Det høres kanskje ut som en beskjeden oppdatering, men den nye søkefunksjonen kan bety slutten på timer med frustrerende leting etter nåla i dokumentasjonshaugen.
I anleggsbransjen er dokumentasjon ofte forskjellen på overskudd og underskudd. Men med tusenvis av innsendte daglogger, sjekklister og kompetansebevis, har det å finne akkurat det ene skjemaet ofte vært en øvelse i tålmodighet.
Nå lanserer SmartDok funksjonen «Søkereferanse». Ved første øyekast kan det virke som en enkel kolonneoppdatering, men bak kulissene ligger nøkkelen til å låse opp data som tidligere var «låst» inne i dokumentene.
Fra frustrasjon til full oversikt
Hittil har oversikten over innsendte skjemaer vært begrenset til generelle data som dato eller prosjektnavn. Med den nye oppdateringen kan bedriftene selv definere hva som er den viktigste informasjonen i hvert enkelt skjema.
– Dokumentasjon har liten verdi hvis du ikke finner den når du trenger den, sier Peter Rødberg, Product Manager i SmartDok.
Han forklarer at den nye funksjonen lar brukeren velge ett unikt felt i skjemamalen – for eksempel et pælenummer, et spesifikt ukenummer eller navnet på en ansatt – og få dette blåst opp direkte i hovedoversikten.
Slutt på «låst» informasjon
Den største verdien ligger i søkbarheten. Tidligere måtte man ofte åpne hvert enkelt dokument for å se detaljene. Nå blir de mest kritiske dataene søkbare direkte fra toppmenyen.
For en prosjektleder på et stort veiprosjekt betyr dette at man kan skrive inn «Parsell 3» eller et spesifikt sonenummer i søkefeltet, og umiddelbart få opp all relevant dokumentasjon.
Ifølge SmartDok løser funksjonen spesielt tre kritiske utfordringer:
- Bedre tidsstyring: Finn riktig daglogg basert på når jobben faktisk ble gjort, ikke når skjemaet ble lagret.
- Geografisk kontroll: Søk direkte på pæle- eller sonenummer i store infrastrukturprosjekter.
- Personaloversikt: Finn raskt kompetansebevis eller opplæringsdokumentasjon knyttet til en spesifikk medarbeider.
Enkel, men ikke tilbakevirkende
Funksjonen rulles ut i disse dager og aktiveres enkelt i SmartDoks skjemabygger. Det er imidlertid verdt å merke seg at funksjonen ikke har tilbakevirkende kraft; den fungerer på alle skjemaer som sendes inn etter at malen er oppdatert med søkereferanse.
For administratorer er oppfordringen klar: Ta de få minuttene det tar å oppdatere malene nå, så sparer du timevis med leting senere i år.
