Fra detektivarbeid til full kontroll på lønn og faktura

Er du lei av å bruke dagene på å purre på timelister og tyde mangelfulle registreringer? SmartDok er regnskapsførerens beste venn. Vi sørger for at dataene fra felt er ferdig godkjent, riktig kategorisert og klare for ditt lønns- og økonomisystem.

Bruker du for mye tid på å rydde opp etter andre?

  • Mangler du prosjektnummer? Er du lei av å måtte ringe rundt for å finne ut hvor timene og massetransporten faktisk hører hjemme?
  • Småfeil som spiser tid? Bruker du timer hver måned på å korrigere manuelle tastefeil og feilføringer?
  • Det evige fredagsmaset? Er du den som alltid må jage gutta for å få godkjent timene før lønnskjøring?

Gjør hverdagen din mer lystbetont med sømløs dataflyt.

Lønnskjøringen som før tok to dager, tar nå to timer

– Å jobbe med en spesifikk bransje lar oss dykke dypt inn i detaljene og virkelig forstå våre kunders behov. Dataflyt mellom SmartDok og PowerOffice har resultert i forbedrede lønnsrutiner og mer effektiv økonomistyring.

Karianne Hestad, NOR Logistikk

Hvorfor lønn og regnskap elsker SmartDok:

✅  Ferdig attesterte data – rett inn i systemet

Slutt på usikkerhet. I SmartDok er timene og kostnadene allerede godkjent av basen eller prosjektlederen før de lander hos deg. Du får et ferdig kvalitetssikret underlag som er klart for eksport til Visma, Tripletex, PowerOffice eller det systemet dere bruker.

✅  Slutt på manuelt tastearbeid

Hvorfor taste inn de samme tallene to ganger? Med våre bransjeledende integrasjoner flyter dataene sømløst. Det betyr færre feilkilder, mer nøyaktige regnskap og – ikke minst – en mye morsommere arbeidsdag for deg.

✅  Automatisert regelverk for lønn og overtid

La systemet holde styr på diett, tillegg og overtid. Ved å automatisere bedriftens lønnsregler får du ferdig utregnede data rett inn i lønnskjøringen. Det minimerer feilmarginen og sparer deg for timer med kontrollarbeid.

✅ Vanntett fakturagrunnlag (ingen flere kreditnotaer)

Når timer, maskiner og materiell er dokumentert med bilder og signaturer rett fra felt, blir fakturagrunnlaget ditt udiskutabelt. Det betyr færre spørsmål fra kunder, raskere innbetalinger og slutt på tidkrevende kreditnotaer.

Funksjonene som redder arbeidsdagen din:

🔗 Sømløse integrasjoner: Vi snakker samme språk som ditt økonomisystem. Overfør timer, lønnsarter og prosjektdata med et klikk.

📂 Digitalt arkiv for alt: Alle sjekklister, bilder og dokumentasjon er lagret på prosjektet. Trenger revisor eller kunde dokumentasjon? Du finner den på sekunder.

💰 Kontroll på maskinkostnader: Få maskintimene ferdig fordelt på riktig prosjekt, slik at du har full kontroll på de faktiske kostnadene i sanntid.

🚚 Massetransport og vareforbruk: Slutt på løse kvitteringer. Alt registreres i appen og lander rett i ditt fakturaunderlag.

📑 Oversiktlig lønnsgrunnlag: Håndter tillegg, overtid og diett enkelt og oversiktlig – nøyaktig slik du trenger det for utbetaling.

📈 Raskere fakturering og bedre likviditet: Slutt på å vente ukevis på underlag fra felt. Siden alle timer, masser og varer logges fortløpende, kan du klargjøre og sende ut fakturaen med en gang jobben er gjort. Det gir bedriften bedre cashflow og fjerner usikkerhet rundt ubehandlet fakturagrunnlag.

Line Røising, Vigres Regnskap AS SmartDok
Line Røising, Vigres Regnskap AS SmartDok

Fantastisk sporbarhet

– Jeg vil anbefale SmartDok, da dette sikrer timefangst på en fin måte, hvor den ansatte må forholde seg til hva han legger inn, og den som er ansvarlig for å attestere timer, må ha eierskap til timer og kostnader

Line Røising, Vigres Regnskap AS

Slutt å jage – start å kontrollere

Målet vårt er at du skal slippe å være «timeliste-politi». Med SmartDok blir dataene fanget der de oppstår, godkjent av de som har ansvaret, og levert til deg på et sølvfat.

Mer for deg som jobber med økonomi:

Klar for en hverdag uten tastefeil?

Ofte stilte spørsmål

SmartDok bruker ferdige eksportoppsett eller direkte API-integrasjoner mot systemer som Tripletex, Visma Lønn, Huldt & Lillevik og mange flere. Du definerer hvilke lønnsarter (f.eks. 100% overtid, helgetillegg) som tilsvarer aktivitetene i SmartDok, slik at overføringen skjer sømløst uten manuell punching.

I modulen for Reise og diett kan de ansatte føre kjørelister med GPS-koordinater og velge statens satser for diett. For deg på lønn betyr dette at du får ferdig utregnede beløp som følger gjeldende regelverk, klart til utbetaling sammen med lønnen.

Du kan bruke Godkjenningsmatrisen. Her får du en rød/grønn oversikt som viser nøyaktig hvilke ansatte som har ført timer, og hvilke prosjektledere som har (eller ikke har) godkjent dem. Dette gjør det enkelt å purre på de som somler før «lønnstoget» går.

Ja. For å unngå at ansatte endrer på timer etter at du har begynt på lønnskjøringen, kan du sette en låsedato. Etter denne datoen kan ingen endre eller legge til timer for den lukkede perioden uten at administrasjonen åpner den opp igjen.

Selv om SmartDok ikke er et fullverdig HR-system, har det en solid Fraværsmodul. Her registrerer ansatte egenmeldinger, sykemeldinger og ferieønsker. Som lønnsansvarlig får du en samlet oversikt og kan eksportere fraværet direkte til lønnssystemet for korrekt beregning av sykepenger og feriepengegrunnlag.

Ved oppsett av prosjekter i SmartDok kan du knytte dem til spesifikke dimensjoner (kostnadssteder, avdelinger eller underprosjekter). Når timene eksporteres til regnskapet, følger disse kodene med, slik at prosjektregnskapet ditt alltid er oppdatert og korrekt uten manuelt etterarbeid.

I modulen for Vare og materiell (eller utlegg) kan de ansatte ta bilde av kvitteringen og føre beløpet direkte på mobilen. Dette godkjennes av prosjektleder og havner hos deg på regnskap som et ferdig bilag, klart for refusjon.

Ja, det er full sporbarhet. SmartDok har en endringshistorikk. Hvis en timepris eller et antall timer er endret, kan du se hvem som gjorde endringen, når den ble gjort, og hva verdien var før endringen. Dette er viktig for både internkontroll og ved eventuelle revisjoner.

Systemet lar deg sette opp regler der enkelte aktiviteter kun er for lønn (f.eks. internmøter), mens andre er både for lønn og fakturering. Du kan også overstyre antall timer som skal faktureres kunde uten at det påvirker hva den ansatte skal ha i lønn, noe som gir deg full fleksibilitet i faktureringsprosessen.

Absolutt. Ved å bruke kategoriseringen av ansatte (f.eks. «Lærling»), kan du kjøre spesifikke rapporter som viser nøyaktig hvor mange timer lærlingene har jobbet på ulike prosjekter. Dette er ofte et krav for å få utbetalt lærlingtilskudd eller for å dokumentere lærlingetimer i offentlige kontrakter.