Integrasjon mellom Xledger og SmartDok på plass – produsert av BDO
BDO har i samarbeid med SmartDok utviklet en komplett integrasjon mellom Xledger og SmartDok
I en bransje med stadig vekst, men med lave marginer og økt usikkerhet er det kritisk at man har de rette systemene, for å gi arbeiderne en effektiv hverdag, samtidig som man sikrer at man har gode verktøy for prosjektledere og ledelsen i selskapet.
Bruker selskapet ditt Xledger til regnskap vil det være en svært god ide å bruke SmartDok til å samle inn data.
Det er BDO som har laget integrasjon i samarbeid med SmartDok. BDO er en av Norges fremste leverandører av regnskaps-, revisjons- og rådgivningstjenester til virksomheter innen eiendom-, bygg-, og anleggsbransjen. Les mer om hva BDO kan gjøre for deg i bygge- og anleggsbransjen her.
Integrasjonen inneholder overførsel av følgende data
- Ansatte
- Maskiner
- Maskinkategorier
- Produkter
- Prosjekter
- Kunder
- Ordre
- Timetyper
- Timer
- Fakturagrunnlag
Integrasjonen søker etter nye prosjekter, kunder, maskiner, ansatte o.l. som opprettes i Xledger. Finner den ut at noe er endret på en ansatt, så vil den sende disse dataene inn til Smartdok, slik at informasjon er oppdatert i begge systemer.
Integrasjonen bygger på Microsoft-teknologi, med kontinuerlig overvåkning og sikkerhetsmekanismer som støtter en trygg applikasjon.
Hvorfor bør en Xledger/SmartDok-kunde ta den i bruk?
Denne integrasjonen vil løse utfordringene med:
- Dobbelregistrering av ansatte, prosjekter, o.l. i flere systemer
- Reduserer sjansen for feil i inntasting i flere systemer
- Rask overførsel av data fra et system til et annet
Hvordan ser flyten ut?
I dette skjermbildet ser man et kontrollpanel dere som kunde får tilgang til. Her får man full kontroll over meldinger som sendes via systemene, kan se når en synkronisering er kjørt, samt kjøre synkroniseringen manuelt ved behov. Er det datamangler, eksempelvis på et prosjekt, så vil dette dukke opp i kontrollpanelet, med en beskrivelse på hva som mangler.
Det er utviklet en rekke flyter mellom systemene som skal sørge for at kundene bestitter de korrekte data i de ulike systemene. Våre standardflyter er som følger:
- Når ansatte begynner i selskapet, opprettes de i Xledger, med korrekt lønnsinformasjon, disse blir automatisk opprettet som brukere i Smartdok, med korrekt avdeling
- Når den ansatte slutter i selskapet, hukes timeføring vekk i Xledger, og brukeren blir deaktivert i Smartdok
- Samme struktur gjelder ved opprettelse og salg av maskiner, fullt maskinregister med kategorier i Xledger, overføres til Smartdok, klare til å registreres timer på!
- Prosjekter og ordre opprettes i Xledger, gjerne i form av hierarki, med støtte for delprosjekter, og ordre på prosjekter, tilgjengelig i Smartdok iløpet av minutter
- For å holde kontroll på timeføringen til folkene i feltet, har man automatiske overføringer av arbeidskategorier og lønnarter fra Xledger til Smartdok. Dette for å sikre at man korrekt informasjon i begge systemer, sikrer at ingen fører på inaktive oppgaver, eller lønnsarter som ikke lenger er i bruk
- Benytter man vareforbruksmodulen i Smartdok kan man også aktivere overførsel av vareregisteret fra Xledger til Smartdok. Når varer er registrert på et prosjekt eller ordre overføres de tilbake til Xledger, som tar seg av faktureringen
- Timer som er admingodkjent i Smartdok overføres til Xledger, som kan danne grunnlaget både for lønn og fakturering
- Timer som er ført på maskiner blir også med over til Xledger, og er en del av prosjektkostnad, og eventuelt fakturering
Har man ønsker om andre typer flyter mellom systemene, kan BDO bistå med å tilrettelegge for dette. Eksempelvis hvis man ønsker å endre slik at ordre og prosjekter opprettes i Smartdok, og deretter opprettes i Xledger.
