Hvordan digitalisere vernerunder med sjekklister og fotodokumentasjon?

Det er onsdag. Klokka er 14.00. Formannen, la oss kalle ham Kjell, sukker tungt. Det er tid for ukas vernerunde. Han napper med seg blokka med de halvvåte A4-arkene fra brakkeriggen. Ute har det regnet hele formiddagen, så blekket på sjekklista han printet i går har allerede begynt å flyte.

Han trasker runden. Ser et rekkverk som mangler på dekkeforskalingen i andre etasje. Han noterer «mangl. rekkverk» med kulepenn på det fuktige arket. Så drar han opp mobilen, knipser et bilde, og tenker at han må «huske å sende det til anleggslederen etterpå».

Tilbake i brakka er arket krøllete. Skrifta er knapt lesbar. Bildet? Det blir glemt i kamerarullen, et sted mellom et bilde av et stolt spikerslag og et uskarpt nærbilde av katta.

Rapporten (hvis den i det hele tatt blir skrevet) havner i en perm. Permen havner i en hylle. Og rekkverket? Det blir kanskje fiksa når noen tilfeldigvis nevner det over lunsj.

Dette er ikke HMS-arbeid. Det er papirflytting.

Byggebransjen er flinke til å bygge. De er rå på logistikk, på betong og på å reise bygg som varer i hundre år. Men på akkurat dette feltet – dokumentasjon – har mange hengt etter. De har gjort lovpålagt, viktig arbeid om til en byråkratisk øvelse som ingen egentlig bruker til noe.

Men tenk om vernerunden ikke var et pliktløp, men bedriftens skarpeste verktøy for å faktisk bygge tryggere?

Tenk om Kjell kunne gjort hele jobben på 10 minutter, med verktøyet han allerede har i lomma?

Glem nye dingser. Hele hemmeligheten ligger i appen dere sannsynligvis allerede bruker for å føre timer: SmartDok.

Inni der ligger det en HMS/KS-modul som er bygget for akkurat den hverdagen som ble beskrevet. Forskjellen er at den fungerer.

Slik foregår en SmartDok-vernerunde:

1. Glem permen. Bruk mobilen.

Kjell åpner SmartDok-appen på telefonen sin. Under HMS/KS velger han prosjektet han er på og starter en ny vernerunde.

2. Sjekklista er klar (og digital)

Han trenger ikke lure på hva han skal se etter. Bedriften har enten laget en egen sjekkliste i SmartDoks skjemabygger, eller de har hentet ned en ferdig, profesjonell mal fra SmartDok-biblioteket. Lista er logisk og enkel: «Stillaser og stiger», «Sikring mot fall», «Orden og ryddighet», «Verneutstyr».

3. Du finner et avvik (her skjer magien)

Kjell kommer til andre etasje. Han ser det manglende rekkverket.

• På sjekkpunktet «Sikring mot fall» trykker han «Avvik».
• Han trykker på kamera-ikonet inne i sjekklisten.
• Han tar et bilde.
• Og her er poenget: Han kan tegne en ring rundt problemet direkte på bildet.
• Han skriver en kort kommentar: «Mangler rekkverk 10 meter, akse B».

4. Avviket blir til en arbeidsoppgave

Peder får nå et varsel på sin mobil: «Du har fått tildelt et avvik som skal lukkes.»

5. Vernerunden er ferdig (og rapporten er levert)

Kjell fullfører runden. Når han trykker «Fullfør», genereres en komplett, digital PDF-rapport. Den inneholder alle sjekkpunktene, alle kommentarene, og – viktigst av alt – alle bildene, ferdig sortert under riktig punkt.

Denne rapporten er nå lagret trygt i skyen, knyttet til prosjektet. Anleggsleder, prosjektleder og daglig leder kan se den umiddelbart.

Noen vil kanskje si at dette bare er «digitalt tull». De tar feil. Dette er en revolusjon for de som er ute i felten, og her er hvorfor:

1. Du får dokumentasjon som er gull verdt.
   Neste gang byggherren eller Arbeidstilsynet lurer på hvordan dere jobber med HMS, drar du ikke fram en slitt perm. Du drar fram en komplett logg med datoer, klokkeslett, bilder og bevis på at avvik er lukket. Som en av våre kunder sa det: Fotodokumentasjon knyttet til et sjekkpunkt er gull verdt ved overlevering eller i en tvistesak.
2. Du går fra reaktiv til proaktiv.
   Med papir rapporterer du feil. Med SmartDok starter du retting av feil. Forskjellen er enorm. Du hindrer at en «nestenulykke» (RUH) blir til en faktisk ulykke, fordi Peder fikk beskjed om å fikse rekkverket med en gang, ikke neste uke.

Det er vanvittig enkelt. Dette er det viktigste. Folket ute bruker det. De trenger ikke kurs. De bruker allerede appen til timeregistrering. Det er «genialt og enkelt», som Harald Nilsen AS sa det. De tar bilder, legger dem ved, og er ferdig.

Hensikten med en vernerunde er ikke å produsere en rapport. Hensikten er å gjøre byggeplassen tryggere.

Med papir og penn lager du et arkiv. Med SmartDok og fotodokumentasjon lager du handling.

Slutt å samle på permer. Begynn å lukke avvik. Det er på tide å la den våte blokka pensjonere seg og la mobilen gjøre den jobben den er best til: Å få ting gjort.

Nysgjerrig på hvordan HMS/KS-modulen kan rydde opp hos dere? Ta en titt på hvordan det fungerer her.