For mange oppleves timeregistrering som en uoversiktlig og kjedelig prosess, noe som igjen vanskeliggjør arbeidet for lønnsavdelingen.

Før vi går inn på hvordan man forenkler timeregistrering i egen bedrift, bør en kanskje spørre seg; Hvorfor registrere vi egentlig timer?

– Jo, fordi det ikke finnes en bedre måte å forstå et prosjektbudsjett, ansattes ytelser, og teamets lønnsomhet. Arbeidet som blir utført er den betydeligste kostnaden for enhver bedrift, og god timeregistrering gir en dyp innsikt som kan forbedre driften og redusere kostnadene for selskapet.

I mange bygg- og anleggselskaper i dag dokumenterer de ansatte sitt timeforbruk gjennom diverse manuelle timeregistreringssystem. Slik dokumentasjon kan være et dagskjema, ukeskjema, regneark på data eller andre former for dokumentasjon, som for eksempel i sin simpleste form kan være gule postit-lapper. Eller det kan være et digitalt timeføringssystem som ikke er tilpasset din bransje.

Det er denne dokumentasjonen som danner grunnlaget for lønnsutbetalingen og som fort kan bli den største hodepinen for et selskap.

Hvordan kan en få en presis lønnsutbetaling i forhold til antall timer produsert? Med dårlig dokumentasjon kan resultatet bli unøyaktige fakturaer sendt til kunder, feil i lønnsutbetalinger og mye ekstra arbeid for administrasjonen.

Heldigvis finnes det verktøy som kan hjelpe selskaper “i nød” med å forenkle timeregistrering, lønnsutbetalingen, samt få en mer presis sammenheng mellom hvert enkelt prosjekt og antall timer brukt. Et slikt system kan være web- og mobilbasert.

Bare tenk deg å kunne sende inn timer uten å måtte dra på kontoret. Ta opp mobilen, før inn timer på korrekt prosjekt og send dem inn der du er. Om du sitter i en gravemaskin eller på en stilase på byggeplass er akkurat det samme. Timeføringen gjør du på den enkleste måten du kan tenke deg. Da snakker vi effektivitet!

Hva med å legge til maskintimene samtidig? Det kan du også gjøre. I samme registrering kan du sende inn timer på korrekt maskin som er brukt, og dermed få et enda bedre fakturagrunnlag.

SmartDok har utviklet sitt web- og mobilbaserte system i takt med bransjen sine krav og ønsker, og som et resultat av dette inneholder SmartDok et mangfold av praktiske funksjoner som er tilgjengelig på alle populære plattformer og nettlesere mobilt og via din datamaskin.

For å gjøre timeregistreringen ennå mer funksjonell og enkel har vi i SmartDok noen godbiter som vil gjøre hverdagen enklere for alle parter i bedriften.

Hva med å oppnå en god timeføringskultur med automatisk registrering av tillegg?
I SmartDok kan du legge til regler for når et tillegg eller enhetstillegg automatisk skal legges til på timeregistreringen. Du kan velge hvilke prosjekter og grupper reglene skal gjelde for, og du kan også velge hvilke dager i uken det skal skje, og i hvilket tidsrom, smart ikke sant? Det finnes også mulighet for å lage timeregler mot vanlige lønnsarter og ikke bare mot tillegg, samt mulighet til å lage timeregler mot timebank.

Visste du at du kan sette opp timeregistreringsforslag i din SmartDok-app?
Med å sette opp et forslag vil du forenkle timeregistreringen, noe som resulterer i minimalt med trykking for å registrere timer.

Timekonto i SmartDok
Dette er en smart løsning for å samle og bruke arbeidstimer til for eksempel avspasering. Selvsagt via appen.

Perioderegistering og registreringspåminnelse
Innlogget bruker kan registrere timer/fravær på seg selv over en periode. Registreringspåminnelse er et daglig varsel som sendes ut for å minne om registrering av arbeidstimer.

Flernivå godkjenning
Med bruk av flernivå på godkjenning av timer får bas eller prosjektleder mulighet til å kontrollere prosjekttimer før det skal videre til administrasjon. Slik skaper man flere kontrollpunkt og man kan luke vekk feilføringer før det går videre til lønn og fakturering.

Med SmartDok kan du redusere arbeidet i forbindelse med timer til et minimum. Med løsningen forenkles registrering, godkjenning, utregning/summering/punsjing av fakturagrunnlag og lønnsgrunnlag.

Det finnes også mange rapporter å hente ut som f.eks. tidsforbruk på deres prosjekter. Systemet gir også muligheter til å overføre timer til mange lønnssystemer som PowerOffice Go, Tripletex, Visma Business, Visma.net Payroll, Visma eAccounting, Zirius, ProAdm, Xledger, Invo, Visma.net Financial, Uni Economy, Duett, 24SevenOffice, Axaz, Microsoft 365, Unit4 ERP og HMSREG.

Les om integrasjonene her.

Å endre plattform for timeregistrering er ikke nødvendigvis en spesielt morsom prosess. En må ta hensyn til valg av leverandør, en må kunne forstå funksjonene og fordelene med et nytt system, bestemme priser, og få godkjent en endring fra resten av teamet.

Selv når det er en absolutt nødvendighet for å gjøre endringer, er det lett å finne unnskyldninger for å utsette det eller vente til noen andre kan ta over jobben med å skifte system. Trøsten er at det ikke trenger være noen vanskelig prosess med å bli kvitt hodepinen.

SmartDok har dyktige mennesker på salg og support som vil hjelpe deg med å ta en varig kontroll over problemet, og ikke minst sikre en bedre hverdag ute i felten og på kontoret.

SmartDok er den mest bruke løsningen i bygg- og anleggsbransjen i dag, og det er ikke uten grunn. Løsningen gir deg en alt i ett løsning der du selv velger hva systemet skal løse for deg. Du velger enkelt hvilke moduler du skal ha. Du kan velge mellom disse:

• Timeregistrering
• HMS/KS-system
• Vare og massetransport
• Maskin og service
• Elektronisk mannskapsliste
• Dokumentsenter
• Ressursplanlegger
• SmartMEF

I tillegg har vi også verktøyoversikt, brøytemodul og kjørebok.

Systemet er web-basert og det finnes egne Apper for iPhone og Android som gjør at du kan bruke løsningen også fra mobil. Dette gjør at du slipper å tenke på oppdatering, backup av data og alle andre problemer som du måtte ha med å installere og drifte løsningen i egen serverpark.

Be om demo på SmartDok i dag!