Full kontroll på prosjektet – uten å måtte lete

Som prosjektleder har du ansvaret for tallene. Med SmartDok styrer du prosjektene med sanntidsdata fremfor magefølelse. Slutt å jage informasjon – la den komme til deg.

Prosjektleder Glenn Wiik

Har du oversikten du trenger?

  • Ligger dere bakpå med timene? Må du vente til mandag morgen for å vite hvor mange timer som faktisk ble brukt forrige uke?
  • Blir alt tilleggsarbeid fakturert? Er du sikker på at hver eneste maskintime og ekstra lass med grus blir dokumentert og sendt videre til kunden?
  • Er dokumentasjonen vanntett? Gruer du deg til sluttoppgjøret fordi du er usikker på om bildedokumentasjonen er god nok?

Velkommen til en mer oversiktlig hverdag.

Prosjektleder Kenneth Reinholdsen er stolt over å kunne være med å forme Tromsø by, og oppgraderingen av ikoniske Fjellheisen i Tromsø er intet unntak.
Prosjektleder Kenneth Reinholdsen er stolt over å kunne være med å forme Tromsø by, og oppgraderingen av ikoniske Fjellheisen i Tromsø er intet unntak.

AI-revolusjon i byggemøtene våre

– Jeg må skryte av at dere har begynt å implementere AI. AI-sammendraget for RUH er veldig hjelpsomt. Dette er et velutviklet verktøy som gjør det lettere å kartlegge hva som er gjengangere og hvordan vi kan unngå å tråkke på samme sti i evig tid.

Kenneth Reinholdsen, Roald Madsen AS

Hvorfor prosjektledere velger bransjelederen:

✅  Alt på ett sted – alltid oppdatert

Slipp å logge inn i tre forskjellige systemer for å sjekke fremdrift, HMS og timeforbruk. SmartDok samler alt i ett dashbord. Du ser umiddelbart om prosjektet er i rute, eller om du må ta grep før budsjettet sprekker.

✅  Beslutninger basert på fakta, ikke gjetting

Med sanntidsdata fra felt vet du nøyaktig hvor skoen trykker. Du får full oversikt over maskinparken, vareforbruk og mannskap på tvers av alle dine prosjekter. Det gir deg den tryggheten du trenger i byggemøtene.

✅  Enklere sluttoppgjør og fakturering

Når alt er dokumentert løpende med bilder, signaturer og godkjente timer, blir faktureringen en lek. Du slipper diskusjoner med byggherren fordi du har bevisene (og loggen) som støtter hver eneste krone på fakturaen.

✅ Bransjens mest brukervennlige verktøy

Vi har ikke bare flest brukere; vi har de mest fornøyde brukerne. Appen er utviklet i tett samarbeid med folk som faktisk jobber ute i felten. Resultatet er et verktøy som er intuitivt, lynraskt og som krever null opplæring.

Kristian August Olimb på kontoret.

Nå ser vi avvikene før de blir problemer

– Med SmartDok kan vi motta daglige rapporter med presise data og bilder, noe som gir oss muligheten til umiddelbart å gjøre nødvendige justeringer.

Kristian August Olimb, Olimb Anlegg

Kristian August Olimb på kontoret.

Verktøyene som gir deg full styring:

📊 Sanntidsoversikt på timer
Se nøyaktig hvor mange timer som er brukt på hvert delprosjekt akkurat nå – ikke neste uke.

✍️ Digital godkjenning
Attester timer, maskintimer og massetransport fortløpende på PC eller nettbrett. Godkjent er godkjent.

📈 Budsjettkontroll
Følg med på forbruket mot estimatene dine. Få varsler før timene løper løpsk.

💰 Fang opp endringer og tillegg
Sørg for at alt arbeid utover kontrakten blir registrert med en gang. Når gutta i felt logger endringer med bilder og beskrivelse i appen, har du et udiskutabelt grunnlag for tilleggsfakturering.

📋 Sømløs HMS/KS-styring
Ha full kontroll på at sjekklister fylles ut og at RUH-er blir håndtert, uten at du må mase på laget ditt.

🗂️ Sentralt dokumentarkiv
Sørg for at hele laget har tilgang til de nyeste tegningene. Du laster dem opp én gang, og alle har dem i lomma umiddelbart.

Sov bedre om natta med full sporbarhet

SmartDok er din forsikring. Hvert bilde, hvert avvik og hver time er logget med tid og sted. Hvis det oppstår spørsmål seks måneder etter ferdigstillelse, finner du svaret på tre sekunder. Det er dette som skiller de profesjonelle fra resten.

Bjørnar Bollestad

HMS og kvalitetssikring i ett system

– Vi bruker SmartDok på HMS og kvalitetssikring. Så der fører vi inn alt av avviksrapportering. Det er uønskede hendelser og innrapportering av sjekklister, sier Bjørnar Bollestad i BG Tunnel.

Bjørnar Bollestad

Mer for deg som er prosjektleder:

Klar for full kontroll på dine prosjekter?

Ofte stilte spørsmål

Som prosjektleder bruker du «Prosjektoversikten» på web-portalen. Her kan du i sanntid se hvor mange timer som er brukt mot budsjett, fordelt på ulike aktiviteter. Dette gjør det enkelt å fange opp om grunnarbeidet tar lengre tid enn planlagt, slik at du kan justere kursen før budsjettet sprekker.

Gå til «Timegodkjenning». Her kan du filtrere på ditt prosjekt og godkjenne timer for hele laget under ett, eller gå ned på individnivå hvis du ser avvik. Husk at godkjenningen din er det direkte grunnlaget for både lønn og fakturering, så gjør det til en ukentlig rutine for å unngå skippertak ved månedsslutt.

Når det oppstår arbeid utenfor kontrakten, bør du opprette en egen «Endringsmelding» eller en spesifikk aktivitet i SmartDok (f.eks. «Tillegg 01 – flytting av rør»). Instruer gutta i feltet til å føre timer og bilder direkte på denne. Da har du alt dokumentasjonsgrunnlaget klart når fakturaen skal sendes til byggherre.

I modulen «Ressursplanlegger» kan du dra og slippe mannskap og maskiner på dine prosjekter. Dette gir deg en visuell oversikt over hvem som er hvor, og du unngår kollisjoner der to prosjektledere «slåss» om den samme gravemaskinen eller basen.

Du kan sette opp spesifikke Sjekklister som er obligatoriske for prosjektet. I oversikten kan du se nøyaktig hvilke sjekklister som er utfylt, hvem som har signert, og se vedlagte bilder. Hvis en RUH (Rapport om Uønsket Hendelse) sendes inn, får du varsel med en gang slik at du kan logge tiltak og lukke avviket.

Ja. Du kan opprette underentreprenører som egne brukere med begrensede rettigheter. De kan da føre timer og dokumentere arbeid på ditt prosjekt, slik at du får samlet all dokumentasjon og fremdrift på ett sted, uten at de får innsyn i ditt firmas interne økonomi eller personallister.

Under «Maskinoversikt» kan du se nøyaktig hvor mange timer de ulike maskinene har gått på ditt prosjekt. Dette er kritisk for å ha kontroll på de faktiske kostnadene (leie, drivstoff, slitasje) og for å sikre at maskintimene blir viderefakturert til kunde hvis prosjektet er basert på medgått tid.

Når prosjektet er ferdig, bruker du «Rapportgeneratoren». Her kan du hente ut ferdige PDF-er som inneholder alt fra timelister og maskintimer til bildegalleri og signerte sjekklister. Dette profesjonaliserer overleveringen og reduserer risikoen for diskusjoner om fakturagrunnlaget i etterkant.