For Anleggsgartner Grøteig AS har løsningen vært å bytte til SmartDok – et bransjetilpasset digitalt system for å jobbe mer effektivt.

Som anleggsgartner er det utrolig viktig å kunne levere til rett tid og ikke minst til forventet kvalitet, og ofte bedre. Men et prosjekt er ikke suksessfullt dersom en ikke har kontroll over timer, lønn og faktura. Grøteig har her full kontroll. Daglig leder Sindre Book i Grøteig AS er ikke tvil om hva effektiv timeregistrering betyr for selskapet.

– Våre ansatte er dyktige til å legge inn timene i SmartDok fortløpende, og da har en kontroll på timebruk på de forskjellige prosjektene, sier Sindre.

– Vi sparer mye tid i forhold til fakturering og lønn. Bare som et eksempel går nå fakturering av snørydding mye mye raskere enn tidligere. Vi tar ut rapportene kjapt og sparer masse tid i forhold til før, forteller Sindre.

– Vi hadde en skikkelig snørik november og da fikk vi testet det skikkelig ut. Jeg bruker fryktelig lite tid på å lage faktura basert på vår snørydding og strøing.

– Den tiden jeg sparer er nå frigjort til å gjøre andre nyttige ting, sier Sindre

Anleggsgartnerfirmaet A. Grøteig ble stiftet i 1973 av anleggsgartnermester Arild Grøteig. Det ble drevet som personlig firma frem til år 2002, da det knyttet til seg Jarle L Staff og Sindre Book på eiersiden og gikk over til å bli aksjeselskapet Grøteig AS.

– Fra 2002 har det økt jamt og trutt med ansatte og omsetningen på ca. 8 millioner i 2002 og økte til godt over 50 millioner i 2019, forteller Sindre om reisen.

Selskapet tar oppdrag innenfor alt som har med utenomhusanlegg å gjøre. Dette kan variere fra noen timers arbeid hos private til store kommunale prosjekter som for eksempel skolegårder og veianlegg.

– Pluss at vi også gjør noe grunnarbeid for bygg- og anlegg. Men det er anleggsgartnertjenestene som er kjerneområdet.

Daglig leder Sindre Book bruker i dag mindre tid på lønns- og fakturaarbeidet, noe som både kommer selskapet og kundene hans tilgode.

Selskapet består i dag av 35 faste ansatte, samt at det i sommersesongen hentes noen flere inn.

– De fleste er fagutdannede med fagbrev som anleggsgartenere. Eller så har vi også tømrere, skogsarbeidere og murere. Anleggsgartnerfaget handler om kunnskap utenfor veggene og vi trenger forskjellig kompetanse i selskapet.

Hvorfor tror du kundene velger Grøteig?

– Vi er godt innarbeidet lokalt og har holdt på med slikt arbeid snart i 50 år. Godt rykte og ikke minst god kvalitet på leveransene, nevner Sindre.

Riktig verktøy til arbeidet er alltid viktig. Her planerer de ansatte en plen utenfor et byggeprosjekt.

Selskapet gikk allerede i 2011 over fra papir til digitalt system. Men oppdaget etterhvert at systemet ikke var tilpasset bransjen godt nok.

– Vi oppdaget etterhvert at de andre aktørene i markedet brukte produktet SmartDok, og var veldig fornøyde.

– Vi fikk så en demo av SmartDok i 2018, og ble fort overbevist at dette var en bedre løsning en det vi hadde fra før av.

– Det hadde mer muligheter, mer tilpasset bygge- og anlegg, forteller Sindre.

Sindre har hatt SmartDok nå i snart to år og oppdager stadig nye fordeler med systemet. Nå planlegger han å komme i gang med sjekklister og HMS.

– HMS i SmartDok er også en vinn-vinn. Dette er noe vi skal komme i gang med.

På vinterstid har selskapet mange brøyteoppdrag i fylket. For å holde orden på oppdragene bruker de rodelistemodulen i SmartDok.

At SmartDok inneholdt en egen brøytemodul var også en medvirkende faktor til at overgangen til SmartDok var perfekt. Rodeliste som SmartDok kaller modulen er selvsagt i samme appen som du finner timeregistering, HMS og alle de andre mulighetene i systemet.

Grøteig AS er forholdsvis store på snørydding, og har over 20 enheter i gang til de forskjellige oppdragene med å fjerne snø og ikke minst strø.

– Vi bruker denne modulen på alt vintervedlikehold, forteller Sindre.

– Fra å gå fra papirlister til å ha det på telefonen har vært en helt ny hverdag. Veldig enkelt når en skal fakturere etterpå via rodelistene. Der er den helt genial!

Oppdragene som Grøteig tar via rodelistene kan være: Snørydding, bortkjøring av snø, måking av tak, fjerning av overheng tak, fjerning av istapper, merking og varsling, samt strøing og feiing.

Dyktige ansatte som, kan sitt fag er viktig dersom kvaliteten på sluttproduktet skal bli tilfredstillende. Her legges det stein utenfor et byggeprosjekt i Horten.

– De ansatte har det enkelt med at de har alt på telefonen. Det er enkelt å registrere timer med appen. De får gjort det der og da. Noe som igjen forenkler jobben for administrasjonen. Vi slipper en haug med papir og får en oversikt på timer løpende.

I tillegg til å registrere timer, registrerer de ansatte også maskintimer i samme slengen.

– Dermed får vi alle data registrert på prosjektregnskapet, forteller han.

Hvordan opplevde du overgangen til SmartDok?

– Nå er systemet svært innlysende og selvforklarende slik at vi trengte ikke mye hjelp. Overgangen fra det forrige systemet var problemfritt. Vi kjørte en liten gjennomgang, og vipps var vi i gang.

Lyst til å jobbe like effektivt som Ask og resten av arbeiderne i Grøteig? Prøv SmartDok du også!