

Han forteller at de har en uskreven regel om å ta bilder fra prosjektene, spesielt ved legging av kabler og rør. Han forteller at dette er spesielt nyttig i dialogen med kommunen og andre samarbeidspartnere.

– Vi er jo på mange måter et opplysningspunkt for kommunen, driftskarene hos kommunen kommer jo hit dersom de lurer på noe. I og med at vi har gravd på ledningsnettet siden 1979, så kjenner vi det bedre enn dem.

Bjørn Ove trekker frem samarbeidet mellom MEF og SmartDok, som har hatt stor betydning for bedriften. Det er prosjektleder Marlene Osberg Lynghaug som har hatt en sentral rolle i å bygge opp styringssystemet i SmartDok.

– Vi har fått all dokumentert sikkerhetsopplæring inn i systemet, forteller Bjørn Ove. Han legger til: – Vi har også fått dokumentsenteret opp å gå der bruksanvisningene til maskinene ligger, risikovurderingene ligger der og stoffkartoteket.

– I tillegg har vi laget HMS-håndboken ved hjelp av SMARTMEF sine maler og tilpasset den til vår bedrift. I tillegg har vi utarbeidet en personalhåndbok som de ansatt har tilgang via dokumentsenteret.

Avslutningsvis understreker han:

– Det er vi veldig fornøyde med, og det aller viktigste er at de ansatte bruker systemet!

Er du MEF-medlem? Har du lyst å teste ut SmartMEF som gjør HMS/KS-hverdagen enklere for Graveservice? Trykk her for mer info!

Selv om teknologien er viktig, er det folk som utgjør Graveservice AS. Bjørn Ove er opptatt av å skape en god arbeidsplass og verdsetter de ansatte høyt.

– Uten våre flinke ansatte, så hadde ikke vi vært der vi er i dag. Ta for eksempel Bjørn Stian som sitter her, han har vært her så lenge at han har på en måte kommet inn i familien, sier han om en av sine lojale medarbeidere.

– Da vi var på høstmøtet nå sist, så ble det delt ut MEF sin fortjenstmedalje i sølv til han, for 20 år i Graveservice. Han kom hit som 16-åring allerede.

Han trekker også frem viktigheten av den daglige dialogen:

– En annen grunn til at vi lykkes tror jeg ligger mye i at vi ofte ser hverandre. Vi møtes her først om morgenen og har deretter felles lunsj, slik at vi hele tiden har dialogen. Det er lite som kan gå galt når vi treffes flere ganger om dagen.

Med en solid historie, et sterkt samhold og smarte digitale verktøy, er Graveservice AS godt rustet for fremtiden i Båtsfjord. Deres evne til å tilpasse seg de lokale forholdene, kombinert med en profesjonell tilnærming til alle prosjekter, gjør dem til en foretrukket aktør i regionen.

– Vi tror folk velger oss fordi de vet vi er seriøse, til å stole på, og at vi alltid er der med god service. Setter pris på den gode praten og at de ser på oss som proffe.e, avslutter Bjørn Ove Eriksen.

Vi i SmartDok fikk i hvert fall se at Graveservice i Båtsfjord er en gjeng som får ting gjort, uansett vær. De har holdt på lenge, har flinke folk og bruker SmartDok for å slippe unna litt papirarbeid. Om du lurer på om SmartDok kan være noe for deg også, så er det bare å ta kontakt for en prat, helt uforpliktende.