Alle som bruker SmartDok kjenner til timeregistrering og vareforbruk. Men under overflaten skjuler det seg kraftfulle funksjoner som kan spare deg for enda mer tid, penger og frustrasjon.
Her tar vi frem tre «skjulte perler» som kan transformere måten du jobber på – fra byggeplassen til kontoret:
Her tar vi frem tre «skjulte perler» som kan transformere måten du jobber på – fra byggeplassen til kontoret:
1. Tilpassede sjekklister: Fra plikt til presisjonsverktøy
De fleste bruker standard sjekklister for SJA eller vernerunder. Men visste du at du kan bygge dine egne, skreddersydde sjekklister for nesten hva som helst?
- Problemet det løser: Generiske sjekklister dekker ikke alltid de spesifikke kravene i ditt prosjekt. Kanskje du trenger en egen sjekkliste for montering av et bestemt stillas, en sluttkontroll av VVS-arbeid, eller en kvitteringsliste for overlevert verktøy til en ansatt.
- Slik gjør du det (enkelt forklart): I HMS/KS-modulen kan du enkelt opprette nye maler. Bruk «dra-og-slipp»-funksjonalitet i skjemabyggeren for å legge til ulike typer punkter: ja/nei-spørsmål, tekstfelt, tallfelt, og ikke minst, krav om bilde.
- Verdien for deg:
- Økt kvalitet: Sikrer at kritiske, prosjektspesifikke punkter ikke blir glemt.
- Bedre dokumentasjon: Bildedokumentasjon knyttet direkte til et sjekkpunkt er gull verdt ved overlevering eller i en tvistesak.
- Effektivisering: Den ansatte får en presis liste og slipper å lure på hva som skal kontrolleres.
Ekspert-tips: Lag en sjekkliste for «oppstartsmøte på nytt prosjekt». Inkluder punkter som «Gjennomgang av risikovurdering», «Bekreftelse av mannskapslister» og «Kvittering for mottatt verneutstyr». Da starter alle prosjekter likt og korrekt.
2. Kompetanseoversikt: Aldri mer usikkerhet på byggeplassen
Mange bedrifter har kompetansebevis i en perm på kontoret. SmartDok lar deg ha full kontroll digitalt – direkte koblet til dine ansatte og prosjekter.
- Problemet det løser: Usikkerhet om hvem som har lov til å bruke spesifikt utstyr (f.eks. lift, varmearbeider-sertifikat, etc.). Dette er ikke bare et HMS-problem, men også et juridisk ansvar for deg som arbeidsgiver.
- Slik gjør du det (enkelt forklart): Under «Ansatte» kan du registrere all formell kompetanse. Last opp bilde av sertifikater og legg inn utløpsdato. Systemet vil da automatisk varsle deg i god tid før en kompetanse må fornyes.
- Verdien for deg:
- Umiddelbar kontroll: Formannen kan raskt sjekke hvem på teamet som har den nødvendige kompetansen for en oppgave.
- Proaktiv HMS: Unngå farlige situasjoner og brudd på arbeidsmiljøloven ved å sikre at kun kvalifisert personell utfører risikofylt arbeid.
- Forenklet administrasjon: Slipp manuelle systemer og Excel-ark. Systemet holder orden for deg.
Ekspert-tips: Bruk kompetanseoversikten strategisk. Ser du at flere sertifikater for varmearbeider snart går ut? Planlegg et felles kurs for de det gjelder, og spar både tid og penger.
3. Maskin- og verktøyoversikt: Full kontroll, null nedetid
De fleste har en liste over maskinparken sin – ofte i et Excel-ark eller i en perm. Men hva med serviceintervaller, sakkyndig kontroll og hvem som har ansvaret for utstyret akkurat nå? SmartDok gir deg et levende register som jobber for deg.
- Problemet det løser: Manglende kontroll på vedlikehold og lovpålagte kontroller (f.eks. årlig sjekk av stillas eller fallsikringsutstyr) er en stor risiko for både sikkerheten og økonomien. En maskin som stopper opp på grunn av glemt service, er ren kostnad. Utstyr som ikke er sertifisert, kan føre til pålegg fra Arbeidstilsynet.
- Slik gjør du det (enkelt forklart): I Maskin-modulen registrerer du alt av verdi – fra den minste drillen til den største gravemaskinen. Legg inn serienummer, kjøpsdato og, viktigst av alt, neste service- eller kontrolldato. Du kan også laste opp samsvarserklæringer og brukermanualer direkte på enheten.
- Verdien for deg:
- Proaktivt vedlikehold: Få automatiske varsler i god tid før en service eller sertifisering utløper. Dette minimerer uventet nedetid og sikrer at utstyret alltid er i forskriftsmessig stand.
- Dokumentert sikkerhet: Ved et tilsyn fra Arbeidstilsynet kan du umiddelbart dokumentere at alt utstyr er kontrollert og vedlikeholdt etter boka.
- Ansvarsplassering: Du kan tildele utstyr til ansatte, slik at du alltid vet hvem som har hva. Dette reduserer svinn og øker ansvarsfølelsen.
Ekspert-tips: Bruk denne modulen også for personlig verneutstyr (PVU) som krever årlig kontroll, slik som fallsikringsseler. Legg inn den ansatte som «eier» av selen i systemet. Da får både du og den ansatte varsel når det er på tide med neste kontroll, og du bygger en solid sikkerhetskultur fra bunnen av.
