Med et økende antall prosjekter, ansatte og oppdrag kan det fort bli utfordrende for administrasjonen og ha oversikt og kontroll. For selskapet fra Førde har et digitalt dokumentasjonssystem gjort jobben enklere.

Vi møtte anleggsleder Kristine Hafstad i en av Sogn og Fjordanes største maskinentreprenører, Magne Hafstad AS.

Magne Hafstad AS ble etablert sommeren 1979 som et personlig selskap, og i 1995 ble selskapet omdannet til aksjeselskap.

– Fra starten har vi vokst oss fram til et firma med 50 dyktige fagfolk og en omsetning på ca 120 millioner kr.

– Dette gjør oss til en av Sogn og fjordane sine største maskinentreprenører. De største kundene våre er Statens vegvesen, Vestland fylkeskommune, Sunnfjord kommune, Sunnfjord tomteselskap, Gravdal Gruppa og Mesta.

Hjemme i Førde har selskapet fått på plass et fantastisk bygg, som både huser administrasjonen, verksted, lager og vaskehall.

Den sterke veksten førte også med seg et økende behov for å digitalisere dokumentasjonen i bedriften. Dette for å kunne jobbe enklere, og ikke minst sørge for at kundene av Magne Hafstad skal bli ivaretatt på best mulig måte.

En skal kunne stole på at når Magne Hafstad AS gjør jobben, så er du som kunde i de beste hender.

Selskapet valgte i 2014 å ta i bruk det digitale dokumentasjonssystemet SmartDok for å få mer kontroll på prosjektene og jobbe mer effektivt.

Hva bruker dere SmartDok til i dag?

– Vår bruk av SmartDok er omfattende, det gjelder både Sikker Jobb-analyse, legge inn prosjekter, timeføring, mannskapslister, sjekklister på tomte- og grøftearbeid.

– Ja, vi bruker faktisk SmartDok gjennom hele prosessen, i alle deler av drifta!

– Etter at vi begynte å bruke SmartDok har det blitt en helt annen måte å behandle dokumentasjonen på, og med SmartMEF er det enda enklere!

Tidligere brukte Magne Hafstad MEF sitt KSMEF-system som kvalitetssikring (KS-system). Kristine er glad for at KSMEF og SmartDok nå er slått sammen til ett system, SmartMEF.

– Nå slipper vi å bruke to system, det blir enda mer brukervennlig for de som er ute på prosjektene, men også for oss i administrasjonen.

– Jeg setter stor pris på at systemene utvikler seg og ting blir mer effektive, da sparer vi mange timer!

Kristine har fått redusert papirmølla ned til et absolutt minimum. Nå dokumenteres det digitalt og hun har full kontroll via SmartDok.

Kravene til god dokumentasjon øker, og oppdragsgiver har ofte strenge krav til hvordan de skal holdes informert om hva som skjer i prosjektet. Samtidig er også strengere krav og bedre dokumentasjon svært viktig om det skulle dukke opp reklamasjoner.

– Bruken av bildedokumentasjon har vært veldig viktig for bedriften, det sørger for trygghet dersom det skulle dukke opp en eventuell reklamasjon etter ferdigstilling av et prosjekt.

Med bildedokumentasjon av utført arbeid minsker en antall reklamasjoner, og en står sterkere om en tvist skulle oppstå.

Hvordan definerer dere suksess på et prosjekt?

– Vi definerer et suksessprosjekt når vi har levert et feilfritt produkt til rett pris og ikke minst til rett tid.

– Med det mener jeg; med våre svært dyktige ansatte, moderne maskinpark og internkontrollsystem, ser vi til at alt blir utført i henhold til gjeldende lover og regler, og sørger for at jobben blir utført på en mest mulig effektiv og miljøvennlig måte!

Magne Hafstad AS har også et eget verksted der de kan drive vedlikehold og reparasjoner på eget utstyr.

Kristine forteller videre at systemet forenkler arbeidsdagen for de som er ute, og at de til enhver tid har direkte tilgang til skjemaer og timelister.

– Transportlister fungerer veldig bra, vi har fått veldig god oversikt over transporten etter at vi begynte å bruke SmartDok. Og HMS- og kvalitetsarbeidet vårt er hevet ett nivå etter at SmartDok kom, vi har rett og slett fått et bedre verktøy.

Kristine er også veldig fornøyd med hjelpen de får når de står fast eller lurer på noe. Hun ønsker å skryte av SmartDoks supportavdeling.

– Supporten funker veldig bra! Vi får hjelp hver gang vi ringer, de løser saken der og da.

Selskapet har også et eget pukkverk på baksiden av administrasjonsbygningen i Førde. 

Magne Hafstad AS har sentral godkjenning og held til i Førde i Sogn og fjordane. Bedrifta er ISO9001- og ISO14001-sertifisert.

Selskapet ble etablert sommeren 1979, og ble i 1995 omdanna til aksjeselskap. Fra starten har de nå vokst seg til et firma med 50 dyktige fagfolk og en omsetning på ca. 120 mill. Dette gjør de til en av Sogn og fjordane sine største maskinentreprenører.