Bruken av avviksrapportering (RUH og kvalitetsavvik) er en av de aller viktigste og mest brukte funksjonene i SmartDok HMS/KS. Muligheten for å kunne skreddersy og forenkle registreringsbildet (og skille mellom obligatorisk og valgfri informasjon) har hjulpet mange av våre kunder med å implementere god rapporteringskultur ute på prosjektene.

Vi har samlet, kategorisert og prioritert disse over en lengre tidsperiode, og nå har vi begynt å jobbe med forbedringer fra toppen av listen. Dette blir tilgjengelig nå i starten av oktober:

• Nye oppsettsider for RUH og kvalitetsavvik med mer oversiktlig layout og ny funksjonalitet.
• Mulighet for å konvertere innsendt avviksrapport til annen type.
• Mer utfyllende e-postvarsler om innsendt avvik.

• Mulighet for å definere en standard tidsfrist på alle innsendte avvik. I tillegg vil den nye funksjonen sørge for en automatisk epost-påminnelse til saksbehandler én arbeidsdag før fristen går ut.
• Bedre e-postvarsling ved innsendte og lukkede avvik. I de nye oppsettsidene har vi nå gjort det mulig å definere flere mottakere for e-postvarsel når et avvik sendes inn eller lukkes. Man kan velge mellom eksisterende roller eller legge inn separate e-postadresser for varsling.
• Mulighet for å egendefinere innholdet i rapporteringskategoriene. Har du noen gang savnet en hendelsesårsak eller en arbeidsoperasjon i utvalget som er lagt inn i SmartDok? Nå er det mulig å legge inn så mange egendefinerte valg du ønsker i oppsettet. Dermed kan du skreddersy hva de ansatte rapporterer mot, og dermed sitte igjen med mye bedre statistikker og læringsdata.

Har du noen gang opplevd at den ansatte har gjort en god jobb med å fylle ut avviksrapport, og kanskje supplert med gode bilder – men valgt feil type avvik? Dette har vi ofte fått tilbakemeldinger på, for den eneste måten å håndtere dette på tidligere var å avvise rapporten og be innsender om å registrere alt på nytt med riktig avvikstype. Ikke bra…

Nå har vi imidlertid lagt til en ny knapp nederst i saksbehandlingsvinduet som lar deg konvertere rapporten fra RUH til kvalitetsavvik, eller motsatt. Endringene blir logget på en oversiktlig måte, og den opprinnelig innsendte rapporten blir arkivert som ‘Avvist’. Enkelt og greit!

Mange synes det er veldig nyttig å få e-postvarsler om innsendt avvik. Da kan man enkelt sette seg inn i hva som har skjedd bare ved å lese den vedlagte PDF-rapporten i e-postleseren.

MEN: Denne rapporten har alltid manglet eventuelle bilder som er lagt ved. Dette har vi nå fikset. Dersom dine ansatte oppdaterer til seneste versjon av SmartDok-appen (v4.12.177 eller nyere) før de sender inn nye avviksrapporter så vil alltid e-posten inneholde PDF-kopi komplett med bilder.