Lesebekreftelser gir deg en fullstendig oversikt over hvem som er oppdatert på HMS-informasjon, og sikrer at alle er bevisste på sitt ansvar for et trygt arbeidsmiljø.
I det systematiske og kontinuerlige HMS-arbeidet i din bedrift er kommunikasjon, bevisstgjøring og ansvarliggjøring viktige elementer
I den forbindelse er det blant annet nødvendig å kunne dokumentere og spore at ansatte har mottatt og lest viktig informasjon.
For å gjøre denne prosessen enklere og mer oversiktlig lanserer SmartDok nå lesebekreftelser. Dette gjør det mulig å opprette lesebekreftelse på et hvilket som helst dokument i en håndbok (prosjektnivå og firmanivå), og velge hvem av dine ansatte som skal motta en forespørsel om å bekrefte at de har lest denne. Status kan du følge opp underveis og i ettertid via en helt ny oversiktsside.
Forespørsel om lesebekreftelse vil i første versjon gå ut som et pushvarsel på SmartDok-appen til de mottakerne du velger, i tillegg til at de mottar en informerende e-post. Funksjonen vil etter hvert bli utvidet til også å inkludere lesing og bekreftelse på nettsiden.
NB: For å kunne lese og bekrefte dokumenter på app er det viktig at man har lastet ned den seneste versjonen av denne (versjon 4.12.127) som ble lagt ut 22. februar 2024.
Hvem kan opprette lesebekreftelser?
Alle med rollen bas, prosjektadministrator og administrator vil kunne opprette lesebekreftelser på håndbøker de har tilgang til.
Hvordan lager jeg en forespørsel om lesebekreftelse?
Gå inn i lesemodus på håndboken, og finn fram til det rette dokumentet. Trykk på Mer-knappen og velg “Be om lesebekreftelse”.
I neste vindu kan du velge å legge inn en tidsfrist og en beskrivelse av hvorfor dette dokumentet skal leses. I tillegg kan du filtrere ut og velge det rette utvalget av ansatte før du sender forespørselen
Hvordan lager jeg en forespørsel om lesebekreftelse? Gå inn i lesemodus på håndboken, og finn fram til det rette dokumentet. Trykk på Mer-knappen og velg “Be om lesebekreftelse”.
Hvor kan jeg følge opp lesebekreftelsene?
Inne på menypunktet for Dokumentsenter vil du nå finne en ny side kalt “Oversikt lesebekreftelser”. Her kan du følge med på status på din lesebekreftelse.
Hva kommer?
Vi planlegger videre utvidelser av funksjonalitet utover våren. Her er mulighet for å lese og bekrefte via nettsiden, samt å kunne legge lesebekreftelse på hele håndbøker og infotavlemeldinger noe av det vi har på blokka allerede. Vi setter stor pris på om du gir din tilbakemelding på hva du syns så langt, og hva du kunne tenke deg videre. Legg gjerne igjen en kommentar på lesebekreftelseskortet i vår produktportal her.
