HMS og KS som gir deg kontroll – ikke merarbeid

Som HMS/KS-leder er du ansvarlig for bedriftens etterlevelse og sikkerhetskultur. SmartDok er ditt viktigste verktøy for å sikre at dokumentasjonen faktisk skjer ute på anlegget, slik at du har dataene du trenger for å lukke avvik, analysere risiko og stå trygt ved ethvert tilsyn.

Camilla på Øksnes entreprenør

Har du kontroll på risikoen i sanntid?

  • Er dokumentasjonen etterrettelig? Vet du med sikkerhet at kontrollene er utført ute på anlegget, eller mistenker du at sjekklistene blir fylt ut i etterkant?
  • Drukner du i ustrukturerte data? Bruker du for mye tid på å sortere og kategorisere RUH-er og avvik manuelt?
  • Er dere klare for tilsyn i dag? Har du umiddelbar tilgang til mannskapslister og kompetansebevis hvis Arbeidstilsynet eller byggherren står på døra?

Få full oversikt med bransjestandarden for dokumentasjon.

HMS/KS i SmartDok er min bibel

– For min del er det bibelen min. Vi bruker det hver eneste dag, både på kontoret og ute i de ulike prosjektene. Å ha et godt system for RUH og kvalitetsavvik forebygger problemer i framtida. Når alle bruker det samme kjente systemet, blir det også enklere for alle å forstå og følge med.

Elisabeth Hårberg Jensrud, Brevik AS

Hvorfor HMS/KS-ledere velger bransjelederen:

✅   Dokumentasjon med beviskraft

Et avvik eller en sjekkliste uten bilde har liten verdi når det virkelig gjelder. I SmartDok er bildedokumentasjon en integrert del av rutinene. Det betyr at du får visuelle bevis på utført arbeid og sikkerhetstiltak, låst til tid og sted.

✅   Full kontroll ved tilsyn

Når Arbeidstilsynet eller byggherren kommer på uanmeldt besøk, trenger du ikke få magesår. Med elektroniske mannskapslister og et digitalt HMS-arkiv har du alt du trenger tilgjengelig på sekunder. Du viser profesjonalitet og kontroll fra første sekund.

✅   Systematisk oppfølging og lukking av avvik

Sikre at alle avvik blir håndtert og dokumentert. Følg prosessen fra rapportering til lukket tiltak direkte i systemet. Dette gir deg den nødvendige dokumentasjonen for internkontroll og beviser at bedriften tar sikkerhet og kvalitet på alvor.

✅  En enklere hverdag for gutta = Bedre data for deg

Vi har gjort skjemaene så enkle at selv den mest teknologiske skeptikeren bruker dem. Når terskelen for å rapportere er lav, øker mengden data du får inn. Det gir deg et reelt bilde av sikkerhetstilstanden i bedriften, slik at du kan forebygge ulykker før de skjer.

Verktøyene som sikrer prosjektet

🤖 AI-drevet innsikt i avvik: La teknologien jobbe for deg. Vår AI analyserer RUH og kvalitetsavvik automatisk, kategoriserer dem og hjelper deg med å identifisere risikomønstre på tvers av prosjekter.

📸 Rapportering av RUH på 20 sekunder: Lav terskel for rapportering i felt gir deg bedre datagrunnlag. Du får varselet umiddelbart og kan iverksette tiltak før små hendelser blir til store ulykker.

✅ Full kontroll på avviksoppfølging: Sikre at alle avvik blir håndtert. Følg prosessen fra rapportering til lukket tiltak, slik at du har dokumentasjonen i orden for både internkontroll og eksterne revisjoner.

🪪 Automatisk kompetansestyring: Ha full oversikt over bedriftens samlede kompetanse. Systemet varsler deg før sertifikater og kompetansebevis går ut på dato, slik at dere alltid opererer innenfor lovverket.

👷 Digital mannskapsliste for byggherreforskriften: Oppfyll kravene til oversiktslister uten manuelt arbeid. Du har til enhver tid sanntidsdata på hvem som er på de ulike prosjektene, klart for uttrekk ved tilsyn.

📋 Alltid oppdatert HMS-håndbok: Sørg for at alle ansatte alltid har tilgang til de nyeste rutinene og sikkerhetsdatabladene rett på mobilen, uansett hvor de befinner seg.

Jeg jobber systematisk med HMS, vi har ukentlige vernerunder, har dokumentert sikker jobb analyse og risikovurderinger sier Thomas Medhus i Sjøentreprenøren
Jeg jobber systematisk med HMS, vi har ukentlige vernerunder, har dokumentert sikker jobb analyse og risikovurderinger sier Thomas Medhus i Sjøentreprenøren

Et levende HMS-system rett i lomma

– Jeg jobber systematisk med HMS, vi har ukentlige vernerunder, har dokumentert sikker jobb analyse og risikovurderinger.

Thomas Medhus, Sjøentreprenøren

Fra papirarbeid til strategisk HMS-ledelse

SmartDok handler om å fjerne den administrative byrden, slik at du kan bruke tiden din der du skaper mest verdi: Ute på anlegget og med de strategiske sikkerhetsvurderingene.

Mer for deg som jobber med HMS/KS:

Klar for en hverdag uten tastefeil?

Ofte stilte spørsmål

I SmartDok administrerer du sjekklister sentralt. Når du gjør en endring i en mal på web-portalen, blir den umiddelbart oppdatert for alle i feltet. Dette eliminerer risikoen for at noen bruker utdaterte papirskjemaer eller gamle PDF-versjoner, og sikrer at vi alltid samler inn riktig data i tråd med gjeldende krav.

Når en feltarbeider sender inn en Rapport om Uønsket Hendelse (RUH), får du et varsel med en gang. Du kan deretter tildele ansvar for utbedring, sette en tidsfrist og logge alle tiltak direkte i sjekklisten. Hele historikken – fra hendelsen skjer til saken er lukket – lagres på ett sted, noe som er gull verdt ved et eventuelt tilsyn.

Ved å koble SmartDok mot en byggekortleser eller bruke appens funksjon for registrering på mannskapslister, genereres listene automatisk. Du har sanntidsoversikt over hvem som er på de ulike prosjektene. Dette tilfredsstiller kravene i Byggherreforskriften og gjør det enkelt å fremvise listene ved uanmeldte kontroller fra Arbeidstilsynet eller Skatteetaten.

Absolutt. I sjekklistene kan du legge inn obligatoriske bildefelt. Det betyr at feltarbeideren for eksempel må ta bilde av armeringen før betongen støpes for å få fullført sjekklisten. Dette gir deg en vanntett dokumentasjon på at skjult arbeid er utført korrekt, noe som er din beste forsikring mot fremtidige reklamasjonssaker.

Alle kritiske dokumenter lastes opp i Dokumentarkivet og knyttes til det spesifikke prosjektet. Dette gjør at alle ansatte har «HMS-håndboka i lomma». De kan raskt slå opp på sikkerhetsdatablader dersom de søler kjemikalier, eller lese prosjektets verneplan før arbeidsstart – selv uten fysiske permer tilgjengelig.

Du kan opprette en egen mal for Vernerunde i skjemamodulen. Under runden går du gjennom punktene på nettbrettet, tar bilder av eventuelle mangler og signerer direkte på skjermen. Deltakerlisten hentes fra mannskapslisten, og rapporten genereres som en ferdig PDF som kan sendes til alle involverte parter umiddelbart etter runden.

Gjennom Kompetansemodulen har du oversikt over hvem som har dokumentert sikkerhetsopplæring. Du kan sette krav om at visse maskiner eller oppgaver kun kan utføres av personer med gyldig sertifikat. Hvis en ansatt mangler kurs for «varme arbeider», vil du se dette i oversikten, og du kan hindre at farlige situasjoner oppstår.

SmartDok samler alle avvik og hendelser i en statistikkmodul. Som HMS-leder kan du trekke ut rapporter som viser om det er spesielle typer hendelser som går igjen (f.eks. mange fallulykker eller nestenulykker med kran). Dette gjør at du kan sette inn målrettede tiltak og opplæring der skoen trykker mest, fremfor å gjette.

Ja. Ved å gi underentreprenører tilgang som eksterne brukere, kan de fylle ut de samme sjekklistene og RUH-skjemaene som dine egne ansatte. Dette gjør at du som hovedentreprenør har full kontroll på dokumentasjonen for hele prosjektet samlet på ett sted, i tråd med ditt koordineringsansvar.

Ved å bruke modulen for Maskinservice og sakkyndig kontroll, får du automatiske varsler når det er tid for periodisk kontroll eller vedlikehold. Du kan også legge inn krav om «daglig kontroll» for maskinførerne i appen, slik at de må bekrefte at bremsene og lysene fungerer før de starter arbeidsdagen.