Krav til dokumentasjon ved tilsyn – vær forberedt med SmartDok

Når tilsynsmyndighetene svinger inn på prosjektet, handler alt om én ting: Dokumentasjon på et blunk. Glem leting og venting – med SmartDok har du alle bevisene klare på skjermen før kontrolløren har rukket å gå ut av bilen.

For en markedsansvarlig i bygg og anlegg er det én ting som selger bedre enn noe annet: Trygghet. Her er hvordan du bruker systemet ditt til å profesjonalisere hele kontrollsituasjonen.

Byggherreforskriften er krystallklar på kravet om oversiktslister. Tilsynet starter ofte her for å sjekke om personene på anlegget faktisk er registrert.

• Digital kontroll: Siden alle logger seg inn via SmartDok-appen eller en byggekortleser, henter du ut en nøyaktig mannskapsliste i sanntid.
• Fordelen: Du viser umiddelbart at bedriften har full oversikt over alle som befinner seg innenfor gjerdet, inkludert underentreprenører.

En Sikker Jobb-Analyse (SJA) skal utføres og være tilgjengelig der arbeidet skjer. Ved et tilsyn vil de se at analysen er spesifikk for oppdraget og at laget har forstått risikoen.

• I appen: Laget gjennomfører analysen direkte på mobilen før oppstart.
• Umiddelbar tilgang: Du kan åpne den ferdige SJA-en med digitale signaturer og bilder av arbeidsstedet direkte i kontrollen. Det beviser at sikkerhetsarbeidet er en integrert del av driften, ikke bare noe som gjøres for syns skyld.

Tilsynet ser etter om HMS-systemet deres faktisk brukes av de som utfører jobben. Statiske dokumenter på en server har liten verdi hvis de ikke er tilgjengelige i grøfta.

• Tilgjengelighet: Med HMS/KS-modulen har alle tilgang til gjeldende rutiner og verneutstyrskrav rett på telefonen.
• Aktiv rapportering: Vis frem listen over innsendte RUH (Registrering av Uønskede Hendelser). En digital logg med bilder og beskrivelser viser at dere har en aktiv HMS-kultur der avvik blir tatt tak i med en gang.

Er gravemaskinen godkjent? Har operatøren det nødvendige kompetansebeviset? Dette er kritiske punkter i ethvert tilsyn.

• Maskinmodulen: Her ligger dokumentasjon på sakkyndig kontroll og vedlikeholdshistorikk digitalt lagret på hver enkelt maskin.
• Kompetanseoversikt: Du kan raskt dokumentere at de ansatte har de sertifikatene som kreves for oppgaven de utfører. Alt ligger knyttet til profilen i SmartDok.

Et digitalt tilsyn er et effektivt tilsyn. Ved å bruke SmartDok som ditt primære arbeidsverktøy, fjerner du usikkerheten. Du viser at bedriften er moderne, seriøs og har stålkontroll på alle ledd i produksjonen.

Når du kan dokumentere alt fra utførte egenkontroller til mannskapslister med et par trykk, skaper du tillit hos myndighetene og sparer verdifull tid på anlegget.