Jada, du har droppet papir og penn for lenge siden. Du har sikkert et system. Kanskje et Excel-ark som har vokst seg til et monster, en enkel app som fulgte med regnskapsprogrammet, eller en kombinasjon av e-post, SMS og Dropbox.
Lekker bedriften din penger? Sannheten om timelister, rot og tapt fortjeneste.
Kjenner du deg igjen? Klokka er sju på kvelden, du skulle vært hjemme for lengst, men du sitter og myser på skjermen og prøver å samle trådene fra diverse systemer. Hva står det egentlig her? Hvilket prosjekt var dette på? Og hvor i alle dager ble det av de ekstra massene som ble bestilt på tirsdag?
Dette er ikke bare irriterende. Det er et pengesluk. Hver time som blir glemt, hver vare som ikke blir ført, og hver endring som ikke blir dokumentert, er kroner som forsvinner rett ut av bedriften.
Vi i SmartDok vet dette, for vi har snakket med hundrevis av entreprenører. Hverdagen er hektisk, og kravene til dokumentasjon øker i takt med hver massetransport. Men tenk deg dette: Ingen flere bortgjemte timelister og ingen hodepine med manglende dokumentasjon.
HMS er ikke et papir, det er en kultur
God dokumentasjon handler om mer enn bare penger. Det handler om sikkerhet. Hos Larsen Maskin & Transport i Hammerfest er Rapportering av Uønskede Hendelser (RUH) en hjørnestein i kulturen. De bruker systemet aktivt for å lære og bli bedre.
– Vi ønsker at alle skal komme trygt hjem fra jobb hver dag, understreker daglig leder Svend Ingvar Hoel Larsen.
– SmartDok er et komplett system for entreprenøren der vi kan følge opp prosjektene, behandle avvik og endringer. Et virkelig bra system for oss!
De bruker SmartDok til å fange opp gjengangere og luke dem bort. For eksempel, etter å ha slitt av samme type slange flere ganger, endret de rutinene for å hindre at det skjedde igjen. Det er slik man bygger en trygg arbeidsplass og et bunnsolid omdømme.
Fra kaos til stålkontroll: Slik gjør proffene det
Spør du sjøentreprenøren, er saken krystallklar. De er avhengige av et system som er bygget for én ting: å sikre at alt arbeid blir dokumentert og betalt. De vet at uten et system som er enkelt for folkene om bord eller på kaia, ville mye arbeid gått tapt. Et skikkelig verktøy er rett og slett med på å sørge for at de får betalt for hele jobben.
Drar du til Berlevåg og spør Roy Tore Andersen i Berlevåg Maskin, er saken også biff. De bruker et system som er bygget for én ting: å sikre at alt arbeid blir dokumentert og betalt.
– Det er jo mye enklere for guttene å skrive timene sine, det de har gjort, slik at vi får fakturert alt,» forklarer Roy Tore. Han legger ikke skjul på hva som står på spill:
– Uten denne dokumentasjonen ville mye arbeid gått tapt. SmartDok er et flott verktøy, som er med på å sørge for at vi får betalt.
Tenk på det. De sikrer at hver eneste time og hver eneste skuffe med grus blir fakturert. Det er ikke magi, det er bare et skikkelig system.
Verktøykassa i lomma
Det gutta i både Berlevåg, Bergen og Hammerfest har felles, er at de har systemet i telefonen. Se for deg dette:
- Timene rett i lomma: Guttene registrerer timer og materiell på mobilen før de forlater anlegget. Enkelt for dem, gull verdt for deg.
- HMS/KS på strak arm: SJA, RUH, sjekklister og vernerunder. Alt fylles ut og dokumenteres der og da. Charlotte hos Larsen Maskin & Transport kan til og med lage en ny sjekkliste mens formannen venter, og den er klar til bruk umiddelbart.
- Bilder som bevis: Ta et bilde med appen, og vips, så har du koordinatfestet dokumentasjon på utført arbeid. Perfekt når kunden lurer på noe.
- Full oversikt: Hvem har hvilket kompetansebevis? Hvilke feil er meldt inn på gravemaskinen? Alt ligger tilgjengelig, i stedet for å være spredt på lapper og i meldinger.
Nok snakk – På tide å tette lekkasjen?
Slutt å la tilfeldighetene styre om du får betalt for jobben du gjør. Slutt å kaste bort tid på å jakte på papirer. Gjør som Berlevåg Maskin, Sjøentreprenøren og Larsen Maskin & Transport: Ta kontroll over dokumentasjonen og se hva det gjør med bunnlinja og nattesøvnen.
Er du klar for å se hvordan dette faktisk fungerer i praksis?
Ja, vis meg hvordan jeg kan få kontroll – Be om en uforpliktende demo her!
