Hvilke funksjoner trenger en app for små og mellomstore entreprenørbedrifter?

Den største tidstyven? Systemer som ikke er laget for folk ute i felt.

Timelister som kommer inn på en Excel-fil eller i verste tilfelle en krøllete serviett. Manglende SJA-skjemaer. Krangling om hvem som har den dyre laseren. Og fakturagrunnlaget? Det ligger i en bunke på dashbordet i varebilen.

Du trenger ikke mer administrasjon. Du trenger mindre. Du trenger et system som er bygget for oss som er ute i felten, ikke for folk som elsker Excel-ark. Du trenger rett og slett kontoret i lomma.

Erfaring tilsier at det er fem ting en app må fikse for en liten bedrift.

Glem alt det unødvendige «tøyset» – dette er kjernen.

Maskinene er ofte den største investeringen din. Står gravemaskinen stille på grunn av uforutsett service, eller glemmer du å fakturere for maskintimene? Da blør bedriften penger.

• Problem: Serviceintervaller blir glemt, og maskintimene blir ofte «slengt på» i etterkant med stor usikkerhet. Du aner ikke om maskinen faktisk er lønnsom.

• Løsningen (sånn SmartDok gjør det): Med maskinmodulen registrerer føreren maskintimer direkte i appen samtidig som de fører egne timer. Systemet gir deg automatisk varsel når det er tid for service eller sertifisering. Du får stålkontroll på drivstofforbruk og vedlikehold, og du vet nøyaktig hva hver enkelt maskin koster deg – og hva den tjener inn.

Vi vet alle at HMS/KS er viktig, men la oss være ærlige: HMS-permen blir fort en støvsamler. For en liten bedrift er det helt avgjørende å ha et system som gjør det enkelt å følge loven.

• Problem: Å fylle ut en RUH (Rapport Uønsket Hendelse) eller en SJA (Sikker Jobb Analyse) på papir er et ork. Det blir ikke gjort, og plutselig står du der uten dokumentasjon når tilsynet kommer, eller verre – når en ulykke skjer.
• Løsningen (sånn SmartDok gjør det): Trenger gutta å rapportere et avvik? Ta opp mobilen, ta et bilde av situasjonen, skriv to setninger og trykk «send». Ferdig. SJA-en fylles ut direkte på telefonen før jobben starter. Dokumentasjonen lagres trygt på prosjektet, og du sover bedre om natta.

Hvor mange ganger har du spurt: «Hvem i svarte har den nye spikerpistolen?» I en liten bedrift er dyrt verktøy en stor investering. Å miste det, eller å kaste bort tid på å lete etter det, er rent tap.

• Problem: Verktøy blir borte, «lånt» eller glemt igjen på en rigg. Ingen har oversikt, og du ender opp med å kjøpe nytt utstyr du egentlig allerede har.
• Løsningen (sånn SmartDok gjør det): En enkel verktøyoversikt i appen. Alt verdifullt utstyr får en QR-kode. Når «Basen» tar med seg laseren, skanner han den med mobilen. Vips, så vet alle at «Basen» har laseren. Enkelt, genialt og slutt på leteaksjoner.

– Det der var ikke avtalt!
Har du hørt den fra en kunde før? Uten bilder har du lite å stille opp med når diskusjonen om tilleggsarbeid starter.

• Problem: Du glemmer å dokumentere endringer og tilleggsarbeid. Bilder du tar med privatmobilen blir borte i kamerarullen, og du finner dem aldri igjen når fakturaen skal lages.
• Løsningen (sånn SmartDok gjør det): Ta bilder inne i SmartDok-appen. Bildene lagres automatisk på riktig prosjekt, datostemplet og klare til bruk. Når kunden lurer på hvorfor den ekstra veggen kostet penger, har du bildedokumentasjon som viser «før», «under» og «etter». Diskusjon avsluttet.

For en liten entreprenør handler det ikke om å ha flest mulig funksjoner. Det handler om å løse de største problemene først.

SmartDok er bygget nettopp slik: Du starter med det du trenger. For de fleste er det timer og HMS. Så kan du bygge på med verktøykontroll eller kjørebok når du ser at det funker.