Anleggsgartnergiganten sikrer kvalitet, logistikk og HMS i både vinter- og sommervedlikeholdet, takket være tett utviklingssamarbeid med SmartDok.
Agaia er ikke bare Norges ledende anleggsgartner- og landskapsentreprenør; de er også innovatøren som setter standarden for bransjen. Med over 40 års solid erfaring er de anerkjent for å skape vakre, varige uterom i hele Stor-Oslo, Drammen, Buskerud og Vestfold. Som en foretrukket partner er Agaia tuftet på en unik kombinasjon av erfaring, nytenking og et kompromissløst fokus på bærekraft og kvalitet – noe som bekreftes av deres ISO 9001- og 14001-sertifiseringer.
For å sikre at denne høye standarden opprettholdes gjennom hele livssyklusen til uterommene – fra anlegg til krevende vinter- og sommervedlikehold – har Agaia valgt å digitalisere sitt kvalitetsarbeid fullt ut.
Utfordringen lå i å sikre perfekt loggføring over deres massive geografiske nedslagsfelt og de mange ulike kvalitetsklassene i kontraktene. Assisterende prosjektleder Ingrid Therese Augustin Børsting i Agaia beskriver behovet slik:
– Det var vanskelig å holde regelmessig kontroll og oversikt over områdene vi drifter, da det ville vært altfor tidkrevende å befare alle anleggene jevnlig, forteller Ingrid.
Som et ledd i Agaia sin strategi for å optimalisere driften, tok de i 2024 i bruk AutoReg, SmartDok sitt dedikerte system for vinter- og sommervedlikehold. Dette var et strategisk grep for å strømlinjeforme den operative hverdagen og gi selskapet det nøyaktige digitale verktøyet de trengte for å sikre nøyaktig oppfølging av hvert enkelt anlegg – og dermed bekrefte sin markedsposisjon som en uovertruffen kvalitetsleverandør.
Med rundt 80 ansatte i sving på vinteren er AutoReg et viktig verktøy for vinterdriften til Agaia.
Sammen om å skape «spot on» dokumentasjon
Agaia oppdaget raskt at AutoReg hadde et enormt potensial. Men de trengte et system som var mer detaljert enn standardløsningene, og som passet like godt til sommervedlikehold som til vinterdrift.
I stedet for å lete etter et annet system, tok de en aktiv rolle i utviklingen:
– AutoReg-teamet var svært lydhøre for våre behov og lot oss bidra til å videreutvikle systemet slik at det passet vår drift. Dette var definitivt avgjørende for at vi valgte å gå videre med AutoReg, understreker Ingrid.
Denne filosofien er kjernen i suksessen:
– Tidligere har vi opplevd at vi må tilpasse driften etter en app, nå tilpasser vi appen etter driften.
Takket være samarbeidet er dokumentasjonen nå mer «spot on» enn tidligere, da de har unngått systemer som kun var tilrettelagt for nyanlegg.
Her er Agaia i gang med å plante foran nye Drammen sykehus.
Vinterdrift: HMS, Logistikk og automatisk fakturering
Med rundt 80 ansatte i sving på vinteren, krever driften en enorm logistikk. I år har Agaia implementert AutoReg i alle vinterkontrakter – og det har gitt umiddelbar effekt på tre kritiske områder:
- Struktur og Arbeidsinstruks: AutoReg brukes til å sette opp effektive brøyteruter. De tegner detaljerte geofence-kart som fungerer som nøyaktige arbeidsinstrukser. Sjåføren får beskjed om neste adresse på ruten så snart den forrige er fullført.
- HMS Først – Live Varsler: Systemet bidrar til et svært viktig HMS-tiltak. Man kan legge inn hindringer med varsel (for eksempel utstikkende elementer). Sjåføren får live varsel på telefonen når de nærmer seg hindringen og vet at de må være ekstra oppmerksomme.
- Økonomi og Overvåking: Evnen til å monitorere live status under en utkalling er avgjørende for raskt å omdisponere ressurser for å rekke kontraktsfrister. I tillegg er den automatiske loggføringen – basert på GPS (slepespor) – helt essensiell.
– Det sparer oss administrativt for mye manuell loggføring, og er avgjørende for å kunne svare ut avvik, status og ikke minst for viderefakturering av utført arbeid, forteller Ingrid.
Midt i hjertet av Oslo svever dyktige arborister mellom trekronene. Med tau, sager og presisjon tar de vare på byens grønne lunger – for en vakrere og sunnere hovedstad.
Håndtert med sjekklister – året rundt
Utover vinterlogistikken er sjekklistene favorittfunksjonen blant de ansatte. De er enkle å bruke og tilpasset de daglige oppgavene.
– Det at sjekklistene kan tilpasses de forskjellige kontraktene gjør det svært enkelt å få riktig dokumentasjon. Appen oppleves dessuten som intuitiv og utviklet for det operative mannskapet ute i felt, sier Ingrid.
AutoReg i sommervedlikehold: Agaia bruker AutoReg til loggføring av en rekke oppgaver i sommerhalvåret, inkludert:
- Gressklipping
- Luking
- Beskjæring
- Søppelhåndtering
- Renhold og drift
De ansatte kan enkelt legge inn spesifikke kommentarer og merknader på en gitt oppgave på en spesifikk adresse, noe som sikrer presis kvalitetskontroll.
På Fjordparken jobber Agaia med å utvikle et nytt parkområde for Drammen kommune.
Fremtiden er digital og samarbeidende
Gjennom samarbeidet med AutoReg har Agaia sikret seg et verktøy som er enklere for de over 80 ansatte i felten, og som gir de på kontoret stålkontroll på at arbeidet er utført i henhold til kontrakt. Systemet gir kvalitetskontroll, loggføring og bildedokumentasjon – alt i ett.
Agaia ser hele tiden på utviklingspotensialer i sin drift, og er et bevis på at det beste systemet er det man har vært med å forme selv.
Er du lei av å tilpasse driften din etter en app? Da er det på tide å ta kontroll på dokumentasjonen og logistikken – sommer som vinter – med AutoReg.
Når snøen laver ned, rykker Agaias ihuga snøryddemannskap ut.
